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摘要：伴随着当今社会经济和可持续技术的不断发展，企业人事管理制度改革不断深入，企业人事档案的管理工作面临的很多新问题也随之日益凸显出来，并对企业管理产生着不容忽视的影响。本文着重对现代企业发展中有关人事档案的管理问题进行了分析，并提出了一些具体对策，以供参考。
关键词：现代企业；人事档案管理；问题；对策
1导言
人事档案是企业人才信息最为主要的载体，是一个人学习经历、工作经历、家庭情况、奖惩任免、工资和组织关系等有关情况的原始记录，它准确、真实地呈现了员工德、才、能、绩各方面的表现，是全面了解一个人人生轨迹和维护个人合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分。
人事档案的管理工作主要包含人事档案材料的收集和鉴别、整理和归档，人事档案的建立、接收、保管、利用及转递，档案信息化等。其质量好坏直接影响着企业人才选拔、任用，员工个人退休社保办理和公证等，甚至关系到企业人才培养、干部监督的质量水平和长远发展战略的实施。
2现代企业人事档案管理存在的问题
2.1人事档案管理意识较薄弱
虽然人事档案工作在企业管理中有着很重要的位置，但由于该项工作与企业的经济效益和社会效益没有直接联系，无法取得明显成绩，在绩效最大化的理念下，部分企业管理者无法深刻认识到人事档案管理的必要性和紧迫性，缺乏足够的重视。一些档案工作人员也还停留在传统的思想意识，认为人事档案管理就是对个人信息的保管与摘录，不需要具备相应的专业知识，从而对工作产生懈怠和应付等情绪。另外，很多员工个人对人事档案也存在认识不足，在填写应入档材料时不规范，不准确，或者将应归档的材料保留在自己手中。而且，在我国个人是不能接触到本人档案的，如果企业人事档案管理职能弱化，有的人甚至不知道自己的档案在何处存放，直至涉及出国政审、社保办理、公证等个人事项时，才多方联系查找。久而久之，造成档案材料缺失，信息前后不一致，查找困难等问题，人事档案管理逐渐流于形式，进而导致人事档案管理工作质量逐渐降低，不能为企业的人才队伍建设等提供有效服务，无法发挥人事档案的真正价值。
2.2档案管理基础薄弱，从业人员素质不适应档案发展
人事档案管理是一项政策性、机密性、规范性很强的工作，对档案设备设施、装具和从业人员均具有明确要求。由于得不到充分重视，很多企业未能按照国家相关规定，建设专门的档案库房和配备温湿度调节、防火防盗等设备设施，档案装具不规范，有的甚至直接使用档案袋存放，无法确保档案安全和科学管理。在人事档案管理人员配置方面，当前企业档案管理人员流动性大、更换频繁，企业在人员上岗之前不仅没有考虑其胜任程度，也没有进行专业的培训和指导。有的工作人员不是中共党员，也不是专职档案员，他们身兼数职，没有足够的时间和精力真正投入到档案管理工作中，他们对档案管理的专业知识知之甚少，对工作职责认知模糊，认为只要保管好、能找到就万事大吉，不仅未能及时对档案材料进行收集、鉴别、整理、归档或转递，更谈不上档案信息审核认定等专业性工作，大大制约了人事档案管理的质量和水平。
2.3人事档案管理制度不规范，执行不到位
在具体的人事档案管理过程中，存在很多不规范、不合格的现象，如：有的信息填写不规范或前后不一致，甚至存在造假问题；有的材料没有签字或盖章等关键信息而不合格；有的档案材料由于没有及时收集、归档，造成内容缺失；还有的档案材料杂乱无章，没有得到整理归类；有人无档、有档无人、一人多档等等。究其原因，在于人事档案管理制度不完善，管理不严格，落实不到位，非常不利于人事档案管理工作的有效进行。
3现代企业人事档案管理控制对策
3.1提高档案意识，加强档案管理
企业管理者要树立正确的档案意识，真正从思想上认识到人事档案工作的重要性，并将其纳入议事日程中来。建立专门的人事档案管理机构，明确档案管理工作领导责任，严明制度并确保得到落实。人事档案管理人员则要具有主动意识，转变思路，摒弃过去“坐、等、靠”的服务理念，对档案资料进行及时且完整地收集与分类整理，主动为相关部门和人员提供高质量的人事档案信息服务。同时，不断更新个人知识储备，加大人事档案管理的宣传力度，充分利用展板、宣传栏、简报、公众号、电子邮箱等工具大力宣传与企业和员工切身利益相关的档案知识，经常与相关业务部门进行业务交流，从而提高全员档案意识，自上而下营造良好的人事档案管理氛围。
3.2改善档案管理条件，夯实基础工作
人事档案应当遵循“预防为主、防治结合”的基本要求，并建立与维护档案存放秩序的合理性。阅档场所、整体场所和办公场所应进行分离，对专用档案管理库房进行坚固和防潮防火处理。
同时库房内配置金属质地的档案柜或密集架，并设置监控和空调，去湿和灭火设备，以及温湿度计等硬件设施。定期检查库房的防火、防潮、防蛀、防光、防高温等设施和安全措施，保持库房的清洁和库房内适宜的温度和湿度。合理配置计算机、扫描仪、复印机、打孔器、切纸刀等现代化办公设备和用具，使用标准的、统一的档案盒，对人事档案进行计算机信息化管理，完善电子台账，确保账物一致，使档案管理工作的安全性和可靠性得到一定的物质保障。
3.3提高档案管理人员素质
随着人事制度的深化改革，人事档案管理的主要工作内容和难度均大大增加，而且，人事档案格外强调其保密与服务管理性。在人事档案建设工作中，工作人员发挥着很重要的作用，这就要求从业人员必须具备相应的政治素质和职业素养。一方面，企业要严把选人用人关，不仅要考虑从业人员的工作能力，还应把责任意识、服务意识和大局意识等标准考虑在内，选配政治素质好、专业能力强、作风正派的中共党员从事人事档案管理工作；另一方面，企业要强化工作人员综合素质与政治思想素质的培训，重视培养其坚持原则、严守纪律的作风，同时还应系统化地组织学习有关政策、法规，及人事档案管理业务知识和技巧，以便适应新时代对于企业人事档案工作提出的新要求。
3.4优化人事档案管理制度，规范档案管理工作
人事档案管理是一个动态的过程，必须围绕人事档案管理的职责分工、档案材料的分类、收集、鉴别、移交、利用、统计、转递等方面来进行制度修编，对人事档案管理工作流程进行科学合理的规范，使之有章可循，为相关工作人员提供更为具体的指引和约束，并结合人事档案管理的现状，及时对不适应新情况、新形势的地方进行修订，形成科学完善的人事档案管理体系，以保证人事档案工作的政策性与纪律性，内容的连续性、完整性和真实性，使各项工作真正落到实处。需要注意以下几点：
第一，按照国家有关规定，明确档案材料归档内容和十大类别，不属于归档范围的不予接收。第二，对新聘用人员的档案，及时开具调档函，进行调档和接收，做到有人必有档。第三，在规定期限内按照规范要求及时收集企业内部产生的考核、任免、职称、工资、奖惩、组织关系等档案材料，相关部门须按规定程序审批后方可移交，对于不符合要求或缺失关键材料的，予以退回，待整改后方可接收，所有接收的档案材料均需附有明细，尤其注意重名人员材料的归档，做到一人一档。第四，按照人事档案材料整理的基本原则对材料进行编写类号和页码，补充目录，并装订。第五，查借阅档案，需持有查借阅审批单或外单位介绍信，档案人员应在场监督，特别注意保护档案材料，严禁涂改、圈划、抽取、撤换等行为。如需借出，应明确借用期限，及时催还，借出和归还时均应核对档案明细。第六，对于转出人员，根据档案转出审批单，开具“人事档案转递通知单”，及时通过机要的形式转递或派专人递送，或办理退工退档，做到人转档必转。第七，员工个人不得接触到本人档案，档案管理人员本人及其有回避关系的亲属的人事档案，应交由专人保管。
3.5建立企业人事档案管理系统，加快其信息化进程
新时期企业人事档案工作要积极与社会发展趋势相适应，不仅要构建较为完善的管理体系，还应积极创新人事档案管理模式，推动企业现代化人事档案管理工作的发展。现代信息技术发展日新月异，人事档案信息量日益庞大，为了全方位提升人事档案工作管理水平，引入信息技术手段，并依照有关技术标准要求，将纸质档案管理模式转为现代化的数字文本模式，进而建立人事档案管理系统势在必行。
首当其冲的是，对人事档案进行全面梳理和审核，并规范人事档案信息目录的建库、扫描和图像处理，以及数据信息的存储和研究等各个环节，同时还应确保现代化数字档案管理工作的真实完善性，以及安全实用性，要保证其与纸质档案信息相一致。档案人员要及时录入人事档案信息，针对人事信息变动情况，及时更新数据库，确保人事档案数据库信息始终与实际情况保持一致性，进一步扩大数据检索范围，提高人事档案信息查询的准确性和便捷性，这对纸质档案原件也是一种保护。当然，要做好备份，避免信息出现遗失的情况。同时，可以将人事档案管理系统与人力资源体系进行对接，一方面，为人事档案工作提供更加及时、准确、丰富的人员信息，提升人力档案管理工作的质量和效率，另一方面，可以充分发挥企业人事档案工作的运用价值，使其更好地促进企业人才评价、选拔等人力资源管理工作。
4结束语
总而言之，企业人事档案管理工作是一项艰巨而复杂的工作，随着人事管理制度的不断改革和完善，人事档案工作应适应现代化发展要求，更加的科学与规范化，并能够与时俱进。这就要求从事相关工作的人员从观念上转变，从制度上更新，从管理上完善，采取有效的措施，不断改进，促进人事档案工作可以更好地为整个社会进行服务，为企业服务，为员工服务。
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