黑龙江省黑河市爱辉区对外友好服务中心
摘要：档案记录着单位从创建之初到目前为止的经营活动、发展历史等相关资料，是单位进行了科学决策、制定长效发展规划等工作的重要依据。推动档案的电子化、信息化改革，是现阶段优化档案管理机制、深度挖掘信息资源价值的重要选择。作为档案管理的重要基础与首要前提，电子档案的安全性防护管理水平在一定程度上决定了档案开发的质效，需要管理部门高度重视。
关键词：企业；电子档案管理；隐患；措施
1电子档案管理的标准要求
1.1完整性要求
电子档案与其他档案一样，需要具有完整的组织结构关系。按照指定的发文、收文内容，按照不同的内容进行分析。根据行业、规范、形式、期限等信息进行不同调整。专业不同、操作的认识人员管理方式不同。在基建、房地产、科研等领域，内部文件、外部文件、审批验收文件都是处于动态的，如果不及时整理，就会造成信息资料的遗失，导致档案的不完整。电子档案需要具有立体形式的交叉性，工作人呢，也需要从多方面进行管理，通过多形式的管理，提高档案的完整性，避免因为一方面档案的遗失，导致档案的彻底丢失。面对档案完整性问题，需要采取有效的措施处理，确保电子档案的整体保存完整性。
1.2原始性要求
电子档案是将实质的纸质档案转变为虚拟的电子数据，通过原始数据生成，可能存在失真问题。面对电子档案的存储、传输过程，需要以完全复制的方法，保存原水数据的同时，对纸质档案进行存储。对于各类电子档案，可以通过不同的形式进行存储。例如，磁盘、磁带、影像等形式的电子档案存储。
1.3真实性要求
电子档案是可以进行原操作复制的，复印过程中可能发生变质问题。复制后不会留下痕迹，以准确的电子档案标准，建立真实档案，避免档案失真。按照电子文件信息标准形式，调整档案信息的操作过程。采取准确的方式、方法，调整软件格式的不同形式，避免档案信息出错。
1.4安全性要求
档案中的数据信息、文字、影像不可以随意改动，但电子档案一旦被破解，信息容易产生不安全的情况，数据、文字、影像可能存在被篡改的风险。这些问题严重的影响电子档案的安全管理。为了避免安全问题，需要实施安全防火强密码管理，建立电子档案的安全防护系统。
2电子档案管理中存在的问题
2.1电子档案管理人员的综合能力有待强化
电子档案管理工作开展中，决定其工作效率和质量的基础因素就是电子档案管理人员的综合能力，包括了计算机应用能力、信息化办公能力等等。而在现阶段的电子档案管理工作中，部分管理人员受传统档案管理模式的影响，其信息化档案管理能力以及计算机设备的操作能力都有所不足，这就造成了现阶段电子档案管理工作的效率和质量难以发挥，给档案管理工作的现代化发展带来了不利影响。
2.2电子档案管理设备有待更新
电子档案管理中，档案调取速度、储存速度以及档案分析速度的主要影响因素就是电子档案管理的设备，而现阶段部分行业的电子档案管理中，存在设备老化情况严重、硬件设备质量不足和软件系统搭载速度不足的现实问题，因此造成电子档案管理的优势难以体现。陈旧的电子设备容易在档案管理过程中出现死机的情况，造成档案数据丢失，给档案管理工作的开展带来严重的不利影响。
2.3电子档案管理中安全防护机制有待完善
电子档案管理作为依托于现代电子信息技术的新型档案管理模式，虽然大幅提升了档案管理工作的效率和质量，使档案管理功能更加完善，但与此同时，也面临互联网信息安全问题的威胁，因此落实安全防护机制有着重要意义。而现阶段的电子档案管理中，安全防护机制的建设还有待完善，使电子数据档案面临着信息泄漏的威胁，给行业发展埋下了安全隐患。
3企业电子档案管理提高有效途径探讨
3.1加强人员培训
随着企业办公自动化的广泛应用和普及，档案信息技术和档案管理得到极大的促进和发展，同时档案管理人员也面临着新的挑战。要求档案管理人员对风险意识进行树立，对自身职业道德素质、政治素质进行提高，对保密意识进行强化，并使自身知识结构不断更新和优化，企业通过组织有效的培训学习，使档案管理人员能够对现代化管理知识和档案专业知识予以掌握，实现电子档案的科学管理，充分发挥电子档案收集、整理、鉴定、统计、应用等方面快捷高效准确的优势，更好地适应信息时代档案管理工作要求。
3.2电子档案安全性保障
目前网络安全问题一直是网络技术应用研究重点，电子档案需要利用电脑与网络才能实现，其中也存在着大量不安全的因素和隐患，严重威胁数字信息的完整性和安全性。对于电子文档的安全性，需要从技术层面进行有效保障。技术层面的安全保障主要包括以下方面：防止外部因素对计算机和网络带来不安全影响，确保系统安全的有效物质支持，需要确保在安全可靠的网络运行环境中，系统具有完备的数据库，并具备软件系统的初始化运行、目标设置、用户管理、管理修改、数据更新等系统保护功能；另外是针对档案信息本身的安全防护，避免电子档案信息在生成、管理、利用过程中，出现破坏、更改、泄漏或因人为原因、非法入侵等造成的电子档案信息损坏、删除以及非法传递档案信息等行为的防范能力，对电子档案在传递过程中，加强保密技术加强应用，使档案信息自身保密性、完整性、可控性、可用性得到有效保障。
3.3档案管理制度完善
档案管理制度的健全和完善，有利于电子信息及时归档，工作效率提高，使文件利用的时效性增强。在档案管理制度建立时，应从企业信息化管理以及办公自动化方面入手，对信息产出源头进行分析，对其发展规律进行总结，将电子文件归档纳入归档制度，使电子档案管理的安全性、完整性得到保障。另外电子档案信息具有载体之间轻松转移的特性，可以实现远程传输，以及点对多的传送，利用这种接收载体和信息的可分离性，使档案信息复制更为便捷、组合更加灵活。这也同时提高电子档案保密安全工作的难度，需要有效制度进行严格规范，使电子档案的安全性管理得以加强。
3.4电子文档存档、保管工作加强
电子文件归档方式的选择直接影响着档案的稳定性和安全性。目前普遍采用多份备份光盘进行数据存储，使归档过程中数据丢失情况得到有效控制，但备份盘的大量制作也增加了相关管理人员的工作量以及存储空间。随着信息技术的不断发展，电子档案存档技术可利用只读光盘，并采用网络移交、归档的方式进行。另外网络移交包括：对电子文件归档专线网线传递予以实现；确定电子文件信息汇集的中心管理部门，如利用信息管理中心，对企业的信息管理工作进行统筹和规划，对各部门形成的电子文件进行及时收集、汇总、处理、分发以及共享。另外由档案部门对过期数据进行鉴定。
结束语：
综上所述，随着信息化建设水平的不断提升，加强电子档案管理至关重要，这主要是因为档案资料的地位和价值越来越大。虽然电子档案重要性认知程度以及管理水平均有所提升，但是现阶段实践中依然存在着很多的问题与弊端，为此需立足实际，不断创新和改进理念与方法，这样才能有效提高电子档案管理水平。
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