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关于档案信息化建设与档案管理的几点思考安顺

发表时间：2020/7/3 来源：《基层建设》2020年第6期作者：安顺

[导读] 摘要：本文对关于档案信息化建设与档案管理的问题进行了探讨，文章从阐述档案管理工作的特点入手，进一步分析了企业档案信息建设中的不足，最后提出了促进档案管理信息化发展的有效途径。

        黑龙江省嫩江市中心敬老院黑龙江嫩江 161499
        摘要：本文对关于档案信息化建设与档案管理的问题进行了探讨，文章从阐述档案管理工作的特点入手，进一步分析了企业档案信息建设中的不足，最后提出了促进档案管理信息化发展的有效途径。
        关键词：档案信息化建设；档案管理；特点；不足；有效途径
        前言
        在企事业单位的长期运行中，必然会产生的档案信息，对其加强管理，可以为企业的下一步决策提供科学的信息依据。总体来看档案管理工作具有档案数量大、种类多、价值高、综合性强等特征，因此该项工作的开展必然具有一定的挑战性。因此如何运用先进的信息技术，实现档案信息化建设，进而提升管理效率，值得思考。
        1.档案管理工作的特点
        1.1档案数量大、种类多
        当前一个企事业单位的发展不可避免地具有明显的复杂性、综合性特征，这首先表现在其业务范围极广、业务内容相对复杂多样，且涉及多种多样的资源要素，从前期的项目规划产品生产到后期的服务，往往好花费近十年时间，在这漫长的时间周期中，必然会生成各种各样的复杂数据信息——这包括产品、市场、企业内部员工等等方面，这些不同的信息资料以利用文字、图表等形式呈现出来，因此具有数量大、类型多的特征。
        1.2价值高
        企业的业务运营往往需要不同的部门与岗位员工共同参与其中，且涉及各个方面的要素，这些复杂交往过程中就牵涉了系列资料，尤其是其中部分资料对产品设计与生产主要操作方案、各部门责任划分等提出了明确要求，使得前期设计、中期生产、后期销售等等工作都能被落实到位，此时，档案充当的是规范与指导角色。
        1.3综合性强
        企事业单位的发展处于一个复杂的市场环境中，因此必然会牵涉到一系列的市场信息，处理好其与市场的关系显得极其重要；加上其内部员工数量多、工序复杂，因此生产环节中的各类要素都不可忽视，不同的业务类型也会各自形成其对应的档案资料，进而表现档案的综合性特征。
        2.企业档案信息建设问题分析
        2.1管理水平落后
        尽管企业在新的经济形势下纷纷转变了其经济发展方式，更新了财务管理模式、理念等机制，但档案管理工作未必能得到同步的改善，在该领域依然存在管理水平落后等问题。联系实际看，企业内用于档案管理的专业网络系统、信息平台建设不够完善，尚未引进足够先进的文件管理软件，这使得信息管理的方法相对滞后，员工对信息的搜索与提取更多地依靠手工模式，这就造成了相对严重的人力物力资源浪费现象。此外，现在不少企业尚未意识到企业档案管理信息化建设的重要性所在，在对档案进行归档处理时，缺乏专业的档案分类步骤，因此许多存储在数据库中的档案并没有设置准确的目录号、其标题规范性、案卷完备性都得不到足够的保证，使得各类档案乱为一团，最终造成档案丢失等严重后果。
        2.2信息化建设缺乏长远规划
        结合档案管理信息化建设的实际看，它具有极为明显的综合性特征，其内容辐射到不同学科、不同领域的专业知识。企业如果没有在成立之初以及此后的长期发展过程中始终重视档案管理工作，就会使得档案系统存在巨大的缺陷，也导致当前急需开展的档案管理信息化建设工作面临巨大的漏洞修补困难，企业甚至无法再对现存档案资料进行补充完善。由此可见，企业的信息化建设要想顺利进行，就必须从一开始就对其进行科学的规划与安排，如果缺乏长远规划，将会使得后期工作无法顺利启动。
        2.3人员素质不足，信息化专业水平低
        由于企业对档案管理工作的开展未能保持足够的重视，导致专业员工的配置不到位，许多参与档案管理的员工都没有足够专业的素质和基本的岗位资质。但在市场竞争不断加剧的今天，人才质量反而是企业决胜的重要条件，企业对档案管理人才的质量把关不严格、对员工培训活动安排不力，都会使得企业面临严重的人力资源瓶颈，这对于实现档案管理的信息化建设无疑是巨大的障碍。
        3.促进档案管理信息化发展的有效途径探讨
        3.1优化档案管理制度
        当前，传统的纸质档案管理模式已经无法适应新时代背景下档案管理的需要。因此，根据单位实际情况，对档案管理的相关制度进行有效的优化和修订势在必行。档案管理人员可以先以时间为尺度大概分出，然后在此基础上，进行更加精细化的分类，将档案进行类别、科目、内容等方面的细分，细化档案的管理，优化制度，以便管理更具有针对性，提高档案的实用价值。另外，对档案管理者的职责认定以及档案调阅、借阅、查看等制度都要根据时代的发展进行重新的界定，以保持档案管理制度的连续性、准确性、时效性。
        3.2建立档案信息一体化管理平台
        建立档案信息一体化管理平台，其直接目的在于集中电子档案的“收、管、用”三大业务环节，平台涵盖“智能办公采集系统、档案室档案管理系统、移交接收系统、馆藏档案管理系统、智慧库房及一体化平台、档案鉴定系统、档案利用系统”等多个子系统，实现多介质融合的长期保存管理平台。科学的长期保存库管理系统，应该是面向档案馆(室)领导者、数据管理人员的，辅助领导进行宏观决策，实现数据管理人员对数据的综合监控和管理，提升集成效率，实现全过程安全防护。

        图1 档案信息化建设工作
        3.3打造高素质的档案管理人才队伍
        现代化技术由人掌握，设备由人操纵，科学的管理由人实施，这一切离不开档案专业人员的素质在硬件之外，更重要的是实现档案管理人员的现代化。作为档案工作者，必须改变传统的角色定位，及时更新档案管理的现代化理念，熟练掌握和使用各种现代化的科学技术和管理技能，加强对现代化档案管理的认识，适应时代发展需要。档案管理人员要提高政治素质，增强服务意识。档案工作实践性强，程序性强，步骤繁杂，但又较为枯燥乏味，更需要热爱档案事业，不断加强对档案管理工作的责任心，在档案的整理、编制、保存、借调等环节坚持实事求是，用正确的立场、观点和方法处理档案工作，尊重档案、尊重历史，遵纪守法、严守机密。增强服务意识，不断提高档案管理工作的服务质量和服务水平，提供更便捷、可靠的信息。
        结语
        综上所述，加强对档案信息化建设与档案管理问题的探讨，意义重大。相关工作人员需要明确当前企业档案信息建设中的不足——如管理水平落后、信息化建设缺乏长远规划、人员素质不足、信息化专业水平低等，在此基础上提出科学的促进档案管理信息化发展的有效途径，优化档案管理制度，建立档案信息一体化管理平台，打造高素质的档案管理人才队伍。
        参考文献:
        [1]谢秀丽.关于提升企业档案管理工作质量的思考[J].当代经济，2018（06）：114-116.