摘要：在我国市场经济快速发展的今天，企业必须着眼于提高核心竞争力和优化业务流程，但是档案管理对很多企业来说并没有给予足够的重视，因此企业管理文档工作通常更加耗时且不熟练。因此，借助专业档案外包机构来完成档案数字化是不少公司的首选方案。虽然外包档案管理可以减轻公司相关方面的压力，但并不意味着就可以撒手不管。要实现资源的合理配置已经不易，还需要让外包计划符合企业战略。最重要的是要规避企业档案数字化外包可能带来的风险，并有完善的防范措施。工程档案外包存在什么问题以及相应的对策是本次研究的主题。深入了解公司文档管理外包的驱动力，进一步探讨了文档管理外包的内容和流程，然后对各阶段可能存在的风险进行预测，并提出相应的风险应对策略。这不仅是一种企业档案管理的创新方法与形式，更是未来企业档案管理所应参考和执行的策略。
关键词：企业工程档案数字化外包；存在问题；解决方案或对策
引言：企业之间竞争愈发激烈的今天。公司档案是公司生存和发展不可缺少的一部分。虽然它对公司发展没有特别重要的作用，但也必须给予相当程度的重视。档案管理外包提倡将适量的档案管理作业转包给社会专业机构或公司，为企业提供更专业的业务管理及其支持。这不仅是企业减轻档案管理压力的有效解决途径，也是未来大多数企业档案管理的一种高效的策略。为了准确地了解目前对外包企业的研究现状，笔者对外包企业的研究现状做了一定程度的总结概括，并提供了些浅薄见解以供参考。
1．企业档案数字化外包的必要性
档案数字化包括独立处理和外包处理。在对公司的文档进行数字化前就应该对其进行数字化测试工作，并根据具体情况考虑如何对文档进行数字化。
有些公司先是尝试自主进行独立处理，随后又将档案数字化处理工作外包，造成文档错乱，随后又导致管理混乱，雇员工作失控，录入信息设备发生故障等事故。
还有些公司因为各种原因，雇员很有限。公司档案处理时没有专业档案公司所拥有的大量资源。在独立处理的情况下，需要再临时雇佣人员来完成数字化工作。首先，公司需要很多具备图像处理、语音制作和扫描等沟通技能的人员，他们的日常工作至少需要一个正式员工进行监督管理。档案数字化是一个十分严格、艰巨、枯燥的过程。管理软件经验的缺乏、社区工作者处理个人统计信息的经验不足以及数字内容的质量把控不足，导致了未来对这些数字内容的存取存在的诸多问题[1]。
由于自主处理档案数字化工作需要大量投资才能购买完整的数字化设备来完成数字化工作。因此，结合公司实际情况，将文件数字化外包给专业公司是一项性价比相对较高的选择。外包，特别是将档案委托给数字化管理专业公司，可以节省成本和时间，提高资源利用效率和公司档案数字库质量。企业档案数字化工作可以将项目外包给相对便宜的社会服务机构，而公司本身档案室可集中精力在档案数字库的严格监控和高效利用上。
2.企业自身条件评估
为了保证企业的核心竞争力，外包项目是必不可少的。要界定外包范围，只有当企业深入理解了自身核心竞争力在哪里，才能把不是核心竞争力、也很难形成核心竞争力的工作外包出去。核心竞争力是一个企业综合其所拥有的资源，使某些项目技术能达到同行业领先水平的象征。如果企业在没有正确掌握自身核心竞争力的方向在哪里的情况下盲目对项目外包，将可能对企业发展造成严重影响[2]。
企业文档管理外包在短期内对公司可能会有很大的影响。企业应做好充分准备应对冲击。例如，企业将数字档案工作外包后，本单位数字档案信息管理人员可能会发生跳槽甚至失业的情况。企业应尽量避免文件管理外包带来的各种负面影响;接受变化并为之做好准备。同时，公司应更新企业规章制度并且整合新的企业文化，满足外包项目后公司新的需求。
3.计算基本预算
很多企业领导在外包文档管理时对降低成本提出了更高的要求，因为增加利润是企业发展的重中之重。当然，成本只是其中一个需要考量的因素。如果将文件管理服务外包，需要考虑很多问题。另一个问题是，如果员工负责某项业务，如果员工辞职，公司将面临信息泄露的风险。换句话说，文件管理外包的成本不仅要考虑直接成本，还要考虑潜在成本，包括成本的扩大和延伸，由此造成的组织混乱等[3]。
4.企业档案数字化外包存在的问题
首先就是缺乏人力支持，绝大多数设计部门负责人擅长工艺设计而非文档专家，他们缺乏对文档数字化的意识，自然也没有过多地强调对档案数字化过程中的监督管理问题，导致数字库混乱，利用率也十分低下。
外包公司的资质以及外包公司的员工素质的高低决定了数字化后数字库性能的好坏。大多数外包公司为了追求经济利益，从负责人到普通员工普遍没有强烈的责任心，并且具有很高的人员流动性，外包公司的员工薪资一般为多劳多得制度，很大程度导致了员工过于追求数字化速度而忽略了数字化质量[4]。
设计图的录入工作十分困难。很多工程设计图虽然是在电脑上完成设计，但是实际操作时需要按照实际情况进行小修小改，而且设计图通常由设计师亲笔签名，签名和修改痕迹难以识别。由于外包公司员工对本单位部门，专业部门和人员分配知之甚少，因此识别手写痕迹更加困难。
数字化录入场地不足。
由于公司档案库通常不配备专业数字化录入场所，因此公司需要单独寻找场地，外包公司数字化工作时，工作地点通常太狭窄而无法容纳足够的扫描设备和员工来工作，从而导致数字化时间的大大延长。或者由于工作地点和档案室相距太远，需要专人去运送档案出入库，导致浪费大量的人力资源和工作时间
安全风险，首先是实体档案安全，如数字化过程中，人员必须对纸质档案进行翻阅和录入，在对纸质档案进行拆解以及重新绑定过程中容易出现，可能会造成损坏原始纸质档案、纸张顺序错乱等难以避免的问题。第二是由于数字信息本身易于复制并且传播途径广泛的特性，文档信息可能被泄露，泄露企业机密甚至国家机密的后果难以想象。
数字化文档检测工作不完善。在“检查”阶段对已完成的数字文档进行检查是文档数字化工程中非常重要的一部分，也是录入公司数字档案的最后一步。但公司负责人没有专业的数字化相关知识经验，或者没有足够的公司专业人员来执行检验工作，只执行少量的检验抽查工作，甚至不进行检测工作而直接将数据录入公司数字档案。对企业后续对数字库的利用造成很大不便，数据不全甚至造假数据将对公司以及雇员造成很大损失[5]。
5.相应对策
公司工程档案数字化外包工作开始前，公司必须建立档案数字化管理部门，企业档案负责人负责组织的建立以及人员工作分配。该部门负责所有与档案数字化相关的任务，如外包工作招标、档案分类、工作监控、绩效考核等工作。责任人应确保成员的职位明确、合理地协调工作并且共享资源，防止工作中出现疏漏或问题时无法溯源追责的情况发生。同时企业需从档案利用及保护两方面出发建立档案数字化原则。其中档案利用中，档案数字化管理部门可调取理念档案提供利用记录，明确各档案利用率，在此基础上规划档案数字化顺序，一般利用率交稿的档案优先安排数字化，就档案保护而言，需注重有损档案、珍贵档案的数字化，以避免珍贵档案的消失。
对选定的外包公司有必要对该公司的工作质量、设备性能、人力资源素质情况、处理软件型号是否符合要求等方面进行全面核查，以及考察该公司是否相应资质、是否发生严重信息泄露问题、是否有违约历史等不良记录。具有数字加工相关保密资质的数字服务机构在同等条件下应作为优先选择之一。与数字化分包商签订外包合同时，应明确各方面工作的员工资质，以及对保密工作做出严格规定。确保信息安全以及降低发生意外的可能性
为应对外包人员对本公司人员分配体系认识不足的问题，设计部门应对设计图进行标准化处理；将修改过的图纸重新电脑修改，设计人员签名处应附有电脑字体。如无法进行电脑修复的图纸也应寻找当时设计员进行辅助识别。确保录入的信息真实有效。
数字工作地点应合理布局，这需要公司全方位的配合，地点应布置在档案仓库附近，不应存在监视盲区。要建立健全安全防控体系；其次，对数字人员进行保密培训，与数字外包公司建立安全保密协议，最大程度减少信息泄露的可能，泄露后也有有力的追责手段。
加强对数字文件的录入工作监管后，公司也应安排足够的人员进行数字库的检查。数字化检查包括两个方面：一方面是对文档实体的检查；另一方面是对扫描文档实体的检查。检查纸质文档是否正确装订或是否被损坏；核对数字文档库是否和纸质文档信息一致，要对数字文档库进行详细的检查和划分，尽量避免抽查。查验过程中发现问题后应尽快和外包公司协商返工修改[6]。
公司开展档案数字化项目前，应对档案进行合理的数字化处理，使之适合自身情况。企业应该尽量选择适合本企业档案管理的数字化加工方法，而不是将其它公司的经验不加改进直接套用。
6.结束语：
随着市场经济的快速发展，企业需要集中精力提高核心竞争力，优化业务流程。企业自行管理档案往往费时费力、做出来的成果也往往不尽人意。借助专业的档案管理外包公司帮助企业管理档案，档案数字化已成为许多企业的理想选择。这需要企业从战略上把握全局，实现资源的合理配置。最重要的是能够规避文件外包可能带来的风险，并有完善的应对措施。不仅企业自身需要在各方面进行提升，还需要积极改进外包承包商的档案管理，学习其他行业外包工作的先进工作方法。加强同行之间的沟通与合作，推动成立档案管理外包协会，秉持求真务实的精神，借鉴其他行业外包的先进管理理念。如果企业档案管理外包能真正实现优化升级，对企业、档案行业乃至整个市场经济都将是一个新的发展和飞跃。
参考文献：
[1]黄霄羽.国外商业性文件中心现状特点评析[J].北京档案,2009(6):40-42.
[2] 黄霄羽，陈艳.美国商业性文件中心 IRONMOUNTAIN 的运作模式分析及启示[J]. 北京档案，2007(11) :38-39.
[3] 鲁汉蓉.商业性文档管理公司及其在档案信息资源实体布局中的位置[J].档案管理, 2006(3):27-29.
[4] 汪洵.国外商业性文件中心的产生和发展[J].档案管理,2005(6):85.
[5] 白世贞，国彦平.服务外包业务流程管理[M].北京：化学工业出版社，2011:156-168．
[6] 吴加琪，李广都.我国档案中介组织的现状分析及业务展望[J].档案学研究,2004(4):13-16.