摘要:随着科技发展与进步,全球早已步入信息化与数据化时代,高科技设备与各行各业的结合已开始逐步取代老旧工作模式。新时代的发展离不开科技进步,我国自建国以来便设置了科技档案来对科研部门开展的科技活动进行记录与汇总,但以往的科技档案记存模式常常会与具体工作分离,令科技部门工作时无法合理地对档案进行利用。本文将对科技档案方面的创新展开研究,详细论述对科技档案信息资源进行开发与利用的具体方法。
关键词:科技;科技档案;信息资源;开发与利用
引言
要探究科技档案信息资源的开发与利用,首先要了解我国最初设立科技档案的目的,由于科研人员的努力,我国科技日新月异,其发展速度在国际上首屈一指,而为了令后继科研人员对前人的成果进行合理利用,我国方才设置了科技档案,以供科研人员的新生军进行理论方面的参考。可以说,我国设置科技档案的初衷便在于利用。然而就目前而言,科技档案尚未达到被合理地利用到日常的工作中,及开发到新项目中去,于其信息资源的开发、利用方面仍存在着更多可能性。
一、提高企事业对科技档案的重视程度
(一)科技档案相关规章制度的改革
我国向来将科技的发展放在未来发展政策的首要位置,因此与科技档案相关的规章制度较为详细,后续大多相关企事业单位、公司科研部门也以此规章制度为基础制定了企事业科技档案规章,殊不知以往老旧的规章制度已成为限制当下科技档案信息资源开发利用的桎梏,目前来说,大多企事业单位仍将科技档案当作“例行公事”,对科技档案的重视程度及信息程度远远不足。为令科技档案的信息资源能得到有效开发与利用,企事业与相关部门应该根据本单位现状制定新式章程,令企事业中的每一位员工都参与到科技档案信息收集工作中来,以此提高企事业对科技档案的重视程度。除重视程度外,科技档案的使用难度也成为阻碍其信息资源利用的阻碍,目前许多企事业科技档案门槛过高,有权限调取科技档案的员工不多,且相关手续复杂。针对此状况,企事业单位应降低科技档案使用门槛,提高核心员工使用科技档案的权限。而为对科研成果进行保密,在提高员工权限外,企事业单位可与员工签订协约,如此一来,既在一定程度上增加了科技档案的利用率,又可在一定程度上对企事业科技信息进行保密[1]。
(二)对企事业核心员工进行科技档案方面的培训
由于过去老旧的科技档案管理、利用模式,科技档案利用率较低的问题已深入人心,即便是企事业的核心员工对科技档案的使用方法仍只是一知半解,如此以来便形成了死循环,由于不会使用致使不去使用,又因不去使用而造成无法使用,长此以往,科技档案信息资源的利用率只会停滞不前。为解决这一问题,企事业单位应聘请相关技术人员对企事业中有权限使用科技档案的员工进行培训,该类员工并不仅仅限于基层员工,企事业领导阶层也应处于此列之中。除培训科技档案的使用方法外,档案的保密性也应在培训中作为必修课及时普及,以免造成因员工对档案保密性认知不足而对科技档案大肆宣扬的状况发生。
二、提高企事业单位对科技档案信息收集、管理方面的能力
(一)对档案撰写部门的培训
受以往规章制度的限制,为科技档案部门提供档案的相关人员需在每月内上交一定的档案数量,由于企事业与部门仅对数量有所限制,并未对档案的质量提出相关要求,致使企业内的科技档案的质量参差不齐,有时领导阶层与员工想对科技档案进行翻阅,却发现根本无法从档案内获取有用信息。档案撰写部门是科技档案的“地基”,企业需对该部门进行培训,在一定程度上提升科技档案的质量。除培训外,企业也应制定新规章制度,除要求数量外,还需对科技档案的质量提出确切底限。
(二)扩张科技档案信息的来源面
对于企事业而言,满足客户需求才是保证企事业科技档案长期持续发展的基石,而科技档案的信息收集也可针对客户展开。事实上,科技并不仅仅指电子设备的发展,其余领域的发展也应归属于科技的发展之中,譬如会计电算化的发展、客户需求大数据的发展等等。当今企事业(包括县档案馆)应当其中大多领域的发展参与至科技档案之中,不仅为后续科学技术的发展提供理论基础,也为管理、财会、信息的发展提供切实的理论基础[2]。
(三)定期对科技档案系统进行更新与维护
由于企事业对科技档案部门资金投入不足,尤其企业,科技档案依旧在使用老旧设备,机器卡顿、下载读取困难都是目前科技档案信息利用开发领域将面临的问题。为令这一状况消失,企业除加强对该部门的资金投入外,还应聘请技术人员,定期对设备、系统进行更新与维护,同时,企业应准备相应的计算机设备对时间过久的废弃档案进行存储,负责更新的人员应将废弃档案自当前科技档案中剪切,将其移至专门存储废弃档案的设备中,以备不时之需[3]。
三、科技档案信息资源开发与利用的具体措施
(一)制定科学的管理模式,提高词条检索效率
要提高科技档案的信息资源开发利用率,制定科学的管理模式。科技档案的管理应与图书馆管理大同小异,在对档案进行分类时,应根据领域、涉及词条、具体内容进行合理分类。以建筑工程企业单位举例而言,该单位应当具体设定的管理类科技档案、财会类科技档案、技术类科技档案、高新设备科技档案等等,而技术类科技档案又可分为公共设施建筑工程科技档案、房地产科技档案等等,公共设施建筑工程档案又可涉及到水稳碎石技术更新档案等等,如此层级分明,在后续对其进行利用时也可增加利用效率。除分类管理外,企业应聘请技术人员在科技档案系统中设计搜索、检索引擎,假如某员工想在科技档案中获取有关水稳碎石的资料,只需在科技档案中搜索“水稳碎石”,便可得到相应的档案[4]。
(二)将科技档案深化至服务中
随着科技的发展,当今企事业在技术层面的发展大同小异,相同规模的企业并无明显差距,生产的产品质量也在伯仲之间,在此大环境下,技术早已不能令企业的竞争力大幅度提升,在当今时代,谁能更大程度地满足客户与受众的需求,谁就能占据市场的主动权。为了提高科技档案信息资源的开发利用率,当今企事业应当将科技档案深化至对客户与受众的服务之中,由服务部门收集客户需求进行,再经过相关档案人员进行汇总,而后将该档案汇入科技档案的库存之中,再由相关人员对该档案进行分析,详细解析出客户的具体需求,为社会服务。进而令企事业制定相关营运方案,形成完全的信息收集、分析与制定相关策略的完美循环。以此模式运营一段时间后,企事业便可自科技档案中找寻资源规律,并根据科技档案对未来客户需求做出预测,更大程度地适应市场的需求,。为社会发展起助推作用。
结语
在新时代时期,信息的掌握正是发展的基础,如果仅仅只重视档案信息的收集而不擅长利用,那么科技档案便会成为企业的累赘,不仅没办法帮助企业发展,还会平白无故地为企事业增添支出,因此如何对科技档案的信息资源进行合理开发与利用应当是当今企事业加倍关注的课题。本文自提高企事业对科技档案的重视程度、提高企事业于科技档案信息收集、信息管理方面的能力展开讨论,提出具体措施以供同行参考。
参考文献:
[1]耿美.开发档案信息资源服务科技创新发展 ——安徽省科技档案资源开发利用初探[J].安徽科技,2019,(12):39-40.
[2]徐春红.浅谈科技档案信息资源的开发与利用[J].卷宗,2019,9(13):77.
[3]杜娟.试论新时期科技档案信息资源的开发与利用[J].卷宗,2019,9(10):102.
[4]张小梅.浅谈科技档案信息资源的开发与利用[J].甘肃冶金,2019,41(1):126-128.