摘要：档案工作是基建项目管理工作的重要组成部分，贯穿在整个基建项目建设全过程。如今，基建项目建设越来越规范、复杂，形成的档案资料越来越多，相应的档案管理难度也在不断增大。对此，只有引进新技术、新思想，创新档案管理方法，才能提高档案管理质量。本文基于科研单位基建档案管理存在的问题及对策分析展开论述。
关键词：科研单位；基建档案管理；存在的问题；对策分析
引言
在基建工程项目实施全过程中会产生大量的数据信息，基建档案就是对这些信息的整合。做好基建档案管理可以大大提高数据信息的可靠性，防止在基建项目某个环节中出现信息遗失等问题，而且借助信息技术可以实现档案资料的自动化查阅、存储和归档，为各环节工作提供依据，同时也为档案管理人员和利用者提供便利。因此，开展基建工程项目应做好基建档案管理工作，提高重视程度。
1基建档案的定义
基建档案是企事业单位、政府机关档案管理中重要的组成部分。1988年，国家档案局、国家计委4号文件对基建档案下达了科学的定义，指出：“基本建设项目档案资料是在整个建设项目从酝酿、决策到建成（使用）全过程中形成的。”基建档案数量庞大，涉及内容广泛，形式多样，综合性较强，具有原始性、周期性、完整性、专业性、现实性等特点。工程建设中，按照项目建设工程进度所形成的资料分类，可以分为三个阶段。分别是前期管理档案，施工管理档案和竣工管理档案。前期管理档案环节会产生可行性研究，包括可研报告、专家建议等文件。此外，还有设计文件以及日常工作产生的管理文件，包括会议纪要，请示、征地文件、拆迁文件等材料。施工建设环节中会产生图纸、安装、装饰装修、模型、报表、开工、竣工报告、竣工验收单等材料。竣工管理档案环节包括监理档案、单位验收报告等材料。
2基建档案管理工作存在的问题及分析
2.1工程与档案责任分工不明
在项目建设中，档案材料的形成不是一蹴而就，需要日积月累的过程，项目档案的形成往往会历经多个部门、多个单位和多个人员。由于相关人员忽略项目档案材料收集及时性，或未将档案管理纳入工程日常管理之中不是个例。为此，造成档案管理人员处于工作被动状态，不能及时、准确掌握工程进展情况，不能掌握档案资料形成情况。在档案利用、归档工作造成严重影响时相互推诿，也导致项目及档案的整体管理效率低下。
2.2缺乏对项目档案资料管理工作的重视
在许多工程项目中，决策者存在着重施工把控，轻资料管理的问题，对建设项目档案管理的重要性认识不足，为建设项目的后期管理及科学决策，造成不必要的障碍。此外，档案管理人员若未对相应的管理工作给予充分重视，则会造成资料在收集、保存和归档的过程中出现纰漏。如只重视红头文件，对于文件的附件及修改稿件不做保存；只重视纸质材料的收集，未重视音频、视频或光盘等其他载体资料的收集，甚至对于涉密文件未按规定进行保存；同时，对于档案的记录工作粗心马虎，出现日期不准确，字迹模糊，说明不到位等情况，易对后期的工作进行造成非常大的困扰。
2.3工作制度不系统，缺乏规范管理制度
基建档案管理工作贯穿于工程项目的全过程，从项目立项审批到竣工验收，涉及多个单位和部门的协同作战。对于科研单位而言，大部分不涉及房地产、建筑行业，对于基建档案没有一套统一的、成熟的管理体制，档案人员对档案管理的主观性较明显，管理方式有较大差异。加之档案信息资源管理进入信息化时代，为满足新时期、新形势下的新需求，档案工作一定要以具有相应功能的软、硬件设备为依托。
但现今的科研单位，其档案组织的软、硬件设施及其利用技术、服务方式等落后于现今日常活动对档案管理的需要。另外，随着国家对大中型基本建设项目档案工作的全过程从严监督检查要求的提出以及科研单位基础保障平台建设需求的日益增长，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》要求各单位将档案工作列入工作考核内容，依法加强对基本建设项目档案工作的监督指导，做到监督检查周期化、业务指导常态化。在新规定的磨合过程中，与之相适应的制度不完善，时常出现节点把握不到位、安排不合理等问题，对基建档案管理工作的高质量、高效率工作也带来了较大的影响。
3提升基建项目资料管理的策略和方法
3.1建立健全科学的基建档案管理体系
完善且科学的档案管理体系直接关系到基建档案管理工作整体水平。建立基建档案管理体系，应当根据实际情况，结合具体的基础工程建设项目情况，从而建立科学且行之有效的管理制度。此外，在建立健全基建档案管理体系的过程中，应当明确基建档案管理相关工作负责人的工作职责，划分具体的工作内容，还有奖惩制度等各个方面的内容。其中需要注意的是，还应重视基建档案数据材料在收集与整理等环节涉及的内容，制定具体的规定与规范，进而提高基建档案工作整体规范性与准确性。
3.2树立科学有效的管理观念，提高管理意识
在基建工程项目中，有些领导会产生“重建设，轻管理”的片面思想，将视线重点集中在工程施工环节上，对档案管理关注较少，导致档案工作在推进过程中受阻。因此，领导和主管干部应该从思想上加强基建档案的管理工作意识，定期组织学习辅导班，开展相关人员专业培训工作，提高项目建设管理人员的档案管理意识，形成人人参与项目管理，重视档案留存的良好建设秩序。同时，在日常办公中，严格执行管理制度，做好监督和管理两方面的工作。
3.3应用先进技术，增强工作人员的素质
在计算机技术与网络技术快速发展的背景下，应在基建档案管理工作中科学合理地应用现代化信息技术，优化基础建设项目管理工作模式，节约人力与物力方面的投入，促进基建档案管理工作的网络化与高效化。应用网络信息技术，可以实现基建档案的网络传输、实时查阅以及同步保存等，可以将传统的纸质档案转变为电子档案，提高基建档案的保存效率。与此同时，针对目前基建档案管理人员综合素质较低的情况以及身兼数职的问题，应当不断加强基建档案管理工作队伍的建设。应将专业知识与专业技能的教育培训工作纳入日常工作中，使之常态化。应根据职能不同的基建档案管理人员，开展有针对性的专业培训，提高档案管理人员的整体专业素养与业务能力，利用科学合理的措施激励其开展自主学习。让基建档案管理工作队伍可以适应环境与工作的新变化，进一步促进基建档案管理工作的发展。
结束语
不论是项目领导还是档案管理人员都应当给予充分重视，认真履行各项职责，不断接触新思想，学习新技术，将更好的方法应用到档案管理当中，在收集、整理、归档资料的环节中充分发挥工作的积极性和主动性。做好档案的管理工作，力求档案资料的完整、真实，在实践中不断探索基建资料管理的新模式，新方法，努力使档案资料管理工作更科学化、规范化。
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