摘要：科技的发展、信息技术的进步，很大程度上方便了档案管理工作，但也给档案保密工作带来了全新的挑战。档案保密工作与个人安全隐私问题、与企业、机关事业单位内部一些机密、秘密等均有密切的关系。所以新形势下加强档案保密工作力度，完善其管理措施，是十分关键的、必要的。因此，文章主要对新形势下档案管理保密工作中存在的问题，加强档案管理保密工作的有效措施进行了详细分析。
关键词：档案管理；档案保密；问题；有效措施
前言：作为涉及国家利益与安全、社会秩序、个人隐私的关键内容，档案信息至关重要，因此必须要做好档案管理保密工作。在新形势下，如何完善和加强档案管理保密工作的措施，才能将各类档案的价值充分发挥出来，并更好地服务于社会，又不会出现泄密等现象，是值得我们深思的一个课题。
1新形势下档案保密工作中存在的问题
1.1未全面重视档案保密工作与档案利用工作
相关企业若想保障完整的档案信息，就要同时重视档案保密工作与档案利用工作。但是依据现阶段的档案管理情况可以看出，未实现这一点要求。在收集、处理档案信息以及鉴定档案资料工作中，并未对档案资料的利用进行考量，以便无法全面呈现出档案的服务价值。最重要的是要做好涉密档案的保密工作，对相关规定进行严格遵守及执行。假设档案保密工作存在隐患，则必定会干扰到档案工作。尤其是很多企业不够重视涉密档案，也未制定相应的技术防范策略，终究会导致档案资源得不到有效的利用，从而浪费档案资源。
1.2信息背景下存在档案保护问题
随着科技的不断进步与发展，档案管理逐渐朝着自动化方向前进，档案已不再仅仅局限于资质资料，而是逐渐转变为数字化档案。其主要的优势有：档案资料容易储存，且能够长时间储存，但是在档案保密工作中会存在诸多隐患，在网络与计算机环境下，档案管理工作中会出现各种问题。尤其是黑客会供给档案资料，进而破坏档案文件或导致档案信息泄露，此时对安全技术的要求在不断提升。档案的电子化管理中存在的缺陷在于，档案信息全部都储存在光盘或磁盘中，假设不进行备份，则会破坏档案信息，进而无法正常使用档案信息。假设电脑锁衔接的外部、内部网络间的隔离工作没有做好，也未在服务器上对防火墙进行安装，则部分不法分子会利用外部网络入侵到内部网络，对档案信息进行盗取。假设电子档案的运用权限未得到高效掌控，则会存在工作人员随意更改电子档案的问题。
1.3档案管理制度不规范
现阶段，我国基层档案管理工作人员散漫、素质不高，工作较为混乱，档案存储及收集难度较大，工作效率较低，而缺少合理、规范的管理制度就是这些问题产生的主要原因。没有健全的档案管理制度，就无法明确规定各种手续与程序，无法明确工作人员的职责，导致档案经常存在缺失、泄密的现象，甚至一些工作人员为了自身利益，利用工作之便篡改文件，不仅加大了后续工作的难度，还严重损害了档案的有效性与真实性。
2新形势下加强档案管理保密工作的有效措施研究
2.1树立先进的档案管理观念
树立先进的档案管理观念在基层档案管理中是至关重要的，管理者必须加大重视档案管理信息化建设的力度，这也是保证各项档案工作顺利开展的前提条件，是保证信息化建设质量与速度的重要手段。因此，管理者要进入基层对各项工作的开展情况进行了解与掌握，科学合理的制定管理制度，认真听工作人员的汇报，定期与工作人员进行交流，及时改正发现的问题。另外，管理者还应规范工作流程、明确职责、合理分配档案管理部门的工作，培养工作人员的先进观念，定期开展档案管理培训工作，从而对管理工作混乱的问题进行最大程度的解决。
2.2档案保管阶段的保密工作
2.2.1管理好档案的库房
假设条件允许，则可以详细地规划一下档案库房的建设工作，促使档案库房能与国家档案库房相关标准相符。
即使不能太过干预档案库房建设，也应在机关单位办公楼内设置档案库房过程中，从档案保密的角度去选择库房，禁止随意使用其中的一间办公用房作为档案库房。举个简单的例子，禁止选择办公楼最底层设置档案库房等。与此同时，还应设立专业的档案库房管理者，严重依据库房规定、要求，科学、高效地实施档案保密工作，真正保障档案安全。
2.2.2准确地区分档案的保管期限与保密期限
应依据档案内容的现实价值及历史价值，来明确档案的保管期限，同时依据本机关工作、积累国家历史文化财富的需求，来明确档案的保存价值，进而进一步提升档案保管期限的精准性。而应依据档案的影响程度，来明确档案的保密期限，举个简单的例子，在限定期限内，对于国家安全与利益、社会利益等，档案外泄所带来的危害程度等。与此同时，在档案保密期限之内应受国家相关法律法规如《档案法》、《保密法》保护。
2.3完善档案管理安全保密制度
个人档案和组织档案对其信息都有一定的保密要求。如果他们的信息泄露，可能会被不法分子利用，给档案馆馆主带来不便甚至伤害，因此，事业单位需要建立健全档案管理的安全保密制度。对于不同的档案，要有不同的保密方式和级别，使用权限也要有一个保障信息安全的支持系统来指导。在日常工作中，工作人员应保持严谨的态度，只有在需要时才能公开所需的信息，使用后应及时关闭，防止他人信息外泄；同时，单位要配备专业技术人员对档案进行加密，平时定期对办公设备进行检查和维护，发现隐患及时消除；此外，单位应配备足够的安保人员，严格保护重要资料存放场所。
2.4提高信息化水平，建立档案信息管理条例
在经济的快速发展下，保证档案安全性是非常有必要的，因此，应建立档案信息管理条件，约束整理、查阅档案信息的全过程，避免出现信息泄露问题以及各种不符合规定的行为。同时，应加大对专业计算机人才聘请的力度，扩展数据库，为档案信息化建设提供技术支持，节约档案存储成本，建立规范化、标准化的档案信息管理系统，从而使信息化档案管理工作更加完善，提高档案管理工作的效率与质量。
2.5数字档案信息安全风险防范措施
2.5.1风险自留
风险自留是一个不可避免的风险因素，不能转嫁给他人，因此要主动保留风险，主动提前处理。风险自留也是为了防止更大的损失，以积极的态度应对，预期困难将留给自己，提前准备措施解决问题。
2.5.2风险预防
风险预防是指在风险发生损失前期，为了消除或者降低风险因素的影响，需要采取相应的风险管理方法和对策。风险预防主要的目的在于使风险发生的条件不能发挥出作用，或降低风险出现的概率。倘若风险发生的概率频繁，但损失很小或可以忽略不计，则采取风险预防措施是最合适的。
结束语：
在新形势下，档案管理工作面对着全新的机遇与挑战，在档案管理工作中势必会存在泄密、窃密等情况，所以在档案管理工作中，必须要采取有效的防范措施，制定相应的管理制度，有效开展档案的保密与管理工作，进而规范化档案保密工作，防止泄密、窃密等情况发生。
参考文献：
[1]张肖千.不动产档案集约化管理研究[D].苏州大学,2016.
[2]刘越男.区块链技术在文件档案管理中的应用初探[J].浙江档案,2018(05):7-11.
[3]单静.个人数字档案管理[D].南京大学,2015.
[4]徐帅侠.基于.NET平台网络文献档案管理系统[D].南京邮电大学,2013.
[5]冯雪,王英玮.全局性档案管理体系与参与式档案管理模式研究——基于英国社群档案管理经验的思考[J].浙江档案,2017(01):28-30.