中国石化销售股份有限公司山东菏泽石油分公司 山东省 274031
摘要：随着信息技术的高速发展，计算机信息技术和互联网技术已经渗透到人们生活和生产的各个方面，极大推动了人类社会的进步和发展。在这样的背景下，传统办公室文秘综合管理模式和方法已经无法满足时代发展需求，这就要求企业在进行办公室综合管理时，必须要树立与时俱进的管理理念，并将信息技术与综合管理相结合，以此来使得办公室综合管理始终保持着先进性和有效性，促进企业健康长远发展。因此文章重点就办公室文秘综合管理工作展开相关分析。
关键词：办公室；文秘；综合管理；思考
党的十九大以来，随着我国经济由高速发展逐步转为高质量发展，改革开放程度进一步扩大，市场竞争环境和企业发展形势发生了巨大变化，文秘人员作为企业办公室的重要组成部分，为适应残酷的市场竞争环境，必须具备良好的思想政治素养和职业能力素质，提升自身各项综合素养，提高服务质量和水平，才能更好地为企业服务。此外，搞好办公室文秘工作不仅是一个企业的外在形象展现，还关系到企业整体发展情况，可以为现代企业领导决策提供参考和依据，确保企业领导决策的科学性和系统性。
1企业办公室文秘工作的重要性
在当前企业全面深化改革的背景下，必须充分认识到搞好办公室文秘工作的重要性，认识到提高文秘职业综合素养的必要性。邓小平同志在1975 年搞整顿时指出：“一个地方工作要抓住几个人，办公室主任、公安局长、组织部长。”这就说明了办公室工作的重要性，也表明了办公室是一个单位、一个系统、一个机构的关键部门。文秘工作作为企业办公室的重要组成部分，其重要性是不言而喻的。习近平总书记在《秘书工作的风范———与地县办公室干部谈心》一文中提出，“办公室工作任务概括起来有三个：一个是决策的参谋、智囊作用；一个是对上对下的服务；一个是机要、保密工作。这几项任务都很重要。”具体来说，重要性主要体现在以下几个方面作用：
1.1助手作用，也就是参谋、智囊作用
在企业中，办公室文秘工作人员一般直接为领导服务，是领导决策的参谋，起着助手作用，正所谓“运筹帷幄之中，决胜千里之外”，可以比喻为领导者“手的延长”。从工作职责来看，企业文秘工作主要是辅助起草公司职代会报告、经济工作报告及其他领导讲话稿等相关材料，还要经常下基层调研情况，研究行业政策，向领导提供信息、资料、文件等决策依据，甚至有时需要出谋划策，提出工作建议和决策方案，辅助领导决策，制定工作计划等，这无疑说明办公室文秘工作的重要性，是企业运行不可或缺的一部分。
1.2枢纽作用，也就是对上对下的作用
通常来说，国企办公室文秘工作人员承担着领导管理层与外界沟通协调、上传下达等作用，以便使企业内部各层级建立稳定严密的关系。在企业管理层级中，各级领导层级是一个庞大而精细的体系，主要包括总部领导机关、分公司领导机关及基层领导管理机关。因此，在复杂有序的企业管理体系中，各级办公室文秘就是要接收上级领导层的指示、部署安排等，并详细地传递给为其服务的领导管理层；同时，还需要把本级领导管理层指示安排部署等传达给下一级单位，督促下级单位严格执行企业各类决策。领导管理层精力和时间均有限，不可能事必躬亲，这就要求办公室文秘部门和文秘人员必须发挥信息中枢作用，做到内外沟通、上下协调、左右安排，使企业领导层能够及时准确地把握国内外政治经济形势、行业市场等变化，通过召开各类重要会议、搞好舆论宣传及发布各项制度等方式，使国企各层级员工尽快了解、熟悉和执行领导管理层的决策部署安排，更快更好地促推企业快速发展。
1.3机要、保密作用
由于办公室文秘人员处于国企机关的关键岗位，且作为领导的参谋辅助人员，常伴于领导左右，经手了企业许多商业秘密、内部发展情况和管理现状等文件及信息，这就要求文秘人员必须遵守企业有关保密制度和职业道德规范，对所经手的企业秘密严加保密，不该说的坚决不说。在现代企业激烈的市场竞争中，一旦文秘人员在工作中发生有意或无意的泄密事故，这将会严重影响企业开展生产经营活动，导致在激烈的市场竞争中处于不利地位，甚至可能造成严重损失以至于破产。
2企业办公室文秘综合管理工作中存在的问题
2.1需要进一步明确并完善办公室管理要求
办公室管理工作的现状会直接影响到我国企业的发展，必须要关注和重视办公室管理工作，真正掌握办公室管理工作的实际现状，办公室管理工作必须要做好各个环节之间的衔接工作，一旦一个环节出现了问题，就会直接影响到整体的运行，甚至还会直接影响到企业的未来发展，随着新时代的来临，对企业的办公室管理工作提出了更高的要求和挑战。另外，必须要结合市场环境的变化不断完善和创新办公室管理工作，否则就会导致办公室管理工作无法发挥出其作用和价值，办公室管理水平能够直接体现出企业的管理水平和效果。
2.2办公室管理人员的综合素养需要进一步提升
一般情况下，企业的办公室管理工作被归属于行政部门，所以办公室管理人员在进行招聘的时候往往会更加重视人才的协调组织能力以及文字能力，并没有重视管理能力。随着市场环境的不断变化，办公室管理人员应该了解现代技术管理工作以及具有良好的判断和决策能力，从而能够为管理层的决策提供一定的帮助。企业办公室管理工作必须要结合自身的实际情况对办公室管理人员的分配方面做出科学、合理的改变。但是企业在实际办公室管理工作开展的时候，办公室人员已经习惯了传统的工作模式，导致其本身的综合素质和专业技术水平受到了比较大的局限，这些成为阻碍企业进一步发展的关键因素。
2.3办公室管理制度有待进一步革新
办公室管理工作的顺利实施离不开规章制度的支持，必须要真正的落实规章制度才能够保证办公室管理工作的质量和安全。由于办公室管理工作所涉及的范围比较广并且具有一定的复杂性，如果不能保证办公室管理制度的全面性和综合性，就会导致办公室管理工作出现混乱的现象发生。管理制度必须要结合办公室管理工作的基本流程进行构建，保证管理制度能够对办公室管理工作产生有效的约束，才能够真正地调动办公室管理人员的积极性和工作热情，从而保证办公室管理工作有序开展。比如印章管理制度以及公文制度等诸多规章制度进行科学、合理的规定。
3企业办公室管理工作的有效策略
3.1明确各岗位工作职责
企业在发展的过程中往往会受到政府的帮助和支持，企业办公室管理工作所面临的事情比较繁杂，所以，对于企业来讲，办公室管理工作必须要具有一定的多样性，应该结合新时代的发展精细化管理，将办公室管理工作和程序尽量简单化，从而才能够有效地缩短办公所需要的时间，将主要精力投入到企业的发展中。另外，企业必须要结合自身的实际情况不断地完善和创新自身的办公室管理制度，将各个岗位的责任加以明确，并且将责任落实到每个岗位的人员身上，才能够提高办公室管理工作的效果和水平，一旦出现问题能够以最快的速度找到相关责任人，避免出现相互推诿责任的现象发生，保证我国企业的可持续性发展。
3.2综合运用办公自动化
3.2.1办公自动化的内涵
办公自动化是指通过计算机网络技术把与办公相关的信息组合在一起，形成一套完整的自动化技术。在办公自动化中，人扮演着重要的角色，计算机、打印机、传真机等等都需要人来进行操作，由此可见，办公自动化中人和设备都是缺一不可的。总的来说，办公自动化包括：信息交流、文字及图像的处理、文件和行政的管理等等。办公自动化不仅可以实现人机互联、信息共享，为领导的管理和决策提供依据，而且还有利于企业与外界的信息沟通。与此同时，办公自动化还可以为企业的员工提供工作的便利，让企业的员工可以利用网络查找资料，甚至可以与外界进行互动，实现远程办公，这是办公自动化非常重要的内涵，它可以提高企业员工的办公效率。
3.2.2 办公自动化的基本特征
办公自动化有以下几点特征：（1）安全性，企业办公室的各项工作都有一定的机密性，为了避免企业的重要信息被盗取，办公自动化必须要保证办公信息的安全性，随着办公自动化技术不断深入，针对这一问题，各个企业都采取了相应的安全加密措施，如在企业内部建立统一的信息管理平台，并设置相应的登录密码，在需要登录系统时，只有输入正确的密码后才能登录系统。（2）易用性，在办公中引入办公自动化的母的就是要减轻工作人员的工作压力，提高工作效率，所以办公自动化中的软件设备一定要简便耐用，才能让办公自动化得到广泛的应用。（3）稳定性，随着时代的发展，对办公自动化又提出了新的要求，由于一些大型企业的办公自动化经常处于超负荷，因此这就要求办公自动化要具备较强的稳定性。
3.2.3 实现办公自动化的要素
（1）通信平台
办公室管理中的信息、资料、文件等，都是来源于企业的各个部门，因此，要在企业内部建立一个通信平台，让企业的各个部门通过通信平台相互交流、相互沟通，让办公自动化在企业中充分地发挥其作用，促使企业得到更好地发展。
（2）信息发布平台
决策发布后需要将决策尽快的发布到企业的各个部门，方便各个部门进行执行和决策，但对于大型企业中的部门较多，传达信息的速度相对较慢，因此可以借助办公自动化中的信息发布平台，提高信息传送的时效性。
（3）文档管理和工作流程自动化
在传统办公中，文档管理和检索是一项耗时耗力的工作，甚至还会出现文档遗漏或者丢失的现象，但在办公中使用办公自动化可以对文档进行安全有效地整理和保管。与此同时，还可以对日程工作中的文件处理、审批、收发文件等等，都可以利用办公自动化进行实时的监控和跟踪，让各部门之间进行有效地协作，进而提高工作效率。
（4）其他要素
随着科学技术的不断进步，办公自动化在拥有以上功能的基础上，还要进一步的优化创新，提高办公自动化的管理水平；建立一个信息集中整合的平台，能够直接有效地了解企业的运营状况；建立一个文化组织管理平台，让员工之间相互交流、相互沟通；建立一个有效的知识资产管理平台，定期的对企业的员工进行专业知识培训，提高员工的专业技能和整体素质。
3.2.4办公自动化在办公室管理中的创新优化措施
（1）技术不断地创新
办公自动化在经过长时间的发展后，其网络办公体系已经较为完善，随着办公业务的不断扩展，办公自动化也要顺应时代的发展进行优化创新，满足业务的发展需求。办公自动化对其企业来说，它在办公管理中起着重要的作用，要想办公自动化充分地发挥其作用，就要引入先进的科学技术，让办公自动化系统得到进一步的升级。如在软件方面，实现多个技术融合，促使企业的各个项目都能得以顺利展开，为企业的发展增砖添瓦；在硬件方面，要运用运行速度快，系统兼容性好且内存容量大的设备，提高系统运行的稳定性，促使企业实现可持续发展。
（2）注重办公人员的业务培训
企业办公室人员的业务水平直接关系着办公自动化的应用，办公自动化在信息化发展的时代对其技术要求更高，要是办公人员的业务水平满足不了办公自动化的发展需求，则办公自动化的作用就不能充分地发挥出来，因此，企业要注重办公人员的业务培训，定期的对办公人员展开专业培训，由于办公自动化涉及的设备类型较多，因此，办公人员还要对管理学、统计学等等多门技术进行学习培训，进而提高办公人员的办公自动化应用水平，与此同时，在熟练使用日常工作中的常规软件外，还要熟练地运用本专业的办公软件。此外，企业的管理者要对多为企业的办公人员提供培训的机会，如企业自引进新的设备或者是安装新的系统时，要对企业员工进行集中的培训，让企业员工对新设备或者新系统能够熟练地掌握运用，还可以在采用一带一的培训模式，让企业有经验的员工带刚入职的新员工，让新员工能够快速的熟悉工作环境，并很好地进入工作状态，对于表现好的员工，要给以一定的奖励，激励员工更加的奋发向上，为企业的发展贡献自己的力量。
（3）改善硬件的环境
为了让办公自动化得到更好的发展，就要对其硬件环境有更高的要求，要不断地更新和优化硬件设备，以此来保证办公自动化系统运行的稳定性，如计算机、互联网等设备随着科学技术的进步，逐渐实现现代化自动管理，由此可见，做好硬件建设是实现现代化管理的基础条件，因此，企业的管理工作人员要熟练地运用各种现代化设备，加强硬件建设，引进先进的设备和技术，促使办公自动化得以顺利展开。
（4）提高文本档案的安全性
办公自动化虽然减轻了企业工作人员的压力，提高了工作的效率，但同时也有弊端，它的安全性能不高，因此，必须要提高企业文本档案的安全性，做好安全防护措施，让企业的信息得以安全保障，随着相关人员的深入研究，办公自动化在信息安全方面也得到了进一步的突破，在企业的内部建立局域网，让企业的内网和外网有效地隔开，这样就能让企业网络信息得到安全保障，同时，还可以对企业的办公数据进行多层加密保护，设置登录密码，只有输入密码后才能登录该系统，这极大地保证了办公管理的安全性能。
3.3更新企业办公室管理观念
随着新时代的快速发展，我国企业在发展的过程中传统的办公室管理理念已经远远无法满足新时代发展的需求，作为现代化办公室管理工作人员来讲，必须要结合企业自身的发展实际情况作为出发点去思考各种问题，为了能够稳固自身企业在市场上的脚跟，必须要不断地提高自身的竞争力，办公室管理人员必须要具有一定程度的可预见性，必须要对自身的办公室管理工作具有主动性和积极性，才能够有效提高企业的可持续性发展。办公室管理工作在日常工作中必须要及时更新自身的管理理念，实现现代化、科学化管理模式，才能够全面地提高企业办公室管理工作的水平和效果。
3.4提高企业办公室的管理制度与服务性
科学、合理的管理制度在企业办公室管理工作中有着十分重要的意义，所以，在日常办公室管理工作的时候相关管理人员必须要严格的按照规定进行工作。企业在遇到比较重大会议的时候必须要积极与其他部门及时交流沟通，办公室管理工作会产生一定的制约因素，所以对于办公室管理工作必须要严格地遵守规章制度，进行各种问题的处理。另外，全面优化办公室管理工作的流程，从而才能够保证办公室管理工作的可行性和可靠性，最终保证办公室管理工作能够顺利地实施。办公室管理工作为了能够充分地发挥出自身的作用和价值，必须要打破传统的管理模式和方法，积极创新各种工作，办公室管理人员本身必须要具有一定的开拓性，必须要以坚持企业的大局为主，提出科学、合理的管理实施方案，才能够真正地优化和完善办公室管理工作的服务性，最终提高企业的办公室管理效率和水平，及时解决各种存在的问题。
综上所述，在当前企业全面深化改革的大形势下，国企文秘工作人员只有脚踏实地、真抓实干、严谨认真、注重细节、勤于研究思考，不断努力提升理论学习、信息处理、公文写作及综合职业能力，才能更好地提升工作效率，提升辅助决策能力和水平，为企业未来发展作出新的更大贡献。
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