山东省临沂市行政审批服务局 山东临沂 276000
摘要：由于社会经济的快速发展，科学技术日新月异。新时期，企事业单位人事档案管理信息化建设受到广泛关注，并越来越重要。近年来，人事档案信息管理得到了实施，人事档案管理信息化已成为企业发展的重点，在企业发展中发挥着重要的作用。本文首先分析了人事档案信息管理的重要性，然后阐述了新时期人事档案管理信息建设的策略，希望能为相关人员提供参考。
关键词：人事档案；管理；信息化建设
前言：作为人力资源管理的重要组成部分，在信息技术飞速发展的时代，必须将人事档案管理与信息技术相结合，利用信息技术的优势，使人事档案管理更加科学化、信息化。
1人事档案信息管理的意义
1.1信息管理提高人事档案管理效率
目前，各领域以及各行各业都在利用现代信息技术，发展人事档案信息化管理，一方面利于人事档案数据资源的共享，提高了信息管理的水平，同时也弥补了传统纸质载体人事档案管理的工作量大、费时费力，效率低的缺点，使人事档案管理的效率得到了很大程度的提高，此外，使事档案信息化管理的时效性得到了提高，还能够让人事档案资源可以重复利用，使人事档案归档更加方便快捷，最终利于档案事业的健康持续发展。
1.2有利于完善事业单位人事档案管理制度
当前信息技术在经济发展的背景下得到了广泛的深入，各机构都能很方便地了解人才的基本信息和资料。通过对人事档案的收集、整理和管理，可以自动、实时的从人事档案信息数据库中获得，使事业单位能够快速准确的选拔和管理人才。此外，在员工工作的过程中，企业还可以利用人事档案信息化管理来检查员工的工作表现，使员工的才干和能力得到充分发挥，进而有助于事业单位能够对员工进行更好的监督和安排，从而使得事业单位人事档案管理制度更加完善，在一定程度上可以促进事业单位的可持续发展。
2新时期人事档案管理信息化建设的策略
2.1提高人事档案管理的服务水平
能够满足人们对档案信息的需求，这是进行人事档案管理的终极目标。所以，需要提高人事档案管理的服务水平，我们需要利用计算机技术对文件、视频、声音、图像等档案信息资料进行分类、提取和处理，通过不同的载体最终实现人事档案信息资料的数字化存储，并通过计算机网络平台，对档案信息资源进行远距离的交流和传输，使人们对档案的各种需求得以满足，利于人事档案管理服务水平的提高。
2.2建设基层档案信息库，拓宽信息渠道
要实现对基层档案的有效管理，应尽快完成档案信息建设，根据特点实施数字化建设和改革，对传统纸质档案进行相应改造，建立完善的、完整的基层档案馆信息库，实行基层档案集中管理。该策略不仅解决了纸质文件存储空间不足的问题，而且有助于相关部门检索和利用数据信息，引导用户做出正确决策，最大限度地提高文件利用率，实现文件的有效利用。在信息环境下，档案管理部门需要在保证档案信息安全的基础上，充分利用计算机技术和网络技术，实现档案资源的实时共享。建设基层档案信息数据库，可以拓宽信息途径，改进档案管理方法，创新档案管理模式，为不断提高工作效率提供保障。
2.3建立健全规章制度，确保档案信息安全
在人事档案信息建设中，必须保证档案信息的安全性和真实性。通过新的规章制度，可以有效管理人事档案信息化建设，确保档案信息系统更加完善、规范、合理。同时，通过计算机网络实现文件信息的公开使用和资源共享，但要保证文件信息不外泄，最大限度地保证信息的安全性和真实性。在此基础上，相关档案管理部门需要制定合适的管理机制，加强档案的电子化管理和监督，重视对管理人员进行档案安全管理培训，提高安全意识。
2.4全面提升档案的网络化管理水平
在信息时代的背景下，档案信息管理是一种必然趋势，有必要对管理方法进行升级和创新。电子信息档案可以避免信息管理中的交叉问题和重复问题。调用档案非常方便，可以在信息资源共享的模式下快速获取档案。因此，企业需要重视提高档案网络化管理水平。档案管理的表现形式是公共信息，避免了交叉和重复的信息问题。另外，对处理文件进行编码，不仅便于组织和收集文件信息，而且便于后续的调用和查询，在很大程度上节约了人力物力，提高了文件管理的效率。在具体实现方面，建立了员工信息数据库。信息存储可以通过激光扫描实现，网络信息技术可以用于后续的查看和保存。
2.5引进先进的信息化设施
要加大信息设施和软件的引进、研发力度，推动科技装备和系统更新发展，建立健全人事档案信息管理制度。根据档案管理的需要，增加了档案信息的记录、查询和维护功能。而建立人事档案信息数据库，可以使信息和数据得到循环利用，提高数据的利用率，进而使人事档案信息得到广泛应用，实现档案信息资源的资源共享。因此，有关人员应特别重视档案信息管理设施的研发，使档案信息建设能够迅速实现。
2.6通过多种方式收集整理数据
过去纸质档案主要记录个人历史资料，只能反映个人的基本情况，不能反映个人的完整情况和具体发展情况。在信息时代的背景下，企业需要关注全面、立体的档案信息，关注基本信息，以及个人道德素质、专业技能等特点。因此，企业需要扩大档案收集范围，全面整合个人工作业绩、违法违纪行为、个人优缺点、职业能力和个人品德特征。有序地整理、收集相关资料，使企业招聘的参考依据更加准确、具体，使企业能够在极短的时间内找到企业与拟录用员工的职位契合点，并对员工进行管理，使员工的日常行为更好地约束员工，更好地发展人才队伍。
2.7人事档案信息资源数据的实现
目前，人事档案管理中不仅有纸质文件，也有电子文件，所以档案管理部门需要收集和共同管理这两种档案，然后专注于信息存储和二次开发方面。这就需要建立起标准统一、管理科学合理的人事档案信息管理系统。并且通过利用信息维护系统，把原来的档案信息和档案资料输入计算机，从而建立起一个全国范围资源能够共享的人事档案信息数据库，最终能够使人事档案信息资源数据化得以实现，便于资源共享和利用。
2.8全面提高相关人员业务素质水平，增强文件归档意识
档案管理人员的专业素质直接影响档案管理的有效性。对基层档案管理相关人员，基层各级交通主管部门要开展相关培训活动，促进档案管理相关人员掌握相关知识，提高业务素质水平，了解相关业务知识，提高自身专业水平，最终成为具有较高专业素质的档案管理人才。现今，办公自动化的持续深入，促使电子文件不断涌现，这就要求相关工作人员学习相关的电子档案管理知识，顺应时代发展的潮流，为企业的良好形象奠定基础，同时保障企业竞争实力的有效提升。除此之外，还应重视文件归档馆的控制工作，重视电子文件的鉴定，其中文件的完善性及真实性的鉴定与介质文件密级等相关内容均是电子文件的鉴定包含的内容，检查电子文件的背景信息、内容等与原始状态是否一致，即真实性鉴定，检查电子文件背景信息、内容等完成与否，即完整性的鉴定。
结束语：
综上所述，人事档案管理工作至关重要，工作人员必须要顺应时代发展，与时俱进，紧紧抓住时代发展机遇，将信息技术和档案管理工作有效整合，从而不断提升档案管理工作效率。
参考文献：
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