内蒙古兴安盟扎赉特旗音德尔镇镇政府 内蒙古 137600
摘要：档案可以将企业发展历程如实记录下来，为企业生产经营活动的开展提供有效地指导，是企业宝贵的资产。在时代发展过程中，纸质档案管理模式已经出现了诸多弊端，无法与企业需求相符，不利于档案管理质量的提升。数字化时代企业要转变档案管理方式，充分运用数字化技术，提高档案管理效率，为企业今后发展奠定良好基础。本文结合数字化时代下企业档案管理工作存在的问题，提出了企业加强档案管理数字化建设的策略。
关键词：数字化背景；企业；档案管理
引 言
企业档案真实记录着企业创立到发展中各项生产、经营、管理等业务情况，同时反映着其不同时期的经营战略走向，是企业管理系统中不可或缺的一部分。对于现代化企业而言，档案资源的来源及构成越发丰富，且具有极高的灵活性，增加了相关管理工作难度。而在数字化背景下，很多尖端科技的应用导入，为企业档案管理发展创造了良好的环境支持，其践行势在必行。
一、企业加强档案管理数字化建设的意义
第一，满足时代发展要求。计算机技术的发展与应用给企业档案数字化和网络化建设提出了更高的要求。现阶段很多企业建立了专门的企业局域网，利用互联网实现信息交流与材料交换，并完成自动化办公，扫描仪等设备也应用越来越多，在企业经营管理中形成了大量电子文件。而传统纸质文件档案则与当前企业的办公环境格格不入，档案信息数字化建设成为必然要求，这需要每个企业引起高度关注。第二，提高档案管理水平。企业加快档案管理数字化建设步伐，既提升了档案整理、归档和存储等工作效率，也为档案便捷、快速查询奠定了良好的基础，确保企业内部需求得到满足，促使档案管理服务质量不断提升。企业实行档案数字化管理模式，有利于节约档案资料占地面积与企业资源，防止自然灾害等为档案带来损害，保证了档案管理工作质量的显著提升。第三，简化档案工作流程。在档案管理数字化建设中，能够保证档案及时、有效归档，且通过系统自动处理，减少了大量档案数据录入工作，让繁琐档案处理流程更加高效与简便。第四，在数字化时代下，档案信息使用者能够利用档案系统查询所需信息资源，不会再受到时间与空间等限制，且数字系统让档案管理人员有了诸多便利，不用手动翻阅纸质档案。这样不仅保证了档案服务品质，也减少了装订档案所需时间，为档案数据的完善奠定了良好基础。
二、数字化背景下企业档案管理中存在的问题分析
1.保密性技术应用薄弱
作为企业发展历程中的重要信息资源，企业档案涵盖了大量企业商业机密以及员工个人信息，随着网络开放程度的不断发展，对企业档案数据也带来了严重的安全威胁。目前对企业档案管理的安全性造成影响的因素主要有：企业相关档案管理人员安全保密意识缺乏，在操作过程中未严格按照相关保密制度或管理制度进行，不当操作或操作中的失误使档案外泄、破坏或删除等，另外就是来自外部环境，如：黑客、病毒入侵等，对企业档案数据库造成严重影响，导致信息泄露、数据丢失、篡改等，使企业蒙受不可估量的损失。
2. 档案的管理质量较低
在企业档案管理中，档案的管理内容存在缺失，由于档案管理人员没有接受过相应的管理培训，导致一部分档案管理人员只知道将档案立档归档，不能深刻了解档案的全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管日期等更深层次。长期保管的档案内容了解不充分，对这些档案无法充分利用。档案管理人员的管理观念无法与时俱进，对档案收集、整理、编目、检索查阅等还是采用旧方法，档案管理工作效率低下。档案收集时多为被动收集，档案之中所含信息比较缺少，档案的载体单一，这些情况导致不能多角度、全方位地反映企业的发展历程。档案编研内容比较单调，大多为一次性编纂。只看到和追求档案的数量，很少提高档案管理的质量，不利于档案管理的效率和发挥档案在企业管理上的重要作用，也给档案管理工作带来负面影响，不利用企业的生存和发展。
3.档案服务信息化程度低
现阶段，企业档案管理目标在于开发档案信息的运用价值，为企业经营战略的执行提供参考数据。但多数企业档案管理多以保管、信息整理为主，信息化程度低。而在新时代的信息数据化过程中对企业档案管理提出了更多要求，需要根据现有档案进行归档、整合，使其能够实现集中查阅，以此确保档案信息搜索、利用的便捷性。
三、数字化背景下企业档案管理工作开展策略
1.完善档案管理制度
第一，要结合企业需求制定档案管理制度，主要包括数字化档案日常管理制度、数字化档案工作制度、数字化档案查询制度、数字化档案保密制度和数字化档案管理规范等，在各项规章制度的约束下，企业数字化档案管理工作才能高效开展。第二，应增强档案管理人员的保密意识。在数字化时代下企业档案管理工作将面临安全问题，由于信息数据传播速度很快，容易出现珍贵档案内容泄密的可能，这需要企业及时采取应对措施，避免为自身发展带来不利影响。企业在档案数字化管理过程中，应该将保密工作放在重要的位置，做好档案存储盘保护工作。此外，企业要保证工作人员操作的规范性，将防护措施做到位，防止出现病毒、黑客入侵的情况，促使档案管理数字化水平不断提升。
2.优化档案管理形式，建立管理服务平台
在数字化背景下，为提高企业档案管理工作的服务水平，需及时优化档案管理形式。运用信息技术及企业内部数据整理建立数据化档案管理服务平台。企业信息数字化档案管理平台能够为企业提供档案管理、信息发布，以及电子档案存档等全面的管理服务。此外，改进档案管理业务流程，使企业档案管理不再局限于档案存放。同时，强化企业电子档案的安全性与完整性，使企业档案信息能够实现规范化、标准化、信息化管理。除此之外，企业通过建立管理服务平台，可以借助平台本身的扩展性，将其与企业自动化办公系统集成应用，便于电子档案自动归档。与此同时，企业应采用智慧化、数据化档案管理模式，构建档案信息管理系统，详细记录档案相关信息数据，并且根据企业信息利用率，合理配置档案资源。并且以数据分析形式，总结企业信息资源需求，从而增加档案信息管理系统功能板块。
3.构建档案管理数据库
保证档案管理数据库的完整性与可靠性，才能促使档案系统的效用得到最大限度地发挥。企业应该加快档案管理数据库建设步伐，确保所有信息资源实现统筹管理。企业要关注档案资料扫描、图像处理、业务管理、目录管理、信息查询和数据分析等工作，促使档案管理系统功能更加丰富，为企业经营活动的顺开展提供更多便利。此外，企业要重视对档案信息资源的采集，为档案信息数据库建设创造有利条件。企业要结合自身需求，保证电子文件分类与归档的合理性，各纸质档案要借助数据压缩、扫描仪等现代信息技术，逐步转换为电子档案，为档案信息完整性与可靠性奠定良好基础。企业只有发挥档案管理数据库的作用，才能让数据信息查阅与使用便捷性得以提升。
结束语：总之，企业实行数字化档案管理模式，可以实现档案管理工作质量的提升，在数字化时代下更好地满足档案管理工作要求。当前市场竞争越来越激烈，企业为了实现更进一步的发展，应该关注档案数字化建设，不断完善档案数据管理库，将档案管理制度落到实处，并培养更多素质高、能力强的档案管理人才，这样才能发挥档案作用。
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