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摘要：中国共产党第十九次全国代表大会召开后，小康社会进入全面建设的新时期。机关单位要以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，凝心聚力、开拓进取，不断提高档案管理水平和服务能力。在新形势下机关档案在管理工作中依然存在着不少问题，本文对所存在的问题进行了梳理，并一一提出对策。
关键词：新形势；机关档案；档案管理
引言
“机关档案，是指机关在公务活动中形成的，对国家和社会有参考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。机关档案工作是档案工作开展的基础，是国家档案事业的重要组成部分。”机关档案管理工作是维护单位真实的历史面貌，推进依法行政，保护个人和单位利益的重要工作。机关档案管理工作非常重要，但是在实际工作中各机关单位却存在着不少的问题。
1机关档案工作存在的问题
1.1 领导不够重视，依法治档概念不强。机关档案的管理不能与单位其他工作同步发展。个别领导甚至认为机关档案管理只是机关内部的一项辅助工作。档案管理只要求文件不丢失、不泄露、能简单查档。许多机关的档案工作底子薄，档案的收集、整理和管理得不到重视。档案管理的硬件配置不合理，库房面积不足，档案装具等建设达不到“八防”的要求。新形势下档案工作将面临许多新的挑战。机关档案的管理，从执法角度来看，许多机关领导人对档案管理主要依靠行政手段，较少使用法律手段。
1.2机关档案员配备不足。少数机关单位没有真正意识到档案的重要性，没有对档案工作进行认真的管理，存在敷衍的态度，且连基本的专职档案员都没有配备。一方面由于机关工作繁杂，人手编制不足，部分机关单位未配备专职档案员，采取聘用工勤人员、临时工和向下级单位借调人员等方式应付档案工作。另一方面主要是因为领导档案管理意识缺乏，没将档案工作作为机关的一项基础业务来抓。
1.3 机关档案归档立卷制度不健全。一是机关工作人员未能全体参与档案工作，不利于全员档案工作意识的建立。建立部门归档（立卷）制度，需要建立由各处室或者各科室档案员组成的档案管理网络，并且各处室或者各科室负责人要为档案的收集、整理、移交工作负总责。二是不利于理顺机关档案工作职能，明确各部门的职责和任务。部分单位未实施部门归档（立卷）制度，档案工作经常出现职责不清，相互推诿的情况，造成档案遗失，收集不全。三是专职档案员工作量过大，年末归档工作难以完成，不得已聘请社会档案整理公司或者临时档案整理人员突击完成整理任务。
1.4 机关档案整理收集力度不够。一是针对公众利用限制，手续繁琐，控制严格。由于国家法律层面的原因，机关档案室主要针对本机关内部工作服务，而早期的政务信息公开程度偏低，很多档案未按照要求移交到档案馆。因此社会大众需要查询利用较早时期的政务信息很难。二是利用方式原始，利用效率不高。社会迅速发展带来信息技术快速更新，但机关档案的发展步伐相对偏缓。三是档案业务基础较差、档案收集不全。机关档案室普遍存在只重视收集正式公文，对其他文件材料和其他门类档案收集力度不够。
1.5机构信息化水平不高。“档案工作的战略转型，从根本上说就是要解决好在互联网时代、在信息化条许多机关单位仍然依赖纸质文件管理，档案资源数字化率很低。档案信息建设的任务主要是档案的数字扫描处理和办公自动化系统（OA）系统的电子文件存储。档案在数字化扫描前需要重新评估价值。在数字扫描文件的过程容易出现泄密的风险。扫描完成后，要对扫描文件进行质量的检查，需要花费大量时间。一些机关单位存在办公自动化系统（OA系统）与电子档案管理系统两张皮的情况。首先是电子文件格式和档案数据格式不同。
其次，OA系统与档案管理系统不兼容，无法无缝连接。最后，文件管理系统与OA系统都存在软件升级缓慢和后续开发服务的问题。
2 机关档案管理工作的具体措施
2.1提高认识，重视档案管理工作。机关档案是考察干部的主要依据，对单位的人才任用有重要帮助。而且机关档案的管理工作内容宽泛，具有较强的专业性，因此必须提高认识，重视这项工作。首先，各单位应该成立专门的工作队伍，派专人进行档案管理工作，以保障档案管理工作的顺利开展。其次，各单位应该定期召开档案管理审核会议，对工作中出现的问题进行探讨，去找解决问题的办法，及时改正工作上的不足。最后，相关工作人员要不断进行学习，提高业务能力，通过对比分析等工作手段去鉴别递送上来的人事档案，杜绝虚假信息和瞒报，保障档案信息真实可靠。
2.2 着力抓好档案法治建设。档案法治建设是一项十分艰巨的任务。国家档案局第13号令《机关档案管理规定》已于2019年1月1日正式实施。中国的机关档案管理应符合规定的具体要求。该规定对档案机构和人员、基础设施、管理要求、信息化建设、奖励与处罚等事项作出了具体规定。各机构应全面提高机关档案管理水平，严格按照国家出台的有关要求，做好机关档案管理工作。
2.3 积极推进部门档案预立卷制度。机关单位首先要明确建立部门归档预立卷制度，建立由机关主要领导负总责、各部门分管领导对各部门负责，各部门的兼职档案管理员具体完成部门档案收集、整理和移交的制度。机关单位必须建立一个了解业务和努力工作的档案管理员团队。档案管理人员平时要对各部门兼职管理员做好业务培训，采取日常多指导，年终进行档案目标责任考核的形式，促进各部门积极归档，把归档作为本部门的常规性工作。
2.4 严格审核，做好档案收集补充工作。机关档案是随着干部工作的进行而不断更新变化的，因此各单位必须做好档案的收集补充工作，保障档案的实时性和完整性。首先，应当选择工作能力强，善于沟通的工作人员来负责与干部进行沟通联络，对档案进行及时的审查，针对档案中的问题和缺失进行及时的沟通，将缺失的部分及时进行采集补充，形成有效的联系网，保证人事资料的不断更新完善。其次，要定期对档案材料进行审核，将档案中的缺失疏漏排查出来，及时进行完善；在收集档案材料时，要方法灵活、形式多样，保证档案材料的完整真实；材料收集完成后还要进行严格的审查，筛选出真实有效的信息资料，确保档案信息的完整真实，为干部任用的公平公正奠定坚实基础。
2.5 着力抓好人才培养。目前我国档案干部队伍的综合素质和专业化水平都需要进一步提高。首先，我们必须拥有一支政治思想坚定、档案管理和服务能力较强的档案管理员团队。随着电子政务、办公自动化建设和机构档案信息化建设的不断发展，档案管理人员必须不断地学习党的理论知识，系统地学习档案的基础知识，更新计算机科学和技术知识。第二，为了跟上时代的发展，适应新形势，机关单位应对档案管理人员进行再教育。加强档案学习和培训，更新知识结构，全面提高档案管理水平。三是我们的档案管理员队伍必须是稳定的。各机关要建立一个自上而下的档案管理员系统。专职档案员日常对兼职档案员做好培训、指导工作。机关领导要关心档案管理人员，提高他们的绩效工资，给他们在职务、职称晋升上创造空间。
3结束语
机关档案记载着干部的成长履历，是展现干部各项信息的主要媒介，对干部任用和管理都有着重要的作用。但是当前我国的机关档案管理还存在着诸多的不足，因此相关人员要用正确的态度去应对档案管理工作中的缺失，积极寻找解决办法，不断完善机关档案管理的工作方式，提高机关档案管理工作的质量，保障单位任用干部的正确性。
参考文献：
[1]国家档案局.机关档案管理规定，2019
[2]中华人民共和国档案法[Z].2016