桓台县档案馆 山东淄博 256400
摘要：档案是一项历史记录载体，也是社会实践活动的主要反映，是极其重要的信息资源，在基层单位的发展中，档案收集工作具有重大的現实意义，这不仅关系到基层单位的发展，甚至也关系到基层单位历史记录的完整性。目前，积极分析基层档案收集工作意义重大，还需要采取有效的对策进行改善，充分发挥出基层档案的有效性，将其难点加以改善，推动我国基层单位的发展。
关键词：大数据时代；基层档案收集；保管；利用
1大数据概述
1.1意义
大数据研究可以提升一个国家在国际科学界的地位。商业模式结合大数据进行数据分析和技术运用，可以获得更多机遇，降低风险决策失误概率，促进经济稳定发展。各行各业将大数据技术手段用于整合各个生态系统，形成具有核心竞争力的创新技术，推动企业经济高速发展。总的来说，大数据的使用是积极向上的，符合人类发展的数字化工程，带来的经济效益、社会效益巨大。
1.2数据传输方式
为了能够清晰地了解数据访问和发送过程中存在的风险点，可以先简略了解数据的输送方式，一个用户访问数据资源，需要经过本地网络，通过具有数据交互能力的设备，传送给安全网关（防火墙），发送至互联网，最终访问目的地资源。
通过传输方式可以看出数据传输面临着局域网和互联网这两个主要阶段的泄露风险，使最终接受的数据有可能缺失了私密性、完整性、安全性，造成的价值损失无法估量。
2基层档案室档案收集工作中存在的问题分析
2.1档案不够齐全和完整的问题
以档案中的文件资料为例，齐全的档案要求是要此文件材料包括从通知立项、到实施以及结论所有环节中的相关资料。而完整性的要求就是所有载体形式以及此档案相关各个部门相关文件材料的完整。虽然档案管理工作在多个方面都具有重要作用，但是由于不直接产生经济效益而容易被领导以及职工的忽视，或者出现对档案内容的理解存在偏差的问题，加之没有做好对档案的科学管理而出现遗失的问题，这不仅会影响单位的正常工作，还会影响人员的正常晋升等管理工作，并且会对会计工作中的后期查证以及审计等工作造成不同程度的影响。
2.2档案内容不够规范和准确的问题
所收集档案的准确性要求就是要真实反映事实并且保证图片、文件内容等与实际情况相符，而且相应的手续齐全。而规范性要求指的是所收集的档案中的文件是在一定的条例准则下形成或者处理的。但是在目前的档案收集工作中，容易出现文件被修改或涂抹而影响档案的真实可靠性，或者由于文件纸张的问题而影响其保管的持久性、整齐性，并且还会对档案平整、依据以及参考作用造成负面影响。
2.3档案收集时间上的问题
档案收集时间也就是档案管理人员对分散在不同部门和人员手中的档案资料进行收集的时间，或者是后者向前者进行档案移交的时间。通常对于机关文书以及业务部门档案移交的时间要求是在次年上半年开展，而且在移交作业中需要在移交目录基础上开展核对工作以及对移交手续进行执行。而针对会计档案来说则通常在隔年上半年进行移交，或者规定在原部门中的时间不能超过3年。此外，针对基建档案来说则需要在项目验收之后的3个月内进行移交。但是在目前的上述档案收集作业中，存在较为严重的收集时间滞后的问题，这就会造成收集到早应存档的文件而影响了此文件的应用，或者出现档案残缺或丢失等问题，引发档案不够齐全和完整，或者是对其准确性与规范性造成影响等恶性循环的问题。
3档案的保管
3.1加强档案管理设施建设。
使用现代化的管理理念和管理模式，能够有效的解决传统档案管理过程中存在的问题，真正实现档案的现代化管理，除了利用现代化的管理理念以外，还应该提高档案管理的基础设施建设。档案馆应积极引进专业的技术人才，切实提高整体档案管理，人员的综合素质水平，配备专业的设备，只有这样才能够充分发挥档案管理的实际价值。
此外还应该加大基础设备的资金投入力度，对于档案管理过程中需要的设备进行定期的更新，在进行档案保管的时候，还应该争取融入大数据理念，可以和相关大数据的企业进行有机结合，对管理过程中需要的技术和设备进行不断的研发，使档案管理工作能够更适应大数据时代的要求，充分发挥档案管理工作的实际价值，可以利用储存或者虚拟技术，在档案保管过程中拓宽合作渠道，真正实现大数据技术的实际价值。
3.2增强网络防御，加强环境安全。
随着信息技术的快速发展，对档案信息进行储存，相关的储存设备也在不断的增加，传统的管理方法对档案进行储存主要就是利用纸质设备。现如今，进行信息储存可以利用云盘、U盘以及硬盘的多种方式，但是在信息储存的过程中，由于网络储存更加的便捷，但是也会容易受到网络攻击等风险的干扰，例如环境的变化，磁场改变等等，这些都会导致信息储存受到影响。因此对档案进行管理的时候，需要切实提高管理的安全性，首先需要保证网络的安全，提高防御系统的能力，保证储存环境的安全性，所以档案馆需要对档案储存的外界大环境进行有效的管理，保证环境的安全性，切实提高储存系统的安全稳定运行，档案储存中出现问题的概率，定期对数据信息进行检查，确保储存系统处于正常的运行状态。还需要全天候对网络安全进行检查，利用高科技的软件对网络环境进行有效的分析，使用高等级的防火墙，保证信息的安全性。
3.3创新管理工作形式，建设高效服务平台
对档案信息进行保管，还可以充分利用社会大数据技术，建立智慧档案管理，建立全新的档案管理模式。首先，可以通过在线管理系统对档案信息进行详细的记录，提高各种信息的利用率，还可以对档案资源进行有效的整合，不断的优化服务内容。其次，可以充分利用大数据技术，针对不同利用者的实际需求，建立个性化的服务项目，建立一个更加全面的资源管理平台，这样就能够满足更多用户的需求，确保档案保管工作能够有效落实创新管理制度，能够充分发挥档案服务的实际效果。在具体的工作过程中，可以建立有效的制约机制，健全各种考评制度，使用严格的奖惩制度，保证档案管理工作能够有序进行，实现档案管理的创新，确保档案管理工作能够充分发挥其实际价值。
4档案的利用
4.1运用数据挖掘技术，提高档案共享效率。
档案馆进行档案信息的管理，其主要目的就是实现档案利用的最大价值，而大数据技术的优势就是对数据信息进行科学有效处理和分析，不仅能够对数据进行有效的收集，还可以实现数据的分析。如果对档案管理过程中只能对数据信息进行简单的搜索，就不能真正体现出大数据的实际价值，而且也没有实现大数据时代信息的高效利用。对数据信息进行挖掘其最重要的目的就是实现数据的处理和利用，同时也是大数据时代对信息进行利用的关键环节，将原始的数据编码整理入库进行分类，可以随时随地更加迅速的找到想要的信息和数据，利用数据的挖掘技术可以提高信息档案搜索的效率，还可以快速的找到相似编码之间的联系，这也在一定程度上体现出了数据唯一性的意义，能够加快档案信息利用和管理的效率。
4.2建立高质量数字化工作服务平台
为了充分发挥档案馆档案利用最大价值，档案管理必须要具有一个高质量的档案数字化服务平台，增强档案数字化工作效率。首先要建立一个基于大数据的服务平台，利用已经建立好的档案信息，以民生档案为基准，开通统一的访问渠道和咨询渠道。大数据技术下，档案馆以档案信息为核心的服务旨在一个平台下，改善现有跨平台档案信息使用问题，更好地服务于每一位群众，方便群众进行档案资源检索。因此，档案馆应充分利用互联网的便捷性，加强与其他机构之间的合作，实施高度协同化的合作，建立高层面的合作关系，从而在多个相关联单位，通过相关度搜索就可以寻找到不同类别的档案资料，其不但最大限度地开发了档案馆中的档案资源，还为广大群众提供了更加高效快捷的检索方式。
5结语
总之，檔案收集工作，是一切档案管理工作的前提，档案收集水平的高低，直接关系到档案的利用效果。面对当前基层档案室档案收集工作中的常见问题，我们要不断探索，不断创新，寻找解决对策，做好档案收集工作。
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