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浅谈事业单位档案管理数字化现状与对策

发表时间：2020/7/7 来源：《新纪实》2020年第2期作者：陈梅

[导读] 在网络技术的快速发展背景下，驱动着事业单位档案管理数字化进程。依托数字化技术优势，将大幅提升档案管理效率，并强化对档案资料的高效利用，对于事业单位档案管理质量具有重要意义。鉴于此，本文以档案数字化发展视角，阐述了事业单位档案管理数字化面临的困境，并提出相应的优化发展路径，以推动事业单位档案管理事业发展。

        内江市人力资源社会保障数据网络中心四川内江 641000

        【摘要】在网络技术的快速发展背景下，驱动着事业单位档案管理数字化进程。依托数字化技术优势，将大幅提升档案管理效率，并强化对档案资料的高效利用，对于事业单位档案管理质量具有重要意义。鉴于此，本文以档案数字化发展视角，阐述了事业单位档案管理数字化面临的困境，并提出相应的优化发展路径，以推动事业单位档案管理事业发展。
        【关键词】事业单位；档案管理；数字化；发展路径

        信息时代的到来，不仅改变了社会的生活方式，同时也为事业单位档案管理注入了新动能。档案管理数字化是大势所趋，也是未来发展的主要方向，但受档案管理数字化应用能力局限，在档案管理数字化变革中仍然存在诸多问题亟待解决。为深化事业单位档案管理数字化应用水平，提升档案管理的实际效益，针对于数字化应用的优化势在必行。
        一、事业单位档案管理数字化面临的困境
        （一）缺乏科学的工作标准
        在信息技术的推动下，事业单位档案管理逐步迈入数字化时代，在一定程度上提升了档案管理效率，实现了传统模式向现代模式的转变。然而，由于受传统档案管理思维的影响，在数字化变革进程中仍然存在着诸多局限。即当前正处于关键的转换期，如何实现档案管理与数字化的深度结合，仍需要持续进行尝试，尤其是在数字化标准的制定上，缺乏明确的量化管理标准，致使档案管理陷入被动，档案管理工作效率无法得到体现，甚至造成了管理体系和标准的混乱。
        （二）档案管理的技术滞后
        数字化技术是信息技术的产物，它将传统的文本转换为电子数据，从而提升管理的效率。在事业单位的档案管理数字化进程中，由于对数字化的优势运用不全面，缺乏对其技术本质的开必和适应，导致应用效果不够理想。尤其是在信息技术快速发展背景下，数字化技术日新月异，而带来单位技术更新和人才积累欠缺，导致数字化管理技术愈发滞后，给事业单位档案管理的数字化带来极大阻碍。
        （三）管理人员综合素养不够
        对于事业单位档案管理部门而言，要想全面发挥数字化应用优势，势必需要具备相应的管理制度及管理人才，以提升其技术应用的价值。但以如下事业单位档案管理队伍看，总体呈现为年龄偏大、理论传统、技术创新能力不足等，难以适应网络技术发展步伐，使事业单位档案管理数字化始终在低层次徘徊。

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        二、事业单位档案管理数字化的优化策略
        （一）加强科学管理体系的建立与完善
        根据事业单位档案管理的实际，在档案管理数字化发展趋势下，应选择契合于单位档案管理实际的路径，即实现纸质档案与数字化档案的融合，帮助单位逐步实现向数字化的过渡，避免因操之过急所造成的不利影响，为事业单位档案管理数字化的有效性提供保证[1]。因此，在事业单位档案管理数字化背景下，应从管理体系的建立与完善入手，依托信息技术的优势推动数字化进程。在档案管理制度中，制定科学合理的标准，以提高数字化的应用能力和技术含量，避免盲目操作的问题产生。同时，在数字化管理体系中应加强档案分类管理，即依据档案性质、类别的差异，建立独立的档案管理方式，设置具体的档案管理权限，明确相应的责任与义务，使档案管理更加规范有序，提升数字化应用的质量和效益。
        （二）提高数字化档案管理的技术实力
        目前，事业单位档案管理数字化的最大局限，主要集中于技术应用层面，因此必须要掌握与之相适应的管理技术，推动数字化建设的进程[2]。首先，提升数字化技术保障。为进一步提升档案管理数字化应用效果，应将网络控制引入其中，保障数字化应用的优势，并借助光纤、磁盘等产品特点进行优化，使数字化管理理念得到拓展，利用扩容及性能优化等方式，增加内部数字化档案的存储能力。其次，制定相应的技术标准。档案管理数字化应遵循技术标准，通过对硬件产品结构的优化设计，制定相应的技术指标，从而发挥其应用效果。最后，应加强技术的融合。数字化档案要以网络云平台、硬盘、光盘等磁盘阵列产品的融合，最大程度体现数字化功能，使新技术与传统功能的结合，以便于管理和应用。
        （三）推动管理人员综合素质的跃升
        从事业单位档案管理数字化发展特点看，无论数字化技术如何发展，档案管理人员依然占据着主体作用。因此，事业单位在档案管理数字化领域，必须要重视对管理人员的培养，加强专业化技术的教育培训，强化对数字化应用的意识和能力，认清数字化对档案管理的重要性，从而提升管理人员的综合素养，最大程度的实现档案管理数字化的应用和创新，开辟更为丰富的数字化途径。
        综上所述，伴随信息技术的发展，事业单位档案管理数字化需求日益迫切，这就要求在实现数字化的进程中，必须在契合时代发展的同时从自身内部展开深化应用工作，不断适应档案管理数字化发展规律，通过对机制的建立、技术的提升及团队的培养，逐步构建起实践的基础，为提升事业单位档案管理质量发挥支撑作用。

        参考文献：
        [1]宋丹.信息时代的数字化档案管理浅析[J].黑龙江档案,2019(05):106-107.
        [2]张黎一.机关事业单位数字化档案管理工作策略探究[J].科技风,2019(26):217.