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如何建设与实施企业一体化管理体系

发表时间：2020/7/3 来源：《基层建设》2020年第6期作者：张威

[导读] 摘要：一体化管理体系是指管理者站在企业整体高度，对所有的生产经营活动进行系统策划，将企业各项业务运营、职能管理融入一个管理体系内，在保证质量、环境、职业健康安全三标体系认证审核的前提下，构建一个全面规范管控的一体化管理平台。

        广西建工集团第五建筑工程有限责任公司广西柳州 545001
        摘要：一体化管理体系是指管理者站在企业整体高度，对所有的生产经营活动进行系统策划，将企业各项业务运营、职能管理融入一个管理体系内，在保证质量、环境、职业健康安全三标体系认证审核的前提下，构建一个全面规范管控的一体化管理平台。文章中，笔者论述了所在企业（广西五建）的一体化管理体系建设与实施过程，将这一过程中遇到的问题和解决对策与大家共享。
        关键词：一体化；管理体系；建设与实施
        1、企业现行管理体系概况
        广西建工集团第五建筑工程有限责任公司（以下简称“广西五建”）是中国企业500强广西建工集团下属具有独立法人资格的子公司，是广西首家既拥有建筑工程施工总承包特级资质，又拥有建筑工程甲级设计资质的大型国有建筑施工企业，是首家荣膺自治区最高质量荣誉奖——广西主席质量奖的建筑施工企业。
        随着企业的快速发展，现行管理体系不足日益凸显，主要表现在：管理模块缺失未全覆盖；管理薄弱环节多；原体系制度文件未包括新版标准要求增加的内容；区域公司管理难度加大；在职能和流程管理方面，各部门之间的职能划分不清晰，造成管理流程不畅通，接口问题较多等情况。根据广西五建发展战略和发展需求，2017年3月份，公司启动了一体化管理体系建设项目，制定了《一体化管理体系建设项目实施方案》，开展一体化管理体系建设项目系列工作。
        2、一体化管理体系建设与实施
        2.1项目前期调研
        调研工作从企业的组织架构、业务板块归口管理及管理职责、人员配置等方面进行，掌握公司各项业务流程、管理流程、部门职责现状以及上级相关要求，为一体化管理体系架构顶层设计提供依据。调研的主要关注点：相关部门、分公司概况；岗位职责权限界定情况；各业务系统文件制度建设现状；风险识别与评价分级情况；相关部门、分公司管理现状以及卓越绩效评价准则、新版质量标准、环境标准、施工企业安全生产评价标准要求的差距及存在的明显短板；相关人员的需求、期望和建设等。
        2.2职能管理模块归口研讨与确定
        梳理公司所有经营业务模块，围绕公司战略目标，对生产经营涉及的所有职能部门、分公司、设计院、广龙房开公司、物业公司进行更深入地详细调研，充分了解相关部门、分公司管理现状以及与新版质量管理体系标准、环境管理体系标准及施工企业安全生产评价标准要求的差距，为后续工作提供重要依据。
        各部门、各单位之间相互深入探讨、面对面沟通，站在企业层面明确部门的职能定位和职能管理模块的归口。通过精心梳理，最终确定了108项职能管理模块。此次公司一体化管理体系建设融入了“全面风险管理”、“变更管理”、“知识管理”等标准规定的新内容。
        在确定职能管理模块时，注意填补企业以往在管理上的空白，明确原来未明确归口的管理模块。通过此次一体化建设，公司增加了“档案管理”、“节能降耗管理”、“报量管理”、“固定资产管理”、“企业文化管理”、“会议管理”等模块，填补了以往管理上的空白，管理覆盖了经营活动的方方面面。
        2.3工作事项拆分与展开
        对已确定的108项职能管理模块，各部门对每个模块所涉及的工作事项进行全面、系统的识别、拆分与展开描述。如“投标管理”模块拆分后包括的具体工作事项有：项目招标信息获取、招标文件领取、申请投标、投标决策、投标文件编制、投标文件评审、封标、开标、投标总结、中标项目相关资料移交归档。

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        在工作事项拆分过程中容易出现的问题是有些部门仅站在部门管理的角度对工作事项进行描述，这就容易产生工作事项描述不到位、不全面、未达到企业管理的需求。因此，在工作事项描述时，各部门必须站在企业的整体高度来开展，描述的工作事项不仅包括本部门要做事项，同时对涉及相关部门、分公司、项目部的管理职责、工作流程、工作内容、时间节点等事项都要一一描述清楚。
        工作事项的描述要逻辑清晰、科学合理、层次分明，同时要满足现行法律法规、行业标准、企业管控模式和战略规划等诸多方面的需要。
        2.4工作流程精细描述
        工作事项充分拆分到位后，各部门针对每一个工作事项涉及的工作流程进行描述，流程的描述要具体、清晰、详细、可操作，描述的具体标准：
        第一，流程梳理表中体现的工作内容是否涵盖了企业分配给本部门所有的管理职能模块，不能漏项，确保所有管理职能均有相应的工作流程和工作要求来承载。
        第二，站在企业管理需要的高度对相应职能块的整体流程进行系统梳理和充分展开，而不是仅仅只描述本部门内部事件所做的职能工作。
        第三，工作流程描述到位的关键标志：具体工作流描述应包含工作开展的环节、涉及到的具体职务、具体部门及岗位、细分职责、工作接口、可能涉及的时间点/频次/期限、工作依据、需填制的记录表单、工作输出、需引用的文件等关键要素。
        第四，流程描述中需关注：涉及的各项细分环节活动是否都明确了相应的具体岗位或负责人来担当，部门或岗位间的工作接口是否清晰，流程中各工作环节的输入输出是否明确，是否有始有终，形成了闭环管理等。
        2.5一体化管理体系文件编写
        一体化管理体系文件包括管理手册、管理制度、实施细则、操作规程、评价方法、记录表单等。文件编写必须按照统一规定的格式及要求进行。在文件编写过程中，各业务部门加强沟通很重要，通过面对面讨论、分析、清晰界定职责，理顺工作接口，统一描述相关联事项内容等，使编写的制度与实际操作相符，不能各写各的，否则会造成“两层皮”现象，即文件描述规定与实际管理操作不相符。因此，各部门的制度文件必须由懂业务、熟悉相关法律法规及上级规定的业务骨干来完成。
        各部门经过系统策划、补充、修订、整合、编写管理制度文件，最终形成公司新版一体化管理基本制度文件108个，并于2017年8月发布实施。
        2.6实施一体化管理体系运行情况内部审核，进一步完善体系建设
        为检验新版一体化管理体系运行状况及实施效果，9月份，公司组织开展了一体化管理体系运行情况内部审核。内审过程中，发现各级管理人员对新版管理制度的有关规定有执行得较好的方面，但也发现了管理过程中欠缺的问题，如加强对新版管理制度的培训学习、加强《卓越绩效评价准则》的学习，强化战略管理、市场营销管理、顾客关系管理、关键绩效指标管理，加强内审员队伍建设等。
        针对审核组提出的问题和建议，公司部门、各单位制定改进措施并实施整改，同时对制度文件进行再次修订、补充，进一步完善了体系建设。
        3、一体化管理体系建设推进企业管理效率提升
        广西五建此次一体化管理体系建设不仅是质量、环境、职业健康安全管理体系的三标一体化，而是真正意义上的全面、系统、一体化的管理体系建设，是站在整个企业管理需要的高度，对涉及企业的所有部门、下属区域公司、分公司、子公司、项目部的所有管控事项进行全面、系统的策划，形成的新版管理文件制度，其务实性、可操作性强，融入了新版标准要求，填补管理缺失模块，加强管理薄弱环节，管理层级、职责权限界定清晰，工作流程可操作性强，构建了公司市场营销、施工管理、技术科研管理、分包过程和生产经营管理实际相结合的一体化管理体系，使各项生产经营活动高效协调管理，促进企业整体管理效率提升。