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探讨办公室文秘工作效率质量的提高策略

发表时间：2020/7/6 来源：《新纪实》2019年第12期作者：雷少栋

[导读] 文秘是单位办公室的重要组成人员，文秘工作的效率与质量能够直接影响办公室整体工作进程，优秀的文秘工作者必须要具备多样的技能，要不断学习、努力创新，争取在自己的岗位上做出更更大成绩。

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        【摘要】文秘是单位办公室的重要组成人员，文秘工作的效率与质量能够直接影响办公室整体工作进程，优秀的文秘工作者必须要具备多样的技能，要不断学习、努力创新，争取在自己的岗位上做出更更大成绩。
        【关键词】文秘工作；效率与质量；提高策略

        第一章提高秘书工作效率和质量的重要性与必要性
        1.1可以有效优化企业内部管理模式
        随着时代的高速发展，经济的快速进步，现在有很多企业内部的管理模式也在优化，有效的企业内部的管理模式可以提高整个办公室的工作效率与质量，作为企业的管理者和办公室的工作人员，一定要紧跟时代潮流与发展，当社会中出现新的发展趋势的时候，我们一定要吸收有利的地方来加强企业发展，提高办公室的运作效率。
        1.2使办公室工作得以高效完成
        一个企业办公室内工作完成的效率可以直接影响整个企业的发展速度，所以办公室每位成员都有重要的使命和责任，融洽的办公室关系可以有效地促进工作效率，所以我们应该推崇一种融洽的关系，上下级朋友的关系，这样在工作中营造愉快的氛围，可以使企业得到更好的发展。
        第二章目前秘书工作中存在的问题
        2.1缺乏服务意识
        现在办公室秘书的工作中，有很多秘书都比较缺乏服务意识。主要是由于许多企业在文秘招聘的时候普遍要求并不高，接受专业培训的时间也较短，导致秘书在工作中存在很多不足。但是作为秘书本身，我们本来从事的就是一个服务行业，所以一定要拿出自己专业的态度来为企业服务。我们一定要善于发现自身的问题，不断加以改正，这样才能不断提高自己的服务意识与工作能力。
        2.2专业性与积极性欠缺
        在日常的办公室工作中，对秘书的要求很高，需要秘书有一定的专业性。任务来临时一定要拿出自己的专业水准来为办公室提供服务，因为秘书是办公室的枢纽，一定要具有专业水平。但是现在有很多秘书工作时欠缺积极性，只有别人指挥做什么才做什么，而不懂得自己去主动工作，并帮助其他同事共同完成工作任务。所以作为一名优秀的秘书一定要有专业性与积极性，从而更好完成自己的工作。
        2.3缺乏创新性
        随着时代的不断进步与发展，越来越多的企业正在向新型企业转型，秘书更要加强自己的创新能力。企业在对秘书进行培训的时候要将创新性作为新的课程进行讲解，让其深刻理解创新性的重要。创新是企业的新鲜血液，是企业发展的动力，秘书要随着时代的发展和企业的发展来提高自己的创新能力与水平。

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        第三章提高办公室秘书工作效率与质量的策略
        3.1转变工作思想，更新发展理念
        作为新时代的年轻人，我们应该转变现有的工作思想，更新发展新的理念。秘书是一个服务行业，更是一个发展自身的行业。新时代的秘书工作者，应该随着企业的发展转型，不断更新自己的理念，提高自己的工作效率与工作思想，这也是现在作为一名优秀的秘书应该做的事情。伴随着新时代的发展和企业发展的过程中，秘书工作者在今后的工作中要把握好自己的定位，助力提高企业的效率。
        3.2稳扎稳打，提升个人业务水平
        作为一名秘书工作者，我们身上所具备的技能应该是多样的，这样在为企业进行服务的时候才能更好地展示自己，学习的时候要稳扎稳打自己的知识水平与职业技能，不断提高个人的业务水平，跟得上企业的进步与发展。如果想在企业中成为一名合格的秘书工作者，就需要将自己的专业知识变得更加牢固，不断提升个人能力，才能更好得在企业中生存与发展。
        3.3深化责任及服务意识，强化工作作风
        秘书工作者主要做的工作就是向领导、各部门、基层人员提供服务，所以工作时一定要有超前的预见性。如果遇到突发情况，我们应该采取哪些必要的措施，当此项措施用不上时，我们应该启用另一套应急方案，这才能够更加增强我们的服务意识与服务水平。我们一定要有自己的工作作风，一定要严守企业的秘密，在为企业进行工作的时候一定要尽职尽责。
        3.4加强网络学习能力，提高办公效率
        现在是互联网+的时代，无论在哪个岗位上进行工作都离不开网络的帮助，以前我们通常用本子作会议纪录和，现在可以通过网络来对我们的工作进行帮助，这样不仅可以减少工作量，还能大大提高工作效率，在进行资料查询的时候也可以减少不必要的麻烦。所以作为一名秘书工作者，在网络方面我们要加强自己的技能学习，这样才可以有效的提高办公效率。
        办公室秘书工作是整个企业中最重要的职位之一，所以作为一个企业我们想要培养一个专业的秘书工作者，这就需要我们建立秘书工作的完善机制，让秘书在工作的时候能够全心全意。还要对秘书工作者提供定期培训，因为时代的快速发展，这样秘书才能够跟上时代的发展。还要培养秘书的创新思维，秘书的创新思维将直接影响整个企业的发展。

        参考文献：
        [1]魏玥科.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略[J].办公室业务,2019(16):72.
        [2]周燕萍.探讨办公室文秘工作效率的提高策略[J].智库时代,2019(25):265-266.
        [3]韦慧竹.浅谈办公室文秘工作效率的提高策略[J].中外企业家,2019(04):142.
        [4]孙蕾.试论提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略[J].办公室业务,2018(08):93.
        [5]王敏.办公室文秘工作效率提高策略分析[J].办公室业务,2017(02):93.

        【作者简介】雷少栋（1989.9），男，陕西蓝田人，汉，助理政工师，本科。研究方向：国有企业改革与员工职业发展方面。