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摘要：人事档案是用人单位在了解人、使用人的过程形成的能得到组织认可的文件材料，是记录人才信息的重要载体，人事档案也能为核实和评价一个人提供最基本且最权威的依据，同时人事档案也会如影随形般跟随当事人一生，其重要性对个人而言不言而喻，人事档案对于企业的重要性也亦如此，因为它能客观的帮助人力资源工作者和企业管理层更好的管理人才、挖掘人才以及调配人才，进而对企业发展提供强大动力。本文对人事档案在企业发展中的重要性进行探讨。
一、人事档案在企业发展中的重要性
1、人事档案是选拔人才的重要基础
人事档案是一个人成长的所有印记，记载了个人从校园生活到工作经历，以及个人的思想品德、工作状态、业务能力、社会关系、荣誉表彰等各方面重要的信息，而这一切也将是企业用人、发展人才所看重的重要参考依据，同时合理的利用人事档案挖掘人才，也将会对企业发展产生重要意义。就目前而言，一些中小企业在发展的过程中，只注重企业经济效益的提升和生产活动的扩大，而忽略对人事档案的管理，或是片面的将人事档案管理认定为是一个静态化管理，不能正确认知人事档案管理的重要价值和意义，更不能真正的将人事档案所发挥的效力落到实处，更有甚者，有些企业不按规定转运档案，或是随便涂抹，甚至是调换、毁灭档案的现象也频频发生，而这些现象的产生在一定程度上损害的当事人的合法权益，也为企业长足发展埋下隐患。
2、人事档案是管理好干部、员工的重要依据
干部作为企业发展的中坚力量，不论是对内还是对外，都将发挥着不可估量的作用，而人事档案作为能了解干部各方面能力和经历的重要依据，会对企业选拔和调配人才发挥重要作用。用人单位可以从人事档案中的某一事项的记载中观察和分析出某一干部的性格特征、专业特点以及心理特点，综合其日常工作表现，基本上就会对其作出一个全面的认知，从而会更加准确的为其提供一个合适的管理岗位。如为一位专门研究财务管理的管理干部提供一个财务管理岗可以说是“物尽其用”，而若为其提供一个销售管理岗，则有可能是埋没人才，不能让其真正发挥能力，甚至会有“排挤”“能者”之嫌。同时，各层级的干部作为一个部门或者一个团队的负责人，他们具有一定的“权威性”，其日常工作表现也会具有一定的感染力。若企业能在人事档案中增加对干部以及员工的奖惩情况激励措施，这也会像是一个巨大的“推手”激励干部的管理热情，帮助企业内部员工开展良性竞争，提高员工和领导层的工作激情，促进企业良性发展。但是在真正让人事档案发挥其效力的同时，相关工作者也要做好排查工作，认真核实人事档案记录的信息是否属实，因为有些当事人为了升职、谋求更好的发展道路，会借助一些途径来美化人事档案，这样就会对其他人员不公平，所以，在推举人才选拔干部时，一定要做好档案的排查和调查工作。同时，在日常的档案管理工作中，档案内容也应从传统的单一的信息记录逐步走向多元化记录，增加个人品德、诚信记录、工作态度、技术创新、专业著作以及科研创新等内容，多维度的去评判一个人，同时也让人事档案在任人唯贤的企业经营理念中做出更加系统、全面的评价，这样才能更好的助力企业发展，让人事档案发挥其真正的价值。
3、提供证据作用，发挥其效力
人才的选定需要用人单位综合考量，而人事档案作为记录工作人员各方面的重要依据，将会是企业选拔人才的重要依据，也将会是企业发展进步的重要依据。因为企业在任命干部时，不能头脑一热领导说委派谁担任什么职位就担任什么职位，而是对人才的任用要有一定的依据，要有一定的说明材料，而人事档案恰恰能为获取广大职员的认可提供有力的证据，它能将管理干部的每一次奖惩情况记录的非常详细，也能将其工作能力陈述清楚，从而为企业的发展做出突出贡献。
同时，随着社会经济的不断发展，“铁饭碗”已经成为了上一代人的“代言词”，现代年轻人更加喜欢追求有刺激性以及与自己兴趣爱好相匹配、待遇更加优厚、更加适合自己的工作，在这种背景下就加快了人才的流动性，且流动方式也越来越灵活。而用人单位会在收到其求职意向后，认真查阅当事人的人事档案，根据档案记载的基本信息以及结合其他方面对当事人是否任用做出判断。人事档案管理在企业发展中发挥着重要意义，但是为了提高企业人事档案管理工作质量，企业还必须建立严格的人事档案管理制度，用制度来约束各个层级的员工。如，建立人事档案归档工作，对员工进行年度考核，并将考核情况以及这一年的奖惩情况如实记录，以保证客观真实的评价每一位员工在这一年度所做的主要工作以及工作表现。同时，也要加快人事档案管理人员的素质建设，让其多快好省的配合企业发展，为企业挖掘更多的人才。
二、提高企业人事档案管理水平的思路
1、高度重视，提升人事档案管理的规范化水平
一套健全的管理制度是实现人事档案规范化管理的前提。实行规范化档案管理首先应对档案文件资料的搜集、整理工作进行规范，构建与之配套的健全管理制度。同时，制定专门的收集标准，确保管理工作更加规范化与合理化。为防止档案信息遗失，应对不同人事档案文件资料进行科学分类，对不同类型的档案采取集中管理的办法。此外，进一步健全《档案借阅制度》，保证人事档案管理的安全性。严格落实责任制，参照我国有关法律法规，对档案管理失职行为给予相应的严惩，以示警告。
2、 重视人事档案资料的收集、鉴定、整理管理，提升档案案卷质量
人事档案管理中最基础的工作就是档案的收集、鉴定与整理工作。为了更加全面地反映员工的个人情况，要求人事档案管理人员必须不断补充档案信息，使人事档案内容更加完整。档案人员要多与档案生成部门联系，督促其及时移交工作中所形成的资料，除了入党材料、第二学历材料、聘任表以外，还包括考核表、变岗表、奖励与处罚材料等。只有通过严格审核的材料才能归档，杜绝虚假材料混入。要将档案收集、鉴定、整理工作做得经常化，保证不拖延、不积压，实现档案内容与个人实际信息的同步。围绕《干部人事档案材料收集归档规定》中的要求对人事档案进行分类，然后进行装订。发现档案装具破损应尽快更换，在整理档案的时候要严格按照分类标准准确分类，并规范整理。这样才能为今后的档案查阅奠定基础。
3、 提高入职门槛，培养高水平的档案管理人员
就人事档案管理而言，它对企业发展有着重要的作用，因此，在企业管理中占有较为重要的地位。就某种层面来说，这项工作开展得好不好直接影响到企业的后续发展。为此，在企业管理中企业领导必须重视人事档案管理工作。企业要适当提高招聘条件，从高校、社会上选聘专业人才，优化档案队伍。同时，加强对在职档案人员的业务培训，组织其系统学习与人事档案相关的理论知识、政策法规，提升人事档案管理质量。另外，要加强对人事档案人员的思想教育，培养他们的职业道德素养。人事档案管理工作要求工作人员必须爱岗敬业、甘于奉献，有较强的责任意识。企业必须确保档案数量与人员名单一致，可对分管人事档案的人员做好记录，制作一份名单。对每年调出、调入人员档案数量进行详细的记录，通过统计分析，确保对人事档案数量了然于胸。这样才能在短时间内发现问题，及时核对分析，解决问题。
结束语
总而言之，企业人事档案管理在现代企业发展中重要的一项工作内容，作为现代企业应加快人事管理建设，善于利用人事档案所发挥出的巨大价值，挖掘更多的人才，加快团队建设，进而在人事档案所发挥的效益下推动企业发展。
参考文献：
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[2]王珊，董庆军，郭建国，等.大数据背景下人事档案管理优化策略探究[J].文化产业，2019（13）.