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摘要：建设工程资料档案不仅是建筑施工的重要组成部分，而且对建筑工程质量，建筑后期的运营管理和技术改造也起着重要作用。本文分析了建筑工程档案的重要性，解释了归档管理施工数据等，讨论了档案管理的一些方法，希望为有关从业者有所帮助。
关键词：建设工程；归档资料；完整性
引 言
企业档案主要指的是企业在经营管理过程中所形成的相关信息材料，包括人事档案、财务档案、项目资料、企业发展规划等等。这些档案资料对于企业的经营管理活动具有一定的指导意义和利用价值，而发挥档案资料的指导作用以及利用价值的前提是要保证档案及时归档，这就涉及到我们所探讨的档案归档率的问题。在当前形势下，企业档案类型、数量以及档案形式增多，企业如何做好档案资料的有效管理以及提升档案归档率是企业档案管理人员应当着重思考的问题。
一、工程档案的价值和重要性
工程档案资料是指在档案构建期间直接生成的各种形式的历史文档，例如文本，图表和声音图像。它是由建设，创建，审批，审查，设计，准备，监督，验收等过程中的所有行动产生的，直接反映了施工工作的过程和结果。项目档案既有档案的一般性，也就是作为基础的原历史数据，可以进行回顾性分析的证据。也有自己的特殊性，即物理操作的技术基础，如使用，维护，管理，重建和扩建中的建设原则和设计，技术建筑资质等，这是项目管理过程的重要组成部分。档案在工程建设过程中直接生成，这是数据的完整再现，这也是第一手参考资料，可供将来参考。它客观地记录了建筑项目的历史，是最可靠的证书。另一方面，它保留了最准确的历史痕迹：如个人手稿，其他手写指令和项目经理或相关人员的签名，一些材料是照片，视频和录音等等，这是该文件值得信赖的最有说服力的证明。
二、当前存在的主要问题
1.建设单位档案意识淡薄，普遍重视程度不够
在实际建设项目过程中，大多数建设单位存在着“重建设，轻管理”问题。建设工程档案是一项长期的、系统的、非盈利性的工作，而且量大面广，因此往往得不到企业相关人员的充分重视。不少建设单位没有对档案工作进行有效投入，相应的人员、设备、技术方面得不到应有的保障，企业上下也未形成工程建设过程中资料收集的意识。不少建设单位只注重开工之前的立项、报建、用地等工程准备阶段文件的收集，而忽略了工程项目全过程文件资料的完整性归档，从而导致不少资料的缺失。也有一些建设单位对工程资料收集后的保管重视程度较低，使得工程资料出现丢失现象。
2.档案原件移交不规范
档案管理部门备案信息不畅，主要是管理部门和建设单位未能建立科学合理的沟通机制，档案管理部门与其他部门也没有有效的联系。这两方面的原因导致了一些细节在归档过程中无法有效协商，造成了日后档案管理中的诸多问题。一些施工单位移交档案时，未将原始图纸等文件全部提交，只有原始档案的法律效力才更充分，特别是对于一些重要文件，如建设用地规划许可证的转让，必须保证文件原始性。
3.部分档案资料归档难度大
随着信息技术的发展和普遍应用，目前在企业经营管理活动中深入应用了信息技术，这就导致企业档案载体形式发生了新的变化，不但存在纸质档案资料，同时也有电子形式的档案。在某些方面可能存在纸质档案与电子档案混合的情况，这就导致档案归档的难度进一步增加，在档案归档过程中可能出现两种形式档案只有一种归档的情况。此外，企业的科研档案资料归档难度较大，由于科研是一个长期的过程，在此过程中不断产生新的档案资料，归档持续时间过长，很可能导致档案缺失。
4.档案整理中介服务重效益、轻质量
不少档案整理加工企业仅追求经济效益，而忽略了档案整理质量，未对技工人员进行系统性、专业性的培训，致使业务不精、操作流程乱序。对建设单位提供的档案资料，即使发现不齐全的情况，也不及时进行纠正。从近几年几次抽查情况来看，移交的档案中资料缺失、文件排序错误、图纸未裁剪、折图不规范、页码位置不准确、装订不按标准等问题时有发生。另外，也常出现成品档案形成后，由于保管人员选择存放档案资料地点不妥或保管不当，造成档案外观污损的问题。
三、做好建设工程档案归档资料完整性对策与建议
1.增强建设单位档案管理主体意识
城建档案管理机构应通过各种形式加强对建设单位的宣传教育活动，明确建设单位自身职责。一是要制定完善工程档案资料管理制度。要选取专业性和责任心强的人担任资料管理员，做好工程资料的分类收集整理。如果有人员调动时，必须要做好工程资料的交接手续。在档案资料管理中，资料的交接手续非常重要，是保证档案完整性以及系统性的重要前提。二是要及时收集资料文件。工程档案资料必须与工程施工进度同步产生。档案管理人员要长期在工程施工现场办公，及时跟踪工程进度，保证工程竣工后的竣工图、竣工验收资料及施工过程中的工程档案资料一一匹配。只有这样，才能使得档案如实反映工程实体质量情况，保证档案资料的准确性，以及今后档案资料被查阅利用的真实性。对缺失的资料，及时补齐，力求收集的工程档案资料完整准确。
2.推行工程档案管理现场指导
保证档案资料完整性是建设工程档案管理的一项基本要求。城建档案管理机构应改变以往做法，取消档案预验收，将档案验收关口前移，或实施告知承诺，变被动为主动，对每个项目开工一个月内进行现场业务指导，开展档案项目跟踪服务，服务内容包括工程档案验收业务流程告知、档案接收范围和工程档案编制、收集情况检查等。对于无法在规定时限内办结的项目，也可通过告知承诺的方式完成工程档案验收。各建设行政主管部门应加强对建设单位承诺后的档案移交事中提醒、事后监管、失信处罚的力度，以确保建设工程档案资料完整性这一目标得到顺利实现。
3.提高档案管理人员的专业素质
作为文件管理的主要参与者和管理者，文件管理人员能够直接影响文件管理的质量。近年来，由于我国建设项目的快速发展，工程材料管理过程中引入了许多其他功能，这就给管理者带来了更大的问题。职业责任感是文件管理正常运作的关键，因此，提高档案管理人员的工作水平，不断提高档案管理人员的专业水平和理念，提高档案工作思路，政策，文化等素质，提高理解和控制相关法律法规的能力，增强问责制。重点是确保技术档案的质量，增加资料管理人员的自豪感，责任感，自治的良知。积极学习网络和计算机科学的知识，培养现代化人才。
4.完善档案归档方法
鉴于当前档案的载体形式多元化，档案类型多元化，企业档案管理部门也要适时的创新档案归档方法，针对不同类型、不同载体形式、不同渠道的档案资料采取不同的归档方法。对于电子档案可以通过企业内部网络传输，然后妥善进行存储，对于纸质档案要及时催促相关部门及时送交档案管理部门，并按照档案级别进行存放。以科研档案为例，关于电子档案可以由科研部门整理成电子文件形式进行传输，档案管理部门接受分类存放，关于纸质档案在归档的过程中要认真检查并进行编序，然后存放，避免档案资料缺失、错漏。
结束语：综上所述，档案归档工作不仅涉及到企业档案管理部门，同时也需要企业各层级、各部门的共同参与，企业管理者要加强对档案管理工作的重视，并完善相关制度建设，企业内部要积极宣传归档工作的重要性，全面提升档案管理归档率和完整性。
参考文献：
【1】尹文菊.如何提升建设工程档案的完整性与规范性[J].城建档案，2019（1）.