广东省阳江市气象局 广东阳江 529500
摘要：公文处理是机关日常工作的重要组成部分，公文处理工作的质量和效率直接关系到单位工作的正常进行，如何能够高效、安全、高质量的处理好公文，如何提升公文处理水平一直是相关办公人员研究、思考的方向。
关键词：公文处理；高效；水平
本人根据从事办公文秘多年的工作经验，认真思考工作中的得失，总结提炼出一些提升公文处理水平的心得，供同行一起交流学习和探讨。
一、文件签收、登记要规范
在局机关，对文件处理要坚持集中统一管理原则，办公室作为文件处理的归口管理部门，务必要严把文件入口关，对来文核对无误后再签收，并认真做好文件的登记工作。无论是下发的文件、通知，平级单位发来的函件，还是下级报送的请示、报告，都应做到专人来统收、统办、统管。对于文件登记，我局主要采用电子表格（excel 表格）登记收到的文件，方便查阅。要盖签收章、编流水号并准确填写公文处理单，送办公室主任签批。
二、文件传阅、承办工作要高效
办公室每天要接收很多文件，怎么样才能做到准确无误并高效完成文件的传阅和承办，则需要办文秘书采用科学有效的分类传阅和记录方式。为方便领导作批示，办公文秘要根据实际情况做好文件的分类叠放。要把来文按一定的类别、一定的内容摆放在一起呈领导阅批。将最重要的文件放在上面，依次类推。最重要的文件是什么？怎么样鉴定其标准？这需要文秘要先了解文件的内容，将那些与本单位有直接关系的文件放在最上面，而那些关系不大的文件放在最后面。在处理过程中，要用心揣摩，准确理解领导批示意见，凡是批示意见中涉及到的领导和部门要一一传阅到位，不能随意简化传阅程序或扩大传阅范围。对于呈批件，严格按程序办理，对于请示件要按领导职务由低到高的顺序呈批，确保级别较高的领导对其他相关领导同志的意见、态度有一个全面把握，方便拍板决策；对于报告件则要按领导职务由高到低的顺序呈批，确保级别较高的领导第一时间了解情况。如无特殊原因，不能越位传阅，更不能随意颠倒文件的流向。在传阅文件的过程中，要随时做好文件流转的登记，理清领导批示内容、办理程度等情况，做到每一份文件的处理过程都有一条清晰的运转轨迹，便于领导在文件运转期间可以随时调阅。
三、文件催办工作要灵活多样
文件工作对办公文秘最基本的要求就是责任心和时间观念，“及时” 是确保公文处理工作时效性的基本前提。每份文件都是在特定的时间内才能产生效用，文件办理要做到随到随办，不拖、不压、不误、不漏，这是公文处理工作时效性的最基本要求，而时效性的强弱，则直接影响和决定着单位的工作效率。办公文秘要在各个环节上尽可能化繁为简，使文件流程简捷，管理科学，操作手续简便，最大限度地提高文件管理效率。送阅文件时，如果领导外出不在办公室时，文书人员要根据文件承办轻重缓急情况，一方面将文件精神电话告知分管领导，一方面将文件超前性地复印给承办部门，提前承办，以不耽误工作；如果领导忙于其他事项忘记批阅文件时，办公文秘要适时委婉地予以提醒。
办公文秘在办文过程中要能够科学灵活的掌控“办文全局”，每份文件的时限是多少、领导批示意见是什么、办理到哪里、办到什么程度，都要做到心中有数。一定要做好办文记录。
每天上班对照在办的文件记录，对整个“办文全局”了然于心。哪些文件需要催办、该怎么催办、需要催办到什么程度，要心中有数。要跟踪文件的落实情况，可采用灵活多样的形式，主动联系责任科室、责任人，要定期对所办的文件进行核查，跟踪督查落实情况，杜绝文件压误或漏办，确保承办部门在要求时限内落实承办事项。催办主要通过还是电话询问进行，对紧急重要文件，可专人专件跟踪催办，切实做到事事有结果、件件有回音。文件办理完结，要及时注明落实单位、落实时间和落实结果，并将办理情况进行整理后，反馈批示领导和分管领导阅知。对于重要的文件，要视具体情况随时反馈。
四、公文审核要把好关
党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。以单位和办公室名义印发的公文，代表着单位的权威性和严肃性，必须按照既定程序、格式来进行，它通过文件的起草、修改、审核、校对等多道工序层层把关，使公文的制发处在多方、多环节的监督之下，从而使公文的准确性、有效性、合理性得到保证。
公文的审核和印发要坚持先排后审、逢文必审、每字必核、审写分离、急文稳审、发前审止原则。公文审核人员在公文审核中必须力戒粗枝大叶、盲目修改、经验主义、忙中出错、前重后轻、功力不深。唯有做到此"六戒"，方能把公文办成精品。
五、文件归档要及时
公文办完后，办公文秘要把这些文件有序地存放，也可把一些重要的文件归类存放，方便查找；还有一些将来要归档而且利用率较高的文件，也可复印多份或扫描成电子版存放于电脑里，以备查取。年终根据文书立卷、归档的有关规定，及时分类整理，定期向档案部门移交。办公文秘与档案管理员在交接归档文件的过程中要做好配合，仔细审核归档文件，及时做好文件归档。
六、文件保密工作要做好
机关公文经常涉及到一些涉密内容，尤其现在涉密形势越来越严峻，办公文秘要严格按照《中华人民共和国保密法》的要求，积极做好涉密文件的各个环节工作。要及时对可以接触和阅读公文的人员，尤其是要对局领导进行保密提醒。办公文秘作为涉密文件的直接接触者，必须不断加强保密知识学习，了解保密法律法规，加强自身保密意识，树立保密观念。要时刻注意自身的言行，办理好、保护好每一份涉密文件，确保安全保密。
总而言之，在公文处理工作中，办公文秘一定要保持清晰的头脑，严谨的工作态度，还要有高度的责任心，要在工作中不断摸索和总结，思考改进工作的办法，提升公文处理水平，精益求精地处理好每一份文公。
参考文献：
[1]侯倩颖.机关公文处理工作思考.卷宗，2019.12
[2]王玉霞.公文处理工作的思考和建议.秘书，2012.04
[3]尚栋.公文审核六戒.秘书工作，2018.07
作者简介：
许钰文（1979 11）女，汉族，广东阳江人，本科学历，助理工程师，单位：广东省阳江市气象局，从事研究方向或职业：广东省阳江市气象局办公室保密员。