中国铁建股份有限公司档案馆 北京 100855
为加强建设项目的风险防控，规范建设项目档案管理，切实保证建设项目档案的完整、准确、系统与安全，笔者先后对公司所属直管工程指挥部、托管项目部、施工总承包项目部、BOT项目等工程建设档案工作进行了调研。从调研情况看，多数单位的管理者越来越重视档案工作，但是还有很多方面需要总结经验，进一步思考做好建设项目档案工作的方式方法。
一、调研的总体情况
1.项目档案工作意识方面。各项目机构普遍重视档案工作，多数项目机构领导认识到建设项目档案是项目建设及其管理活动的真实记录，把档案工作摆在与工程建设和管理同等重要的位置。有的工程指挥部将档案工作纳入项目管理程序，纳入领导责任制和相关人员岗位职责，制定竣工文件移交奖励办法。有的项目部把档案管理工作纳入年度整体工作计划，成立档案管理领导小组，实行项目本级、所属分部主管领导及办公室主任、档案管理人员三级连带责任制，项目经理部本级和所属各分部均配备专（兼）职档案人员，有效地促进了项目竣工文件的形成、积累、整理和归档工作，为各项档案业务顺利开展提供了组织保障。有的工程管理指挥部及时组建档案室，设置专（兼）职档案人员，成立项目档案工作小组，建立档案收集、整理、保管、保密、借阅利用等规章制度，配置档案库房和档案管理保护设施，使建设项目档案得到安全保管。
2.项目档案收集工作方面。多数项目机构对项目竣工文件的形成与归档采取了有效的控制措施。有的项目经理部在项目建设期间，主动与省公路协会、市档案馆等单位联系，在规范工程项目竣工文件的形成、收集与整理上获得指导和帮助。有的工程管理指挥部在指挥部成立之后，及时与质监站、安监站、市城建档案馆、轨道交通集团信息中心对接，明确施工技术质量验标、测量及试验专业技术规范和项目文件村料归档范围、移交归档期限等内容，主动接受主管部门的业务指导和督促检查，规范各种文档资料用表式样、统一文案整理标准，按照相关规定做好项目文件材料的同步归档工作。
3.档案工作基础业务建设方面。大部分项目机构认真贯彻执行国家有关建设项目档案工作的规章和标准，认真开展项目档案工作基础业务建设，注重项目建设各阶段文件材料的形成质量。有的项目经理部按《省公路工程竣工文件编制及立卷归档实用范本》进行预立卷，重视过程文件材料的积累，档案的原始性、完整性、准确性得到一定保证。有的工程管理指挥部，注重专（兼）职档案人员的业务素质教育，积极参加档案专业技术和业务知识培训，开展项目文件资料的过程把控，及时纠偏，查漏补缺。
二、调研发现的问题
1.部分项目机构对档案工作重视不够。有的项目公司未建立档案工作机构，档案人员由公文处理人员兼管，档案管理运行机制不健全，规章制度不完善，文件材料归档范围不明确，造成项目建成运营多年，竣工文件仍未按公司科技档案管理要求进行整理、归档。
2.个别项目机构对档案工作的控制管理措施不到位。一是档案管理“三纳入”不到位。档案工作纳入项目领导议事日程、纳入项目规章制度及项目建设管理程序、纳入项目有关部门职责范围和有关人员的岗位职责有待进一步加强。二是档案工作与项目建设“四同步”管理不到位，未完全做到档案工作与项目同步规划设计、同步安排布置、同步检查指导、同步竣工验收。有的工程指挥部档案工作滞后项目建设，竣工文件资料缺失，达不到归档要求。三是在建工程项目档案管理中，存在文件材料收集不齐全、整理欠规范、日常基础管理台账不完备等问题。四是部分项目档案工作未纳入合同管理，签订的施工承包合同、监理委托合同中对项目档案的归档范围、归档份数、整理标准、移交时间等具体事项未作明确要求。
3.项目竣工文件材料质量不符合要求。大部分建设项目各种原件归档不齐全，部分项目的施工记录、监理文件存在数据不准确、签章不完备，技术文件资料填写不规范，计量单位不统一等现象，严重影响竣工档案的完整性和准确性。
4.建设项目专（兼）职档案人员的业务素质有待进一步提高。有些档案人员熟悉工程建设各专业技术规范标准、了解和掌握施工过程中的各种工序流程，但对档案管理业务不精通，不能完全适应建设项目档案工作的客观需要，无法有效实施全过程跟踪服务与指导。
5.档案安全保管存在隐患。有的项目公司虽然设立了档案库房，但档案安全保管设施设备不完善，档案安全管理制度不健全，档案保管不能满足“八防”要求，档案装具不规范，现存档案资料存在极大的安全隐患。
6.建设项目运用信息化手段管理档案还很薄弱。一是大部分项目未建立档案信息化管理系统，电子档案收集滞后，未开展档案数字化工作，利用档案仍处在条目检索和人工查阅阶段。二是档案信息系统安全保管措施不健全，档案数据备份工作不完善，未落实档案异质备份要求。
7.对重大建设项目档案进行“前端控制、过程跟踪、全程管控”的力度不到位，大部分单位未能做到项目各个时期档案管理业务的跟踪指导与监督，未能实现项目档案管理与工程进度、质量、安全、造价、技术管理等同步进行。
三、关于对调研情况的几点思考
项目档案管理是企业档案工作的源头管理之一，是企业管理基础工作的重要组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。项目档案是项目建设的真实记录，贯穿建设项目的立项、调研、可行性研究、评估决策、勘察设计、施工、竣工、试运行、检查验收等各个环节，也是对项目进行建设、维护、改造以及审计、监督、责任追究的重要依据。为使项目档案齐全完整准确，需要采取一系列有效的措施加以保证。
1.坚持依法开展档案工作。各项目机构的主要负责人要带头加强档案法律法规学习，深刻认识档案工作与工程质量终身制的关系，加大档案法律法规的宣传贯彻力度，努力提升全体建设者与管理者的档案法制意识，督促有关人员在各自职责范围内做好建设项目档案工作。
2.建立健全项目档案管理机制。各项目机构要建立符合实际的项目档案工作管理制度，将档案文件资料的评比纳入工程项目年度考核、纳入项目经理业绩考核、纳入工程评优范围；明确项目档案文件资料的收集、整理、移交、验收等工作的具体要求，为建设项目档案规范管理提供制度保障。
3.明确各类人员岗位职责。各项目机构在项目经理部成立之初，就要明确档案工作对口的部门和单位，形成自上而下、纵向到底、横向到边、“阶梯式、网状态”的档案管理网络，特别要明确项目建设、设计、施工、监理等单位的项目负责人、项目技术负责人、专（兼）职档案人员的档案工作相关责任，发挥各方专业知识优势，提高档案的准确性、有效性和系统性。
4.应建立建设项目档案登记制度，做好各个时期档案业务的监督指导工作，按照“四参加”要求，积极参与重大工程项目档案的竣工验收。
5.加强项目档案工作合同管理。各项目机构（作为建设方）在与勘察、设计、施工、监理等参建各方签订合同时，要对项目档案文件材料归档范围、归档份数、归档质量、移交时间及违约责任等提出明确要求，保证项目档案文件材料的完整性、准确性和真实性。
6.加大项目档案文件材料的收集力度。各级项目机构应将工程建设过程中形成的档案文件材料收集工作常态化，确保各种载体形式的项目档案归档率、完整率、准确率达到国家和行业标准。
7.注重项目档案文件材料形成质量。各项目机构要加强项目文件材料在形成过程中的质量管理，确保形成的文件材料真实、准确、系统，签章手续完备，符合归档要求。
8.加大项目档案文件材料的检查、指导力度。各级项目机构要定期开展项目档案文件材料的检查和指导工作，形成督导工作机制，做到项目档案工作与项目建设同步进行。各参建单位档案部门应加大自身的管控力度，同步做好对项目档案的自查自纠工作，并采取不定期抽查的方式，对本单位建设项目档案工作进行抽查。
9.加强项目档案安全管理。各级项目机构要切实提高档案安全工作认识，强化档案安全保管工作，设置档案保管库房，购置符合国家行业标准的档案设备装具，配备满足防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防高温、防有害气体等“八防”要求的设施设备，确保项目档案保管安全。
10.重视专（兼）职档案人员的业务提升。各级项目机构的专（兼）职档案人员要认真学习和理解有关行业标准和规范，切实履行岗位职责，不断提高自身业务技能，促进项目档案实现规范化、科学化、制度化管理。应实施项目专职档案员培训持证上岗制，并建立定期考核长效机制。各级档案部门对所属单位及项目专职档案人员要建立报备制度，建立档案工作专（兼）职人员信息库，将（在岗、离岗）档案工作人员情况始终处于可控状态。
11.实现项目档案管理与贯标工作的无缝链接。各级项目经理部要把项目档案管理的制度建设、资源配备、过程控制、质量验收等标准化工作和贯标工作结合起来，做好工程实施过程管控、项目创优成果档案的动态管理，以贯标促档案规范，以档案谋贯标落地。
12.加强项目档案信息化建设，实现档案数字化管理。各项目机构要积极运用综合档案资源管理系统平台，提升工程建设项目文档全生命周期的一体化管理水平，实现项目电子文档信息资源及时在线指导、时时离线著录、随时查考利用。
四、结束语
各项目机构要建立健全项目档案管理的有效机制和配套制度，督促有关人员在各自职责范围内做好项目档案工作。要针对当前项目档案工作存在的问题，自查自纠，采取切实有效的措施加以改进，使建设项目档案工作得到全过程的控制，确保建设项目档案的完整、准确和系统。