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摘要：在科技快速发展的时代背景下，各个行业均已经做出较大调整，以适应时代发展需求。档案管理作为事业单位一项重要工作，其数字化建设有助于提高工作质量与效率，使得档案管理能够充分发挥积极作用。因此，从实际角度出发对数字化档案管理工作的实践策略进行分析是十分必要的。本文将结合实际情况，对数字化档案管理工作实践进行详细分析，以期为今后开展的有关工作提供宝贵参考与借鉴。
关键词：数字化；档案管理；实践
1.数字化技术在档案管理应用的重要意义
1.1档案管理数字化是时代发展的结果
档案的内容多是一些凭据，是真实记录企事业单位发展的资料，在人类发展过程中，档案承载着重要的任务和使命，档案管理的变迁是促进档案工作发展的动力，档案的主要作用就是为服务提供可利用的资料。随着科学技术的发展，信息化技术应用在档案管理中是十分必要的，尤其现在办公室工作朝着无纸化、数字化方向发展，电子文件逐年增加，计算机逐渐普及，实现信息和数据的收集、存储和利用，提高了信息数据资源的利用率。在这样的背景下，使用计算机网络可以强化数字化技术的应用，档案管理数字化建设是时代发展的必然结果。
1.2档案数字化是提高档案管理效率的有效途径
面对新时期计算机技术发展的冲击，档案管理工作必须要提高效率，档案管理工作人员要明确档案管理工作的目标，要加强学习，要学习现代科学技术，提高业务能力，进而提高档案管理效率，数字化技术就是其中重要的一项技术。数字化技术应用在档案管理工作中，要提高档案管理的现代化和信息化水平。数字化档案管理体系的建设需要依赖大量的专业技术人员，需要建立信息化档案管理平台，档案资料的收集、鉴选、扫描、转换、挂接、检索、数据库建立、备份等工作都要依赖数字化技术实现，这样会显著提高档案管理的实际效率。
1.3档案数字化有助于提高档案管理的地位
档案资料的作用主要是记录真是的历史资料，档案资料的主要作用是用于服务，为各类事务的办理提供科学的依据，为一些案件纠纷提供可靠的资料和凭证，每个国家都要重视档案资料的挂你，发挥档案的价值。但部分企业和事业单位对于档案管理工作的重视程度有待提高，部分工作人员没有认识到档案管理工作的重要价值，加强数字化技术在档案管理中的应用有助于提高档案管理的地位。档案管理工作比较琐碎，包括档案资料的编目、整理和鉴定，档案资料要做好清点和检索，数字化技术在档案管理工作中应用可以提高档案管理的地位。数字化技术的应用可以使人们更加重视档案管理工作，管理人员不仅仅要重视对档案资料的保护和保管，还要科学的进行管理，充分突出档案资料的价值，要突出信息化技术和数字化技术的重要作用，实现资源的共享，促进部分档案资料的公开管理，实现高效信息采集和处理，做好档案编目、数据库建设、检索、筛选等工作，提高档案管理的实效性。
2.数字化时代电子档案管理存在的困境
2.1电子档案共享程度低，档案利用效率不高
总体而言，我国各个单位电子档案共享程度仍然落后于国外发达国家的平均水平，由此产生了重复劳动、成本增加等问题。一方面，部分上下级单位以及业务关联单位之间并没有构建完整的档案共享链条以及档案共享机制，仍然需要档案管理人员手动通过互联网来传输相应的档案资源，不利于满足档案需求主体在节假日以及休息时间的档案需求。同时，这种操作方式也会增加档案管理人员的工作负担，不利于实现一体化管理的基本目标。另一方面，部分单位正处于档案共享的探索阶段，档案管理人员对于档案共享缺乏足够的认识和了解，难以推动档案共享工作的开展。
2.2电子档案安全建设不足，影响档案价值的发挥
事物两面性的辩证关系原理决定了电子档案也有着固有的缺陷，即容易受到互联网环境中各种病毒程序的攻击，进而影响档案管理工作的正常开展。第一，部分单位尚未构建全方位的电子档案安全管理机制，进而发生了电子档案损毁、电子档案遗失等问题。
部分单位忽视了事前防控以及事后处理的平衡性，单纯重视事前防控。第二，部分单位安全管理模式滞后，仍然是通过防火墙技术以及杀毒软件来对病毒进行控制，难以应对日益复杂化的互联网环境，使得档案管理系统的抗风险能力降低。第三，部分单位档案管理人员的安全意识以及保密意识不足，没有严格按照单位的相关规章制度对档案资源进行收集、整合、传输以及借阅，导致部分涉密档案出现泄密问题。
2.3电子档案管理标准化程度不高，降低了管理效率和质量
部分单位电子档案管理标准化程度不高，对于不同类型电子档案的处理格式、处理流程没有进行明确的规定，降低了电子档案管理效率以及质量。一方面，单位没有对电子档案的格式进行明确规定，档案管理人员直接将电子档案录入到档案管理系统当中，不利于后期的档案编研、档案编纂以及档案开发利用工作；另一方面，单位没有对电子档案的管理流程以及利用流程进行明确规定，难以形成一体化、流程化以及专业化的管理机制。
3.档案管理中数字化技术应用对策
3.1建立数字化档案管理系统
数字化技术必须要依赖先进的技术和系统来应用，数字化技术具有较为强大的功能，档案管理单位要结合实际档案资料的管理情况，建立数字化档案资料管理系统，做好档案资料的整合和处理，进而保持档案管理的高效性。档案管理数字化建设要加大投入，购置需要的扫描机复印是被饿，做好档案资料的检索和编目等，突出档案资料的价值。
3.2搭建档案管理云计算信息处理平台
数字化技术与云计算技术有异曲同工之处，新时期，档案管理工作要突出数字化技术的优点，云计算技术的应用也具有可圈可点之处，云计算技术主要是根据用户的操作指令，采用网络技术，运用搜索引擎获取大量的信息和资料。数字化技术和云计算技术都具有一定的网络虚拟性，利用虚拟的语言形式将档案资料提供给用户。档案管理需要建立云计算平台，实现档案资料的共享，建立云平台可以及时更新信息，还可以实现资料的快速共享和传播，进而提高档案管理的便利性。
3.4做好电子文件的收集和整理
档案管理中有很多电子资料或文件，利用数字化技术比较重点的就体现在对于电子档案的收集和管理，包括文件、照片、录音、视频等资料，档案管理部门还可以利用专业设备，将纸质档案资料转化为电子文件资料，例如利用扫描仪等扫描档案资料。档案管理部门要转变传统的人为管理模式，实现电子文件的科学归档和管理，节约大量的时间和精力。档案管理部门要制定扫描机技术规范，确定扫描索引信息，对扫描过程环节进行控制，做好扫描监督。
3.5数字化技术应用在档案检索和查询中
档案管理数字化建设要突出档案资料的价值，要重视档案资料的检索和查询，在档案资料检索和查询时，要根据固定的关键词检索档案资料。及时确定档案资料的位置，利用数字化技术在数据库进行检索，避免检索复杂化，提高了检索的效率。数字化技术的应用可以打破时间和空间的限制，进而提高档案资料的管理应用效率。
结束语
总而言之，数字化信息技术对于档案管理的影响是非常深远的。它不但节约了档案管理的成本，而且进一步提升了档案利用价值，值得在当前实践中加以推广和应用。一方面，单位必须要进一步结合数字化信息技术的特点以及优势，不断完善电子管理机制，为档案管理人员提供更为明确的指引，规范档案管理人员的各项管理行为，推动档案管理转型升级。
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