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建筑工程档案资料管理问题及处理措施何佩珊

发表时间：2020/7/3 来源：《基层建设》2020年第6期作者：何佩珊

[导读] 摘要：工程档案资料设计的范围很广泛，持续时间长，管理起来复杂。

        广州市海珠区重点工程项目建设中心广东广州 510080
        摘要：工程档案资料设计的范围很广泛，持续时间长，管理起来复杂。项目立项开始到项目竣工结束，都涉及工程档案资料的收集与整理。工程档案资料主要记录了施工过程情况，能够正面反映出项目质量、项目管理情况，对工程具有很大的意义。
        关键词：建筑工程；档案资料；管理
        引言：随着信息技术、科研技术的不断发展，建筑施工企业在保障施工质量和人员安全、控制成本的基础上，越发注重工程资料的保留，进而工程档案管理也逐渐成为建筑工程管理工作内容之一，凭借其提供工程数据资料、保证工程顺利施工等诸多优势，越来越被人们所注重。
        1.工程档案资料管理的作用
        1.1监督作用
        工程项目持续时间长，施工工序复杂，每道施工工序验收合格以后才可以进入下一道施工工序，施工过程以及验收过程都有记录资料。现阶段使用的验收表单涵盖了验收的内容、标准以及规范要求。
        1.2验收作用
        目前实行的建筑工程质量验收标准规定，单位工程验收的基础是分部分项质量验收合格，分部分项工程技术资料合格，建筑工程使用功能符合要求，工程感观质量合格。由此可见，档案资料是规范要求，档案资料不符合要求，工程验收就不能通过。
        1.3在工程事故分析中的作用
        档案资料是施工过程的真实记录，档案资料的内容包含了施工准备工作、施工实施过程、验收情况等，这些内容为工程事故分析提供了依据。
        1.4建筑工程检修和维护作用
        建筑工程使用年限久，建筑使用的过程中，难免会出现一系列的质量问题，一旦出现质量问题，档案资料是检修维护的重要参考依据。除此以外，随着时间的推移，建筑不能满足使用功能，工程需要改建或是扩建以满足使用需求，这种情况下施工技术资料可以提供工程各安全功能状况、工程的耐力及荷载取值、工程管线走向、位置等各项信息，为扩建、改建等工作提供基本依据。
        2.建筑工程档案资料管理中的问题分析
        2.1工程档案资料管理现状
        在以往的资料管理中，存在以下问题，首先是项目实施的过程中，技术资料收集不完整，缺乏较多的资料，且资料收集的时间不及时，甚至存在资料与现场实际情况不符的现象。具体表现为：没有专门的技术资料员，技术资料的收集与管理没有统一的模式，存在想起来就收集，忘记了就算了的现象；现场施工完成以后才开始补技术资料，导致技术资料与现场实际的情况存在出入；检验批资料原始记录实测值数据不去现场测量，由填写人员随意填写，数据不能反映真实情况；施工技术资料的收集随意性很大，没有根据规定的要求进行。
        2.2工程档案资料管理问题原因分析
        经过分析发现工程档案资料管理存在问题的原因主要有以下几个：首先是项目领导不重视技术资料的收集，且工程施工合同没有对技术资料的提交质量和时间提出明确的要求，因此项目实施的过程中技术资料整理被忽略。技术资料不仅只是施工单位的事情，还涉及监理单位、建设单位和设计单位，需要各个单位协调合作。由于各个单位沟通协调不顺畅，给技术资料收集管理增加了很多的阻碍。例如监理拖延签字，导致施工不能正常进行；质监站给的整改通知单甲方不配合盖章等。其次是档案管理没有明确的制度，管理人员监管不得力。

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主要原因是：项目没有专门的资料员，资料工作由技术员和施工员以及各个分包单位代管，各分包单位收集整理的资料没有统一的规定，资料收集管理人员自身的职业素养较低，水平有限，档案资料的收集混乱，已经有的资料不规范。为了应付资料验收，施工单位雇佣临时的资料员补资料。由于资料没有很好地归整，检查时经常手忙脚乱。
        3.档案资料管理措施
        技术资料的收集首先要在表格、形式上实现统一，必须能够反映工程项目的实际情况，质量管理、施工管理等内容在档案资料中得到真实的反映。结合项目的实际情况，采取以下措施规范档案资料的收集与管理[1]。
        第一，建设单位与施工单位签订建筑工程施工合同时，合同内容明确档案资料交付的要求，时间、份数以及所需经费，并要求施工单位必须严格遵守合同条款，保证档案资料的质量。同时，要想保证档案管理工作的实效性，首先施工企业高层领导必须要大力支持和配合档案管理人员工作，要适当借鉴西方国家的档案资料管理制度，根据实际施工情况来设计并编订完整的、系统的档案资料管理制度。其次建筑工程建设过程中，管理人员必须将档案资料收集、检查、整理等工作内容进行精准、细致划分，保证档案管理工作人员能深入到整个施工流程中，以此提高工程资料的真实性、准确性、完整性。最后，管理人员要有爱岗敬业、持之以恒、认真负责的工作态度，以此提高管理人员工作质量和效率。
        第二，施工单位必须安排具有资料员证的，有一定项目经验的资料员负责档案资料管理工作。明确资料员的职责，定期进行资料检查，要求档案资料必须齐全且能够反映项目实施的实际情况。
        第三，材料进场报验、施工检验批、隐蔽工程检查等是档案资料的主要组成部分。资料收集的过程中必须做到真实、有效。材料入场前必须提供合格证且经由施工单位、监理单位验收以后方可进场[2]。入场的材料需要取样、送检，等检测报告检验合格以后，材料才能使用。不合格材料需要复试以后才能使用。送检需要填写取样委托单，注明材料的批号、规格、型号以及使用部位，检验合格以后材料方可用于现场施工。
        第四，技术资料员的工作不仅是资料的收集，还必须做到对现场的全面了解，且熟悉施工的过程，做到档案资料与工程施工实际情况是一致的。根据现行的技术规范要求，收集资料。技术资料岗位人员必须做到能够熟悉相关规范，施工单位负责定期对技术资料员进行培训学习，及时学习新出的技术规范和行业标准，深入现场，了解施工过程，项目管理过程，基于以上情况，资料员才能掌握行业信息，做到档案资料符合国家、行业的规范要求且符合项目的实际情况，工程竣工验收时，资料能够顺利通过验收。建筑工程投入使用以后，如需要维修、扩建等，技术资料能够提供真实有用的一手资料。根据对象的不同技术资料可以分为检验批资料、分项工程资料、分部工程资料以及单位工程资料。检验批资料是分项工程资料形成的基础，分项工程资料是分部工程资料形成的基础，单项工程资料由分部工程资料形成，因此检验批资料是档案工程资料的基础。以微软大厦幸福里为例，检验批资料包含了：检验批质量报验表、检验批质量验收记录表、隐蔽工程验收记录表、施工记录、材料的出厂合格证及进场复验单、验收结论、处理意见以及检验批验收，不合格的地方要有处理记录，监理工程师签署验收意见[3]。
        第五，工程项目完工以后，根据当地规范要求，将技术资料整理归档，并且提交给相关的单位。
        结论：
        简而言之，工程项目实施的过程中，工程档案资料管理工作非常重要。工程施工期间，工程档案资料具有监督作用，工程竣工验收中档案资料的验收也是非常重要的一部分，除此以外，当出现安全质量事故以后，档案资料是事故原因分析的重要依据，档案资料对于建筑后期的检修和维护也有着较大的作用。本文对工程档案资料管理进行了研究，探讨资料管理中存在的问题，并提出了科学合理的措施。
        参考文献：
        [1]刘元元.建筑工程档案资料管理中的问题及措施分析[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2015（03）：49-50.
        [2]龙雨.浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施[J].城市建设理论研究（电子版），2017（06）：73-74.
        [3]王勇.大型工业建设项目档案管理规划的作用与编制[J].城建档案，2018.