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浅谈实验室设备档案管理

发表时间：2020/7/28 来源：《论证与研究》2020年6期作者：李伟明

[导读] 摘要：本文论述设备档案管理是重要管理活动，实验室应高度重视，通过制定和完善设备档案管理制度、使用合格设备档案管理人员、认真收集设备档案资料、妥善保存设备档案、编制和更新设备一览表等五个方面提高设备档案管理效率，提升设备管理，确保检验检测结果准确有效。

李伟明（厦门市产品质量监督检验院福建厦门 361004）摘要：本文论述设备档案管理是重要管理活动，实验室应高度重视，通过制定和完善设备档案管理制度、使用合格设备档案管理人员、认真收集设备档案资料、妥善保存设备档案、编制和更新设备一览表等五个方面提高设备档案管理效率，提升设备管理，确保检验检测结果准确有效。关键词：设备档案管理检验检测结果设备是实验室运行的关键资源，是开展检验检测活动的基础。设备管理水平的高低决定了设备是否能保持良好的使用状态，决定了结果报告的准确性和可靠性，对实验室的生存和发展具有极其重要的影响。很多实验室忙于购置大量设备，疏于设备档案的管理，没有意识到设备档案管理是设备管理密不可分的组成部分，只是将其视为次要的工作,导致设备档案管理效率低下，效果不尽人意，不能助推设备管理，严重影响了设备的正常使用，成为检验检测结果失效的重大风险源。本文就如何提高设备档案管理谈谈几点见解。一、制定、完善设备档案管理制度设备管理是十分复杂的实验室管理活动，从采购调研到报废处置，整个过程涉及众多环节，若只是在设备管理程序中简单描述档案的控制要求，很难做到设备档案的有效管理。实验室应综合分析资质认定评审准则和实验室认可准则要求、设备管理目标、现有设备情况，制定设备档案管理制度，对档案管理做出系统科学的规划，对各个节点做出详细的规定，明确管理人员职责和相关人员的作用，形成可靠的制度保障。不断吸取内部审核、外部检查和员工建议等途径识别的改进信息，完善设备档案管理制度，使之更加贴合实际需求，优化档案的管理。二、使用合格设备档案管理人员设备档案管理不善主要原因之一是管理人员质量意识淡薄，档案管理知识缺乏。不少实验室业务繁多，但人员数量不足，在工作量已饱和的情况下，还兼职设备档案管理，致使设备档案管理员内心抵触，没有在意识上认可档案管理工作。实验室应合理安排工作，指定专人管理设备档案，提供充足的资源，加强质量意识宣贯，确保设备档案管理人员建立正确的质量观。

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建立可行的设备档案管理奖罚机制，对表现良好者予以适当的物质和精神奖励，表现欠佳者予以必要的警戒和处罚。实验室还应让设备档案管理人员参加专业的档案管理培训，使其有足够的知识提升工作能力。三、认真收集设备档案资料根据2018版《检测和校准实验室能力认可准则》的要求，实验室建立设备档案要打破旧有思维，不仅应考虑测量仪器和软件，还应考虑测量标准、标准物质、参考数据、试剂、消耗品或辅助装置等。设备采购使用的过程中会产生大量的资料，需要设备档案管理人员和相关人员具有高度的责任心，认真收集，应收尽收，及时归档相关资料。采购阶段要收集的资料有：申购需求表、申购报告、合同、验收记录、软件、说明书、合格证、保修单等。使用阶段要收集的资料有：操作规程、使用记录、维护计划、维护记录、周检计划、计量证书及适用性确认记录、期间核查规程、期间核查记录、维修记录、停用审批记录、报废审批记录等。四、妥善保存设备档案设备档案是重要的资源，实验室应有足够的措施确保档案妥善保存，措施包括但不限于：1.档案室空间足够大，满足现有和未来的需要，干燥通风，防火防水。2.选用塑料档案盒装设备档案。纸质档案袋价格低廉，但容量小，易破损，不利于保存大量资料和反复使用。3.严格执行档案借阅登记。不管何人，借阅都应登记。借出应查看档案内容，归还时应清点。4.使用记录、计量证书及适应性确认、期间核查记录等使用期间不断增加的记录应及时收集，以免丢失。5.计量证书和说明书等需要经常查阅的资料应扫描成电子版，存放在内部网络共享空间，便于查看，避免频繁借阅档案。五、编制、更新设备一览表设备一览表是实验室设备信息的汇总，将设备一览表和设备档案管理相结合，相辅相成，对设备管理和设备档案管理有巨大的促进作用。设备验收后，第一时间在设备一览表记录新设备信息，初始信息有：设备编号、名称、规格型号、技术指标（精度、量程）、生产厂、出厂编号、出厂日期、购入日期、原价、用途等，这些信息也将用于设备档案建立。设备一览表添加档案号信息，可以迅速通过档案号找到对应档案；添加设备负责人信息，可以清楚知晓每一台设备的负责人，便于设备使用记录、维护记录、适用性确认记录、期间核查记录等记录的收集。总之，设备档案管理是实验室不可忽视的管理工作。实验室只有高度重视设备档案管理，不断改进管理方式，落实责任，才能更有效的管理设备档案，使设备满足使用要求，提高设备利用效果，确保出具的检测检测数据和结果准确有效。