摘要:档案记录了日常工作中的点滴,对制定经营决策、分析工作中存在的问题等有着重要的价值作用。近年来,随着档案事业的不断发展以及自身经营对档案管理要求的不断提高,传统的档案管理方式显得疲惫不堪,档案管理过程中各种问题频发,为此,需要对档案管理工作进行优化与规范。档案的规范化管理符合的长远需要,同时也是档案管理工作发展到一定时期的客观产物。鉴于此:文章将重点分析当前档案规范化管理中存在的问题及完善策略,只在更好的助推档案的规范化管理发展。
关键词:档案;规范化管理;问题对策
档案工作开展对于的可持续发展非常重要,档案工作开展的时候,需要认真的研究当前档案工作开展情况,并根据档案管理的需要完善档案管理制度,让档案管理工作更加的规范,切实提高档案管理的水平,将档案的作用发挥出来,帮助更好的发展。
1、探讨档案规范化管理过程中存在的常见问题
1.1 对档案规范化管理的认识及重视程度不够
何为档案的规范化管理,档案的规范化管理既是一种模式,又是一种手段。想要实现档案的规范化管理就必须弄懂其核心理念。但是当前很多在经营过程中由于受传统经营理念的束缚,导致对档案规范化管理的重视程度不够,不愿意过多的投入精力、人力、物力来对档案进行规范化管理建设。其次:对档案规范化管理的认识存在误区,很多都片面的认为档案规范化管理就是档案的信息化管理、档案的数字化管理等,从而没有把握住档案规范化管理建设的精髓,也就无从谈起档案的规范化管理实现了。最后:很多中,一些部门片面的认为档案规范化管理只是档案部门的事情,这种认识是及其片面的。
1.2 档案管理人员难当重任
实现档案的规范化管理必须要靠档案管理人员的作用发挥才行,这是因为其是参与者与执行者。本身档案管理就是一项对从业人员有一定资质、技能要求的工作,规范化的档案管理对档案人员的要求就更高了,它不仅要求档案管理人员要具备先进的档案管理思维,还要具备档案管理的信息化技能、现代管理技能等等。而当前很多中的档案管理人员都无法满足档案规范化管理要求。一方面缺少对档案管理人员的后期工作培训,另一方面档案管理人员对自身的要求较低,不愿意投入到档案规范化管理中去。
1.3 档案规范化管理缺少技术支持
档案的规范化管理必定是标准化、信息化的。如何实现档案的规范化管理,与档案管理的技术水平高低有直接的关系。实践证明,传统的以人为中心的档案管理模式是不符合档案规范化管理要求的,档案的规范化管理必定是信息化、数字化、标准化的。这就需要在档案工作建设时,加强对相关技术的应用力度与水平。但是,现在仍然有很多在开展档案工作时,过渡以来传统的工作模式,档案管理缺少信息技术的支持、缺少数据计算的支持,也就无从谈起规范化的档案管理了。
2、实现档案规范化管理发展的建议
一、提高档案管理意识,给档案规范化管理奠定基础
想要做好档案管理工作,便必须认识到档案管理的重要性。若是具備现代档案管理意识,能够给档案工作更好的进行奠定良好的基础,的档案形成于各个部门中,并且会同步的归档电子档案和纸质档案[1]。并且归档范围也比较广泛,因为档案的分散和来源的广泛,直接给档案管理水平造成了教的的营销。中教师不但需要做好教学和日常的工作,还需要做好档案管理工作,只有全体教职工都真正的认识到了做好档案管理的重要性,真正的重视档案管理工作,才能够确保档案资源管理的规范化,才能够更好的满足人们对于档案的需要。
二、完善档案管理体制,做好档案管理队伍建设
进行档案管理的时候,施行的是三级管理体制,也就是档案管理委员会、档案馆以及全校专兼职档案管理队伍三者共同进行档案管理。档案管理委员会需要做好相关的研究,会决定档案工作的方针,从宏观上对全校的档案工作开展进行把握。档案馆是档案管理执行机构,需要做好相关任务的实施工作[2]。全校专兼职档案管理队伍需要做好档案工作组织协调、档案整理积累以及移交工作。想要将三级管理体制的作用发挥出来,要求学校档案管理队伍的质量比较高。通过分析当前管理工作我们能够发现,当前档案管理队伍的素质无法很好的满足当前档案管理的需要,欠缺专业化人才。随着档案信息化工作的进行,人才的作用愈加重要,队伍建设问题还是档案工作开展所面临的重要问题。面对这种情况,必须认识到档案管理的重要性,做好档案管理人才的培训工作,确保其能够掌握更多的档案管理技能,根据实际情况引进高素质的档案管理人才,完善档案管理队伍建设,从而给档案管理工作更好的进行奠定基础。
三、突出重点,做好馆藏资源管理工作
随着档案管理工作的发展,档案资源建设不再仅仅是盲目的重视档案数量,而是应该重视其质量和种类,从整体的需要出发做好档案管理工作。首先,我们必须认识到档案管理并不是简单的进行资料的收集[3]。现在档案资源建设的时候,并没有真正的做到应归尽归。其次,进行档案管理工作的相关制度并没有很好的落实,出现这种情况的原因在于有些管理部门和二级学院并没有真正的认识到档案资源建设重要性,相关工作人员更换的比较频繁,专人专职很难做到,这也会导致档案很容易遗失。进行档案资源建设的时候,需要兼顾到科学研究、社会服务、教书育人以及文化传承等重要方面,在进行馆藏资源建设的时候,需要从整体出发,集合学校教学的特点,将学校风尚更好的体现出来,进行学校精神的传递,给学生营造出一个良好的环境。
四、做好档案信息化建设
随着科技发展,档案工作已经逐步的进入了数字化时代,进行档案建设的时候,也必须认识到档案信息化建设的重要性,紧跟社会和时代发展的趋势,做好档案信息化机制和体制方面的设计,推动档案信息化建设更好的进行。在实施的时候,应该从两个原则出发,首先需要把握双轨制原则,将纸质档案作为正本,将数字档案作为副本来做好档案的存储管理工作。其次,需要根据全周期原则进行档案管理。全周期的档案管理指的是档案管理不再通过以往的方式进行档案的存储以及使用管理工作,需要做好档案产生、存储、使用,甚至是销毁的整个过程的管理。
必须认识到档案信息化建设本身是一项系统性和长期性比较强的工作,进行档案信息化建设的时候,任务也比较的艰难,需要大量的资金和人力资源方面的投入。当前档案管理人员的信息化水平比较差,这便要求学校必须认识到信息技术培训的重要性,加大培训的力度,切实提高档案管理人员的信息化水平。其次,需要重视专业人才的引进,引进专业的档案管理信息化人才,从而给档案管理信息化建设更好的进行奠定基础。
3、结语
档案规范化管理无论是对政府、事业单位还是都非常重要,我们在进行档案管理的时候,必须认识到档案规范化需要较长的时间,其本身便是一个系统的过程,我们必须认识到其重要性,并保持耐心。领导及相关工作人员都必须认识到档案管理规范化对于发展的重要性,明确自己的责任,对于档案管理中存在的问题必须及时的发现并进行上报,严格根据相关的要求开展档案管理工作,将档案的作用更好的发挥出来,让其为更好的发展服务。
参考文献:
[1]卢美西.对于档案规范化管理与加强管理制度的思考[J].传媒论坛,2019,2(24):149.
[2]赵东龙.档案管理规范化建设的实现路径与保障措施[J].山东档案,2019(05):47-49.