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浅谈电子档案的保管与利用

发表时间：2020/7/6 来源：《新纪实》2019年第12期作者：关传红

[导读] 电子化商务伴随着计算机应用的普及，逐渐成为获取信息主要方式现路径，但同时也对日常管理与利用提出新的课题。

三门峡市渑池县公安局河南三门峡 472000

        【摘要】电子化商务伴随着计算机应用的普及，逐渐成为获取信息主要方式现路径，但同时也对日常管理与利用提出新的课题。本文立足电子档案的保管与利用，首先就目前电子档案管理现状进行阐述，进而对影响电子档案保管与利用的主要因素进行分析，在此基础上，就优化电子档案保管与利用路径进行深入探讨。所提出的意见建议，仅供参考
        【关键词】电子档案；日常保管；日常利用；影响因素；优化路径

        随着信息技术的发展，互联网时代的管理已由纸质管理时代逐步向电子管理时代迈进。而所谓电子档案即是指具有较高保存价值，且已归档管理的电子资料与电子文件。该管理方式具有便于存储、管理及利用的特点。但对其日常的管理与利用有别于纸质档案，完全依赖于传统的档案管理模式，已无法满足电子管理档案管理的需要，因此，在实际保管与利用中，需在借鉴传统档案管理经验的基础上，逐步改进与完善对电子档案保管与利用。本文就优化电子档案保管与利用路径进行深入探讨。
        一、目前电子档案管理现状
        从目前电子档案管理现状看，与实际管理要求存在一定差距，影响其更好的得以利用。管理现状主要表现为[1]：一是相关管理不建全。主要体现在电子文件归档程序不规范,使用领取流程不严密，整个管理未能形成很好的闭环，缺乏可追述性。分析其原因主要是：一方面办公自动化系统本身存在一定问题，在设计之初，缺乏对电子档案管理的统筹考虑；另一方面电子文件管理与制度管理之间存在漏洞,导致档案管理制度对电子档案归档及使用领取缺乏约束力；再有就是工作人员之间的协调配合不到位。二是存储电子档案存储的载体，有着一定程度的安全隐患。主要体现在存储于硬盘存储器的电子档案，其内部信息出现丢失情况。分析其原因主要是：一方面由于发生系统故障，导致硬盘存储器出现状况；另一方面是对于计算机系统的维护与管理还不够完善。
        二、影响电子档案保管与利用的主要因素分析
        针对以上管理现状，现就影响电子档案保管与利用的主要因素，从三方面进行分析：
        （一）计算机设备的影响
        计算机的硬件及软件系统对于档案保管与利用有着最直接影响，主要是由于电子档案需借助计算机为载体进行保存，即电子档案存储的是数字化信息；电子档案的内容需要通过计算机电子软件进行编辑，且在整个保管过程中，完全依赖于电子软件；但计算机并非对所有环境均可兼容，如一些具有特性的原因电子档案，再加之计算机编辑系统更新之快，使得电子档案的保管出现一定程度的缺陷，尤其是保管时越长的电子档案对计算机系统的依赖性就越强，所受到设备的影响就越大[2]。
        （二）电子档案自身结构复杂的影响
        纸质档案的编辑与记录是依据编辑者自己思维而定的，而电子档案则不然，是依据计算机软件系统进行编辑的，由于系统的识别与排版要求，使得电子档案的编辑与实际要求存在一定差异性，电子档案结构复杂，导致整合管理难度较大，直接影响电子档案的利用效率[3]。
        （三）电子档案内容便于改动的影响
        在计算机上，通过软件即可对数据化信息轻松进行更改，且还不会留下更改过的痕迹，而电子档案即是数据化信息，其内容便于更改的这一实际，导致在利用时，分辩不出哪一部分是原件，哪一部分已被更改过。再加之，新旧软件更新时，常常会出现乱码或者缺字错字现象，这些遗留的识别问题，导致电子档案的原本出现差错，只能放弃不再使用；另外，当病毒侵袭计算机系统之后，导致电子档案的原始信息被病毒侵害，大量数据丢失或出现差错，使得电子档案的保管与利用受到严重影响[4]。
        三、优化电子档案保管与利用路径探讨
        （一）以管理制度的建立与完善，确保管理与利用有章可循
        常言说：没有规矩，不成方圆。从以上分析可知，目前电子档案管理现状的首要问题即是缺乏制度支撑的问题，因此，建立与完善的制度势在必行[5]。
        一是立足电子档案自身特性，结合实际工作需要及计管机管理标，制定电子档案管理与利用相关规章制度，以确保电子档案在收集时，资料的真实性与逻辑性，在管理与利用时，资料的有效性、准确性及安全性。
        二是在实际管理与利用时，严格执行制度标准备，确保工作的严密性与规范性。如在传输电子档案时，需要备份一份，以确保出现失误时，还能有相同的文件支持；再如在计算机设备更新的同时，需确保电子档案也随之进行更新，同时继续应用旧设备对电子档案进行记录，做到有备无患。
        （二）以严格的保管，确保电子档案安全可靠
        电子档案与纸质档案相比，在维护、保存等方面相对难度更大一些，情况更加复杂性，且易变。因此，如何做好电子档案保管管工作，尤其是确保其安全可靠，考量着每一名档案工作者，也是其必须面对的问题。从以下四个方面进行思考，并提出建议：
        1.是首先在确保电子档案的安全性[6]。这是电子档案管理的重中之中，没有安全性做保障，电子档案就是无源之水。因此，对于独立存储于计算机硬件的电子档案，需对其保存介质的物理环境高度关注，必须建立适合的存储环境，将其所需的温度及湿度控制在适应的范围之内，并严格按照相关标准，设置存放库房及柜架，电子档案排放时应保持直立，注意做好防尘、避光及防变形保护。
        2.是电子档案的定期检测维护到位[7]。

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重点检测内容是：检查电子档案载体外观，确保载体表面清洁干燥，一旦检查载体表面出现霉斑、物理损坏或变形现象，则需立即采取应对措施；检测电子档案载体信息，一旦发现其存在异常，则需立即加以修正与更新；对电子档案的检测维护过程进行详细记录，严格防止人为损害及操作规程，杜绝无用操作。
        3.是保证明电子档案的原始性与完整性[8]。电子档案的特殊性与其功用性，需要确保其的原始性与完整性，一方面需完好保存电子档案的原始电子图像、支持软件及其应用系统，当需要文件恢复时，即可直接显示原始格式；需完好保存电子档案打印输出件，也可将其制作成缩微品保存。另一方面为确保电子档案的完整性，需将纸质版的档案与电子版档案一同保存起来，一旦电子档案出现问题，纸质版的档案经立即核对，对错误内容进行纠正后，依然可以确保电子档案的完整性。但作为电子档案管理者，需具备较强的档案专业知识与管理能力，能够及时发现与纠正电子档案中存在的错误问题，这是确保电子档案的原始性与完整性的根本保障。
        （三）以有效利用，确保电子档案安全可靠
        电子档案的安全性不仅体现在日常的严格管理，同样体现在利用过程之中，因此，重点需做好各方面的工作：
        1.是增加安全保密措施[9]。在对电子档案的利用过程中，需增加有效的安全保密措施，首先需增加对电子档案的使用权限，不可无原则提供电子档案的使用，应依据使用目的，制定使用权限，当使用作者提出利用要求时，应严加审核，按规定实施适当管制,重点是加强对电子档案利用者、数据系统管理者、档案载体保管者进行管理，明确使用权限的认定，只有通过利用系统注册登录确认后，方可获得相应权限，登录获取相关信息。
        2.是以加密的方式，明确利用权限[10]。当电子档案为直接利用方式时，则需对相关档案信息进行加密设置，且定期更换利用密钥，同时全程跟踪并检测电子档案的利用过程，依据自动记录浏览情况及内容密级层次，实施有效管理。当电子档案为半开放利用方式时，则需限制拷贝权限。
        3.是完善档案拷贝制作手续[11]。电子档案的拷贝制作，需依托实际需求及相关权限，不宜对全部电子档案设置拷贝权限，但需做好防止拷贝内容的二次复制的专业防范技术，以确保证拷贝手续的合理性与完善性；每一电子档案制作拷贝前，需提供方与利用方共同对拷贝信息进行确认，同时对于具有拷贝权限的电子档案，监控跟踪措施则必须到位。
        4.是电子档案的正当使用[12]。上述分析已经说明，电子档案内容存在易改及消失的风险，因此，既要以严格的制度约束每一名使用者，又需对使用过程进行严密监督，以确保电子档案能够得以正当使用。一方面具有特定的电子档案，可通过设置只读模式，或者对原电子档案实施加密处理，以确保使用者无法应用传输或者拷贝等技术，从而保证电子档案的使用安全。另一方面电子文件的正当使用亦十分重要。电子文件的可靠性、完整性、准确性对于利用者来说至关重要，电子文件成为档案后，与纸质档案相比，其利用起来更加快捷与方便，能够很好的发挥信息查考的作用。因此，对于档案部门来说，由于电子档案能够提供多种利用方式，如通信传输、拷贝及直接利用等方式，因此，使其对技术的依赖也呈多样化，利用工作也更具复杂性，对于电子档案的利用管也应更加重要。只有立足实际，不断丰富利用管理内涵；立足信息安全，不完善与改进管理措施，才能确保电子档案的正当使用，才能更好地发挥电子档案的作用。
        综上所论，信息技术的发展，电子时代的到来，对电子档案所带来的影响是双向的，一方面使得电子档案的管理与利用更加便捷、高效；另一方面电子档案的管理与利用中所面临的安全问题不可小视，如果因疏忽或管理不当，造成的后果，将导致管理工作更加复杂，且有些损失将无法弥补。因此，针对电子档案的管理与利用，需立足电子档案自身特点，以安全管理与利用为第一要务，顺应规律，符合客观实际，防患于未然，以高度的风险管理意识，以高度的工作责任心，以严谨的工作作风，确保管理工作更加高效。

        参考文献：
        [1]程贵宝.电子档案存储载体的选择及保管方式[J].山东档案，2018(02):36-37.
        [2]闫冬.浅谈电子档案的保管与利用[J].兰台内外，2017(06):54.
        [3]宋玲玲.谈电子档案的保管与利用[J].黑龙江科技信息，2017(08):131.
        [4]郭爱艳.档案保管部门与档案移交部门电子档案的制作[J].城建档案，2016(11):83-84.
        [5]刘红秋.简述纸质档案与电子档案[J].山东人大工作，2016(09):46-47.
        [6]孙伟.关于电子档案保护技术的研究[J].赤子(上中旬)，2016(15):150.
        [7]周航.试论电子档案的保管与利用[J].才智，2016(18):280.
        [8]陈永生,苏焕宁,杨茜茜,侯衡.电子政务系统中的档案管理:安全保障[J].档案学研究，2015(04):29-40.
        [9]王晓艳.电子档案的保管与利用[J].兰台世界，2015(S3):71.
        [10]韩晋莉,张晓鹏.刍议电子档案的保管与利用[J].机电兵船档案，2014(02):60-62.
        [11]韩健.浅谈电子照片档案的保管与利用[J].兰台世界，2013(S5):28-29.
        [12]朱静涛.电子档案的归档、保管和利用策略分析[J].办公室业务，2013(01):33.