数字化档案管理工作的实践与探讨王莹--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

数字化档案管理工作的实践与探讨王莹

发表时间：2020/7/14 来源：《基层建设》2020年第7期作者：王莹

[导读] 摘要：作为一个企业、单位、组织生产和经营活动的原始记录和原始凭证，档案管理在企业的管理工作中具有不可或缺的作用。

        铁岭县现代农业发展服务中心辽宁铁岭 112000
        摘要：作为一个企业、单位、组织生产和经营活动的原始记录和原始凭证，档案管理在企业的管理工作中具有不可或缺的作用。随着近几年我国科技的快速发展，人们步入了信息化时代，各个行业工作也逐步发生变化。为了应对数字化信息的发展，档案管理工作将数字化信息技术应用管理工作中，以推动档案事业的蓬勃发展。
        关键词：档案事业；数字化建设；实践
        在科技快速发展的时代背景下，各个行业均已经做出较大调整，以适应时代发展需求。档案管理作为企业一项重要工作，其数字化建设有助于提高工作质量与效率，使得档案管理能够充分发挥积极作用。因此，从实际角度出发对数字化档案管理工作的实践策略进行分析是十分必要的。
        1、数字档案管理的内涵
        数字档案管理是信息时代档案建设的必然要求，是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物，也是信息化建设综合实力的体现。在具体实施过程中，对图像，文字，语音，视频，视频，软件，高价值科学数据等多媒体信息进行采集、处理、组织和存储。随着数字技术处理和内容管理技术的快速发展，新的文件管理将不可避免地以数字文件管理的形式存在。其次，数字档案管理的重要性。目前，计算机的广泛使用创造了大量的数字档案信息。数字信息档案在网络条件下可以实现自由的传播，这对于信息的价值发挥来讲有重要的意义，所以在档案管理中积极的推进数字化档案管理，可以提升档案的现实利用价值，这对于档案管理工作的综合实效提升也有重要的帮助。
        2、企业数字化档案管理的意义
        数字化时代的到来使人们的生活和工作发生了巨大的变化，生活节奏不断加快，工作效率不断提高，同时也推动了市场经济的迅速发展和经济全球化趋势的加快。企业传统的以纸质文件为主的档案管理模式已经跟不上企业生产运营以及社会经济发展的步伐。因此企业积极践行档案的数字化管理，这是企业生产运营发展的必要要求，同时也是当今信息化时代发展的必然趋势。企业档案的数字化管理已经有效推动了企业的稳定、健康、持续发展，对我国的国民经济健康发展也起到了一定的促进作用。企业档案管理所涉及的内容比较多，范围比较广，信息量比较大。企业的档案信息反映了企业在其成长运营发展过程中的真实情况，它涉及到企业发展过程中的各种重要决策、专业知识信息以及科技信息等，可以为企业将来的发展规划提供重要的决策依据。
        3、档案数字化建设的内容
        3.1提高档案规范化水平
        从档案数字化建设的现状来看，档案数字化在建设的过程中，没有严格遵照规范化以及标准化的要求进行建设计划的制定，这样就使得档案数字化的建设相对比较落后，依然无法满足现代社会的发展要求。因此，要想充分的推动档案数字化建设的发展，就需要对档案的标准化和规范化水平进行有效的提高，只有这样才能够有效保障档案数字化建设的有效性。
        3.2数字化建设要着眼于提高系统的整体水平
        在进行档案数字化建设时，要注意根据整体系统的要求，在建设的过程中要注意结合整体系统的要求，使得建设的水平与系统的整体水平相符合，只有这样才能够有效的提高系统的整体水平。在进行数字化建设时，要注意系统的纵向和横向部分的节点，能够在一定程度达到标准的水平，然后利用互联网将各个节点进行有效的连接，这样可以使得系统形成一个整体，这对于系统综合能力的提高具有积极的作用。
        3.3有重点地抓好数据库建设
        目前，档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体数据库的含义，是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用，建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程，经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的是：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；突出重点，由单一库向系统库发展等。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络连接形成开放的分布式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
        4、企业数字化档案管理工作中的相应对策
        4.1强化人员素质
        针对我国企业数字化档案管理实践过程中出现的硬件设备不足的问题，要从两个右面入。首先是加强基础设施建设，对于滞后的、不能满足数字化要求的机器设备要及时更换，对于实现数字化的重要部件要尽快着手添置，对于存在问题的硬件设备可采取维修与更换并举的措施，尽可能在达到数字化要求的基础上降低预算。其次是强化人员素质建设，包括强化人员的意识和能力。从强化意识方面来说，一个是与时俱进的意识，一个是创新的意识。从强化能力来说，企业拥有了先进的硬件设备，还需要懂得操作、善于充分运用资源的人才，否则基础设施建设就是浪费资源。一般来说，企业可以通过培训或直接招聘懂得操作的人才来充实自身的人力资源库。
        4.2抓好重点环节
        数字化档案管理在带来极大便利的同时也存在着一些问题和困难，一旦处理不好，电子文件极有可能遭受损失，例如上述提到的档案管理系统和自动化办公系统之间无法实现无缝对接就是处理不当的后果。因此，在实施档案数字化管理过程中，要抓好重点环节，具体包括书面化、全面化、同步化、专业化和则务化等环节。具体来说，档案工作需要各部门的密切配合，包括文件的形成、收集、整理、审核、归档、移交，每个过程都是各右通力合作的成果，因此做好档案的书面工作至关重要数字化档案管理具有丰富的内涵，不仅包括项目的传统资料本身，还要延伸到项目的质检报告、批文、竣工验收文件等，这些都要通过扫描等形式进行数字化处理保存电子档案时，也要保存相应的纸质档案实行“双套制”在分送过程中，一份资料在涉及部门的分送是同步进行的，反应变化也是同时发生的，并将这种“同步化”精神落实到后期的资料收集和归档为了实现“专业化”，要设立专职的档案员，通过专业分巨促进档案员对相关专业知识的进一步掌握，提高工作效率。
        4.3采用现代化档案管理手段
        数字化档案管理需要现代化的档案管理手段，包括数字虚拟化档案管理手段、高微缩的数字化管理、信息化的档案管理以及网络化的模式、智能化程度的加深以及多元化的管理、档案管理的市场化和信息化。网络可以通过虚拟化的信息进行信息处理储存，并通过互联网获取更多资源，在扩大档案资源的同时方便使用者查询。高微缩的数字化管理一方面可以有效解决纸质文件量大、照片或图片褪色等缺陷，并通过检索功能，提供快速广泛的查阅服务，融含了多媒体的特性，图文并茂、声响并存，扩大了信息量。随着网络和计算机技术的进步，密码技术、语音识别和指纹识别等技术的应用得到发展和加强，文件管理的安全系数也大大提高，并在语音识别技术的基础上实现归类存档的自动化，提高了工作效率。档案管理实现市场化，可以实现档案的“共存共享”，档案的开发利用和档案事业的健康发展。
        5、结语
        综上所述，在以往企业管理中，档案管理工作很难引起相应的重视，管理者通常是其他部门调剂或者是兼任该项工作，为工作质量提升带来些许影响。为此，在今后企业需要通过更新硬件设备、培养复合型人才、做好数字化档案精准管理、运用现代化管理手段等方式来实现数字化建设，在提高工作效率与质量的同时，还可以实现快捷调取，减少工作人员的压力，符合新时期要求。
        参考文献：
        [1]李满.数字化档案在档案管理工作中的作用[J].科技风.2020(02)
        [2]韩丽.数字化档案建设与管理探索[J].河南水利与南水北调.2020(01)
        [3]田宇.简述数字化档案管理在司法行政工作中的运用[J].中外企业家.2020(07)
        [4]裴双武.数字化档案管理的特点分析[J].智库时代.2020(07)
        [5]金雪梅.试析如何做好数字化档案的规范管理[J].世界最新医学信息文摘.2018(97)