山东省滨州市沾化区富国街道办事处 256800
摘要：现如今，档案信息化管理为各行各业提供了快捷的服务。在大数据视角下，档案信息化管理推翻了传统管理模式的局限性，管理系统越来越完整，满足了当前档案管理的需求。但在这一发展过程中，也存在很多问题有待解决，就此我们展开讨论，以实现档案信息化管理更加高效与精确。
关键词：档案信息化管理；风险防控；应对措施
引言
当今时代，以往的原始档案管理急需积极地应用信息化技术进行改进。但是，突破原始档案管理模式，需要创新和改变，具有较强难度性。所以，在今后档案管理工作进行阶段，一定要综合的对自身情况进行分析，积极革新以往管理观念，采用相对科学的办法，加大对先进技术的应用，确保可以全面实现档案管理信息化，提升管理质量。
1档案信息化管理中存在的风险
1.1基础设施不完善
电子档案占据的空间比纸质档案要小很多，消耗更少的人力。在节约人力、物力资源的同时，也能够大幅度提升档案管理效率。但在电子档案管理过程中，也容易受到其他因素影响，如网络病毒、木马、黑客攻击、非法访问等。这些网络风险因素会对电子档案信息的安全构成严重威胁。一旦电子档案受到恶意攻击出现信息资料遗失、泄露或者是损坏等问题，所带来的后果是不堪设想的。由于企业现在的基础设施、存储技术等不完善，无法对档案信息化系统进行全面保护，很难帮助构建起一个完整的电子档案信息安全屏障，导致信息化系统容易受到网络攻击和非法入侵。
1.2管理滞后性
在档案信息化建设工作中，除了要做好信息化工作以外，档案管理工作也具有非常重要的意义。在档案信息化建设过程中，需要档案管理人员针对实际情况来进一步精简、优化和重组档案管理业务流程，同时需要加大对信息化的融入，从而确保档案信息化建设工作能够取得良好的成效。但在当前许多档案信息化建设工作中存在着管理滞后性的问题，比如档案收集制度滞后、档案应用滞后。其中收集制度落后是因为档案散落在不同的部门，不同部门要对这些档案进行分类。而且由于管理上的滞后性，致使档案存在较大的安全隐患，不利于档案信息化建设工作的顺利开展。
2档案信息化管理风险防控方法及应对措施
2.1应用数字化技术
新媒体时代背景下档案信息化建设工作在实施过程中，还需要加强对数字化技术的使用，这能进一步推动高校档案信息化管理基础设施建设，从而有效实现信息化建设的目的。在新媒体时代背景之下，新媒体使用范围也十分的广泛，在各个领域之中都有所涉及，身为档案管理人员，自然也应该要意识到数字化技术的价值，加大对资金、技术以及人才等多方面的投入，结合档案管理实际来构建出信息化建设综合服务设施，这样才能有效提升数字化档案管理媒介交互性，从而有效提升与用户的衔接性，有效避免出现信息孤岛等情况。除此之外，档案管理人员在进行信息化建设的同时，还需要对新媒体时代特征形成有效认知，结合新时代发展需求来及时改进和优化服务形式，进一步提升服务质量与水平，这样才能进一步实现档案信息化建设。例如，新媒体时代背景之下每个人都可以成为档案信息管理者、传播者与使用者，所以档案管理人员在进行信息化建设的时候，可以加强对数据软件采集工具的使用，结合实际情况来构建出信息化服务平台，这样就能更好地利用大数据技术来有效把握档案使用者的需求，从而有效对档案信息资料进行分类以及在线归档，最终自然能够有效促进档案信息化建设。
2.2做好信息共享
为了做好档案管理信息工作，就应该将现有的资源进行共享。为了做到这一点，应该在内部平台拉近人与人的距离和做到各部门档案信息协同管理。由于在档案信息管理这一块我国还不成熟，各个部门之间的职能比较分散，所以档案的信息管理以及交流一直不畅通，使得档案信息管理部门的工作效率比较低，鉴于此：1）可以建立一个统一化的档案资源管理系统，实现综合统筹办公。2）为了促进资源共享，可以设立一个独立在档案管理系统之外的平台，对档案进行分类后共享，这样既可以方便员工查找自己需要的档案信息，也可以方便上传资料档案。
3）档案管理部门，还可以设立相应的规章制度，鼓励员工进行档案信息的交流和共享，提高现有资源的利用率，创造更多的工作价值。同时，各个档案资料管理部门在日常对资料的审核中，也应当对资料的名称、来源等详细的信息进行清晰的标注，从而方便用户和其他员工查询。
2.3着重数据挖掘与分析
大数据服务的目标是群众，人们更重视数据的权威性和有效性。所以，发掘与分析数据的过程是档案信息化管理的重中之重，要确保数据信息的有效性。档案是给人们利用与共享的文件，它的存在意义是满足群众的需求，无论是哪一种性质的档案都要发挥其使用价值，档案管理人员要实时统计用户的访问信息，掌握档案的检索情况，根据点击量等数据分析档案的使用情况及时地整理反馈意见，完善档案管理系统。相对于一些保密性较强的档案，还要专门设置权限，以民政救助档案为例，它涉及到城乡低保救助、特困供养救助、临时救助等诸多的重要信息，为防止救助人员身份证号码、疾病病种等个人隐私信息泄露，要确保档案的保密性，所以在管理中要按照查阅用途划分档案使用权，纪检、审计等部门需要调取佐证材料过程有权调配所有档案，民政系统相关部门可以使用本部门的档案，管理人员在职权范围内有权调配档案，这样一来，在采集信息过程中能够节省时间，提高工作效率，保证信息安全。
2.4引进新设备，及时更新软件系统
设备是档案管理信息建设的重要基础，要引进具有先进功能的计算机硬件设备和智能检索软件系统，并且要定期进行维护和升级管理，保障档案管理信息化建设能够不断地得到优化和进步。比如可以将纸质档案内容转化为电子文本、图片等形式，促进管理方法的多样性和实用性。要关注市场档案管理软件、硬件市场，保障管理设备的先进性，同时档案管理部门内部也要加强对档案信息化的技术研发和探索，促使档案管理信息化建设与自身更加适应，从而最大限度地提高档案利用效率，提高的档案管理质量。
2.5加快档案资料库存信息化进程
在档案资料管理的信息化过程当中，最先需要解决的问题是档案管理人员以及用户需要大量登记和签字。在构建系统时采用RFID（射频识别）技术，确保可以准确快速地借还相关的档案资料。这一技术最明显的特点是信息存储量比较大，不需要进行准确扫射，在对标签进行读写的过程中可以不用直接接触，可以同时一次性读写不同的标签，识别的速度很快。可以将RFID技术和公司的档案资料库系统连接起来，识别档案资料当中的库存地点、档号以及管理号等。档案资料库仍然需要继续采用闭架管理方式，档案管理员审核借还系统的档案资料，便于用户通过网络来完成相关的查询。设置实时库存管理的相关功能，确保能够及时更新档案资料的库存流通情况，还要对档案资料的情况进行全程跟踪，将其映射到档案资料查询的相关信息当中。用户可以查看到当前所需要查询的资料的状态，是在库还是借出等。
2.6提高档案管理人才素质
随着档案管理的信息化建设，对高素质人才的需求就显得更为迫切。一支高效运转的档案管理系统必须要有相应的人才在其中发光发热，必须要有对当前各行业精通了解且会计算机知识的人才能胜任档案信息化建设的要求。对于一个能够胜任信息化档案管理的人员来说，应该具备丰富的理论知识、丰富的实践经验，专业化的定向学习和扎实的社科知识。但最重要的就是必须掌握档案的存储接收等方面的基本知识。这样才能胜任前期的工作要求，并在后续的档案管理信息化过程中不断学习进步，在岗位上提升自己的专业素养和专业能力。在人才不足时，应面向社会招聘技术人员。
结语
为了实现档案信息化建设的目的，应该在实际工作中引入更加科学的档案管理方式和先进的档案管理人才，进行档案的资源信息共享，用信息化档案信息存储方式替代传统的纸质存储方式，并注意提高档案存储资源开发的能力。
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