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论企业办公室事务管理

发表时间：2020/7/14 来源：《基层建设》2020年第6期作者：梁贵燕

[导读] 摘要：企业的办公室事务管理在企业发展中有着重要的意义，为了提升企业的整体发展水平，应加强办公室事务管理。

        广西桂商实业投资有限公司广西南宁 530000
        摘要：企业的办公室事务管理在企业发展中有着重要的意义，为了提升企业的整体发展水平，应加强办公室事务管理。本文阐述了办公室综合事务管理的要点，分析了当前办公室事务管理中存在的问题，提出了加强企业办公室行政事务管理效果的措施，包括完善管理制度，加强工作人员服务意识，提高办公室人员的素质能力，借助企业文化提升办公室事务管理水平，为企业的发展建立完善的基础。
        关键词：企业办公室；事务管理；服务意识培养
        引言
        办公室事务管理的效果对办公室工作的效率有着较大的影响，为了提升办公室事务管理的水平，应结合企业的情况和管理特点来完善事务管理内容，例如办公环境布置以及人员的安排等。要想使企业的整体运作效率提高，应重视办公室事务管理，结合当前的时代发展特点，采取有效的措施优化办公室事务管理，为企业的发展带来有效的保障，同时能够使企业人员的工作质量提升。
        1办公室综合事务管理的要点
        1.1形成全局性意识
        办公室人员在工作中应考虑到企业的发展目标和情况，能够从企业的整体情况进行分析，正确看待办公室工作，并且能够为办公室事务管理提供相应的建议，使工作的质量全面提升。在日常工作中，人员应具有全局性意识，能够使办公室各项工作顺利开展，从细节入手，采取有效的方式提高办公室业务能力，使办公室综合事务管理的优势发挥出来，同时使各个部门的工作得到协调，为企业的发展建立良好的基础。
        1.2具备效率意识
        企业办公室工作效率是企业发展中关注的重要内容，在行业中企业要想提升自身的竞争力，需要加强办公室事务管理效果，提高工作的效率。应使企业人员具有效率意识，将各项工作的开展效率提升，并且加强工作人员的业务能力及服务能力，能够使企业的整体服务质量提升，为企业树立良好的社会形象带来帮助。
        2当前办公室事务管理中存在的问题
        2.1办公室工作人员的素质能力有待提升
        企业办公室人员的素质能力对工作的质量有着直接的影响，当前，一些企业在人员管理中没有考虑到人员自身的能力水平，由于多数人员缺少专业的办公室事务处理能力，同时知识基础比较薄弱，在实际的工作中难以带来良好的效果。部分办公人员在基础的表格制作以及软件使用上不够熟练，操作存在错误，导致工作效率降低，这种情况下会影响其工作任务的进度，对部门的工作带来了不良的影响。在这种情况下，企业的工作水平会逐渐降低，进而影响企业的整体发展。
        2.2办公室事务管理缺少完善的制度
        办公室作为一个集体，在管理上需要相应的制度，然而实际上一些办公室制度没有得到完善，缺少明确的目标和职能权限，导致人员在工作中出现了任务分配错误等问题，影响了各项工作的顺利进行。由于缺少完善的管理制度，办公室事务处理的规范性也得不到保障，对办公室的工作质量产生了影响，当产生严重问题的时候难以找到责任人，不利于企业的发展。
        3加强企业办公室行政事务管理效果的措施
        3.1完善管理制度
        办公室制度的完善是保证办公室各项工作顺利进行的基础，应结合企业的情况以及发展要求来建立完善的管理体系，使办公室事务管理发挥出有效的作用。

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首先，应建立奖惩制度，利用该制度实现对人员的有效管理，将这项制度完善，可使人员在工作中按照要求来约束自己，改善工作的效果，根据人员的表现情况来进行奖励或者惩罚，能够起到激励人员的作用，为办公室各项工作的进行带来有利的条件。其次，应建立科学的岗位责任制度，为了保证办公室事务管理的规范性，应结合各项工作的要求来制定相应的责任体系，明确人员的任务和责任，使工作的开展能够具有全面的保障。当产生了问题的时候，可通过责任追究来处理问题，减少对企业运作的影响。在实施的过程中，应严格根据管理制度内容来开展各项工作，使企业的办公室事务管理具有更好的效果，杜绝在办公室工作中存在不规范或者安排不当等问题，为企业的业务处理提供有效的支持，进而实现企业的平稳发展。
        3.2加强工作人员服务意识
        办公室事务管理工作具有复杂的特点，对人员提出了一定的要求，要求人员具有良好的服务意识，能够使企业的建设发展具有更好的条件。由于行业发展过程中，服务理念是重要的内容，要想提升企业的整体实力，需要加强服务的质量。企业办公室事务管理部门的人员应具有正确的观念，能够加强自己的服务意识，在工作中重视为其他部门提供相应的服务，使各项工作的开展能够达到要求。同时，人员还应认识到自身的协调管理作用，根据工作的情况，建立各部门之间的沟通桥梁，使各项部门能够通过协作完成办公室各项工作，为企业的整体运行带来相应的保障。
        3.3提高办公室人员的素质能力
        企业应对办公室人员的个人素质能力产生重视，提高对人员招聘的标准，提升人员队伍水平。由于企业人员的工作能力对工作的质量以及企业发展有着较大的影响，当人员缺少专业的素质的时候，企业内部各项工作的开展效果也会减弱。因此，企业应完善人才招聘标准，对人员的能力提出更高的要求，通过考核来判断人员的素质能力水平，还应考虑到企业的发展规划及目标，结合各项工作的特点对人员提出具体的要求。还应对新录用的人员进行一段时间的试用，考核人员的实际工作能力，保证人员能够在工作中有效处理好自己的事务。针对不同的人员，应结合其个性来适当调整岗位，使其能够发挥出更好的作用，为办公室各项工作的开展带来更加完善的条件。
        3.4借助企业文化提升办公室事务管理水平
        企业应重视自身的文化建设，将其融入到办公室事务管理之中，借助文化动力来提升管理的水平，为企业的发展带来帮助。为了有效的加强办公室事务管理效果，办公室人员应发挥出带头作用，加大力度进行企业文化理念宣传活动，在文化传播影响下，使办公室工作人员能够在工作中改变自身的理念，还应将企业的发展战略思想等添加到企业文化之中，使文化推进企业办公室事务管理发展，加强办公室工作的质量。企业应明确核心价值观，树立正确的发展目标，使人员能够更具有凝聚力，还应保证企业的文化能够与办公室的实际要求之间相吻合，通过文化的引导，使企业的各项业务活动能够顺利进行，提升企业的发展水平。
        结语
        企业的办公室事务管理的开展能够使企业办公室工作的效率提升，加强人员的服务效果，促进企业整体运作水平的提高。在办公室事务管理中，应建立完善的管理制度，对各项制度进行明确，还应提升人员的素质能力水平，对招聘标准进行完善。可通过企业文化的建设来引导企业人员，使其能够在工作中有更好的表现，加强各项工作的质量。在具备了完善有效的办公室事务管理体系后，企业能够在发展中具有更多的动力。
        参考文献
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