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新形势下企业档案管理信息化建设的思考韦秋玲

发表时间：2020/7/15 来源：《基层建设》2020年第6期作者：韦秋玲

[导读] 摘要：在我国进入21世纪的新时期，经济在快速发展，社会在不断进步，企业档案管理也逐渐信息化，由于企业管理层的重视程度比较低，导致软硬件设施落后，企业档案管理信息化建设还存在管理方法落后、安全性差等问题，信息化建设缺乏合理的规划。

        南方电网有限责任公司超高压输电公司南宁局档案管理专责
        摘要：在我国进入21世纪的新时期，经济在快速发展，社会在不断进步，企业档案管理也逐渐信息化，由于企业管理层的重视程度比较低，导致软硬件设施落后，企业档案管理信息化建设还存在管理方法落后、安全性差等问题，信息化建设缺乏合理的规划。所以提高信息化建设的重视程度，引进专业人员进行管理和建设，提高档案的安全性，建立完备的管理机制是企业档案管理信息化推进的重要思路。
        关键词：企业；档案管理；信息化；问题；创新
        引言
        对于企业而言，整体事业若想获得良好的发展，与档案具有重要关系，科学的档案管理可以为公司发展提供充足资源支持。但是在当前企业档案管理过程中仍然存在较多问题，主要表现为档案管理信息化建设滞后，不利于企业的进一步发展，也影响了档案信息的有效应用。因此，对企业档案管理信息建设途径进行适当分析具有重要的意义。
        1档案管理信息化创新的背景和意义
        我国当前的社会发展信息更新换代的速度异常之快，这就导致企业的档案管理面临着巨大的压力和激烈的大环境，因此大部分企业逐步将自身的管理方式进行更新，积极地对信息化管理进行初步了解并应用，但总是会有新的问题出现在发展的进程中。其中，阻止档案信息化的主要原因以创新思想不强、观念意识落后、开发信息资源不够全面等为主。在这样的发展形势下，相关的档案管理工作者必须积极地重视起来，将档案工作的新局面尽快地依靠现代化发展手段进行开拓，做好档案管理信息化创新工作对于企业的发展规划以及社会的进步产生重要的意义。
        2我国企业档案管理工作存在的问题及不足
        2.1档案管理软硬件设施水平低，管理手段落后
        受传统思想影响，企业往往不在档案管理上过多投入，档案管理技术设备条件差，档案室陈旧不堪，相关软硬件不配套，导致档案文件归档混乱、丢失、霉变。同时，由于档案管理人员缺乏专业知识，对档案管理工作的重要性认识不够，在档案资料的收集、整理、鉴定、统计、归档、装订等环节疏于专研，工作模式和方法死板老套，仍然采用手工管理的模式，严重影响了档案管理水平。
        2.2缺乏资金，设备落后
        在进行企业的档案管理工作中，进行软硬件的建设是保证档案管理信息化的基础。但是，运用软硬件需要使用大量的资金。因此，许多企业只是将资金用于产品研发和市场开发商，所以档案管理工作上依然处于初级阶段。不但资金不足，而且企业高层对于档案的信息化不够重视，所以，建设信息化档案管理建设困难重重。在大部分企业中，技术档案信息化体系还不够完善，而且对于技术档案的归档仍然在被动状态，上头传下来什么文件，便对什么文件进行处理，工作人员的主动性难以得到发挥，无法有意识地对档案中的内容进行筛选，从而导致后期工作中资源整合工作的加重。另外，构建档案管理信息化时，前期需要用到大量的资金来对软硬件进行购买，而企业中许多设备需要升级，因此，企业还需要优化其工作环境。
        2.3管理方法落后，缺乏专业性
        企业领导虽然知道要保存重要的文件，但往往忽略了如何管理和保存档案。首先，目前很多企业档案管理信息化仅限于查询文献，很多时候还需要手动去翻找档案，依然还是没能解决问题。其次，由于档案信息化没有成熟的管理人员，对收到的档案只是简单地将其电子化，并未进行有效筛选和分类，导致档案重复录入，增加了后期信息整合的难度，增大了工作量。第三，由于从纸质档案进行信息化建设，转变周期长、见效慢，所以企业对档案信息化重视程度比较低，不愿花资金配置管理系统，已有的设备设施也比较落后，导致档案管理信息化建设进程很慢。另外，企业信息化对档案管理系统的要求比较高，需要有专业人员进行系统建设和维护，而目前很多企业缺少相关的人员配置，导致信息化管理落后，缺乏专业性。
        3企业档案管理工作的信息化建设策略
        3.1档案信息资源的有效收集和整合
        企业档案信息管理中，需要做好资源的收集工作，保证档案信息收集的全面性，并且要避免资源的重复收集，也要注意防止资源的丢失，保证信息收集的有效性，为充分发挥档案信息的作用奠定基础。特别是随着企业生产经营规模的不断扩大，企业部门的数量也越来越多，企业各部门都会产生大量的信息，不仅有生产信息，还有财务以及人力资源管理等各种各样的信息，这些信息资源对于企业生产经营具有重要的作用。因此，企业在进行档案信息资源管理时，要形成一套全面具体的管理体制，确保管理工作有序开展，实现资源的有效收集和整合。例如，对于财务档案信息，财务人员每天都要汇总相关档案信息，并按照时间做好档案信息的排序工作，在汇总时，要注意档案信息的完整性和有效性，避免遗漏和丢失；同时做好检查工作，检查无误后，才可上传档案信息。档案信息的上传工作可以以周或月为单位上传。财务人员录入会计信息后，还需要设置好相应的控制权限，并根据档案信息的变动情况，及时对数据进行整理、增加和修改，保证档案信息的及时性。对于人力资源信息来说，人力资源部门要为每位员工制定个人档案文件夹，将员工文案信息完整地录入，并且随着企业的不断发展，内部员工流动性加剧，需要适时调整岗位，人力资源部门就要根据员工的变动情况，对员工档案信息进行调整、修改，确保档案信息的正确性、完整性、及时性，便于查询和调取。此外，还要制定一套严格的档案信息管理划分标准，明确各个部门的档案信息管理职责，以避免和防止信息的重复录入，使档案信息更加清晰有效。

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        3.2档案管理信息化建设组织安排
        根据企业档案信息化建设要求，可以将软件开发商、自身、软件产品供应商力量整合，组织工程技术设计人员、档案管理人员等相关人员共同参与，形成联合档案管理信息化建设项目组，保证项目顺利运行。考虑到档案管理信息化建设过程也是企业档案管理知识转移的过程，为了保证档案管理信息化建设工作顺利进行，应从管理信息化建设各阶段、总体项目进度等方面入手，针对新旧应用系统接口及档案信息化系统、办公系统数据对接情况进行协调管理，减少内部在档案管理、应用方面的冲突。考虑到企业业务、技术发展对档案管理的新要求，为顺利推进档案管理向运行自动化、增量电子化、传输网络化、存量数字化、利用知识化转变，可以在联合项目团队组建完毕之后参考我国相关标准规范，结合工程项目实际情况从安全、技术、业务三个方面对企业档案管理信息化推进阶段相关组织、人员责任进一步细化落实。基于企业档案管理信息化建设阶段实体档案、数字档案统筹兼顾要求，可以为档案管理人员、信息化建设项目经理分配安全责任。其中档案管理人员需要充分利用数字档案，积极响应库房管理规则制定，定期开展常态化档案检查及异地备份、备份，形成全面安全屏障；而信息化建设项目经理需要根据企业需要配置恰当的杀毒软件，并设置数据加密、日志管理、集成CA（电子认证服务）、权限控制、在线监控等安全控制功能。从技术层面入手，企业应积极配合软件系统分析人员、设计人员的编码工作及现场安装工作，同时依据QA（质量保证）计划对档案资料管理人员及相关参与者进行技术培训，保证档案管理信息化建设中人员风险的有效控制。从业务方面入手，企业应安排专业人员负责档案管理信息化系统配置管理及数字化处理作业，同时要求档案管理信息化工作人员定期进行业务开展情况汇报，保证业务问题的有效解决。
        3.3充分运用现代信息化技术，提升档案管理水平
        近年来，大数据条件下的科学技术日新月异，各种现代化的新技术为企业发展注入了新的活力。企业档案管理工作可以积极利用这些新技术和手段，来提升档案管理工作。要根据实际，对原有的基础设备进行升级换代和优化更新，或者增加全新硬件设备，确保计算机网络技术有坚实的运行载体。同时，结合企业档案管理现状，在引进其它先进档案管理软件的同时，深入研究和开发具有企业特色的档案管理相关软件，让信息化技术应用于档案管理工作各环节，使企业档案管理工作在现代化技术的支撑下为企业发展发挥最大效能。
        3.4纸质档案电子化，完善硬件设备和软件开发
        从纸质档案保存到档案管理信息化转变需要一定的过程，将陈旧的档案进行归纳整理并进行档案录入也需要一定的时间，所以开发档案管理系统要尽量简便化，记录关键信息。技术工程师要根据需求设计几种应用软件，一种对内使用，运用企业内网进行查阅，此种应用可开放更多的查阅权限，让员工能快速找寻查阅。另一种设计对外的查阅软件，便于外界沟通使用。另外企业的硬件设施也需要时常维护更新，以适应信息化要求。
        3.5培养高素质的档案管理人员
        企业档案管理工作离不开高素质的档案管理人员，现代化的档案管理工作对于档案管理人员的综合素质要求较高，并且随着档案管理信息化建设的不断推进，对其信息素养也有较高的要求。因此，企业要加强高素质档案管理人员的培养。第一，加大对高校毕业生的招聘，适当招聘有工作经验的专业人员。第二，加强档案管理人员的素质培养，定期开展相关管理工作的培训，提升档案管理人的管理水平。第三，档案管理人员要增强学习意识，主动学习新的技术，不断丰富自身的知识储备，提升自身的综合素质，总结工作经验，及时改正工作中的不足，提高自身的服务水平，为企业档案管理信息化建设助力。
        3.6转变观念，加大对企业档案管理工作的投入
        企业管理层要从根本上改变思想，正确、深刻认识企业档案管理工作的重要性，并且教育广大员工都能够对档案管理工作有全新的认识，在日常工作中给予积极配合和协助，在企业内部为档案管理工作信息化营造良好的内部氛围。企业管理者要适时深入调研企业档案管理部门，加大在人、财、物等方面支持力度，按照信息化的要求，完善基础设施建设和配备，教育和激励档案管理人员主动去学习新技术，确保软硬件设施相互配套，资源充足，夯实企业档案管理工作信息化的软硬件设施基础。
        结语
        企业档案的管理信息化建设不是阶段性的发展，而是要根据社会信息的不断变化进行持续更新的长久性工作。企业的档案工作管理者应该树立良好的创新观念和服务意识，积极地克服信息化转型中的困难，实时地了解社会、时代变迁的过程及其发展的需求，使得档案的信息化管理工作能够达到理论结合实践、时代结合创新的发展势态，使信息资源能够服务于企业，服务于社会。
        参考文献
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