摘 要：自古以来，人们便十分重视档案资料的收集与整理。一方面，档案资料是人们对已发生事件的记录，另一方面，留存的资料也可以便于后人借鉴。然而在实际情况中，对于档案的收集整理工作却并不符合民众预期，进而影响到了后续资料的利用等各方面工作。为切实解决这一问题，本文就档案整理工作的意义、工作过程中出现的问题以及相关解决措施展开了简单的讨论与研究，希望可以给相关专业人员提供借鉴与参考。
关键词：档案资料；收集整理；问题；解决对策
前 言
人类的日常生活中，需要档案资料的记录和留存。这些纸质或电子的资料既是人类历史的忠实记录者，反映了人类社会的真实面貌，也在某种程度上确保了历史的真实度，并促进了社会的持续发展。档案资料形式多样，来源丰富，相关整理工作颇有难度。因此，对于档案整理收集工作进行规范、确立相关标准、推动该行业持续发展具有重要意义。档案的集中收集整理便是将各种资料全部收归整理，统一管理。该项工作不仅能够便于后续的资料利用，也大大便利了资料的检索工作，正逐渐收到人们的重视。
1 档案收集与整理工作的意义
档案管理工作的重中之重便是对于档案进行的收集和整理。档案管理工作的第一步便是收集档案资料，以便为后续工作所用。而对于档案进行整理，一方面是对已收集资料的确认，进而实现对收集工作质量的评价与检查。另一方面也是为以后能够方便灵活地使用资料奠定基础。整理档案，便是按照一定次序对档案进行整理与组织，为后续的查找和利用提供便利，同时也是一种保证档案安全性的措施。科学合理地整理档案，应确保对档案做到先整理后利用，并能够结合具体情况做好归类组织工作。对档案进行科学的收集与整理，一方面能够实现档案的科学管理高效利用，另一方面也减小了检索工作的压力。
2 档案收集整理工作存在的问题
档案管理工作中最为基础的一步便是档案的收集，其具有不可或缺的地位。分析我国目前相关政策可知，国家业已出台了《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等相关法律条例，期望能够进一步规范档案整理工作，为工作中的具体情况制定可行标准。然而在实际情况中，档案的收集与整理工作往往会受到各方面因素的制约与影响，大大妨碍了正常工作的进行。
2.1具体执行缺乏变通
对于档案进行收集与整理时，相关工作人员应该灵活变通，不能完全照搬条例。但在实际工作中，却会经常出现工作人员进行大量重复性劳动，最终收效甚微的情况。具体分析可知，首先，目前的档案收集工作内容单一。当前，人类生活在一个信息化的时代，追求高效与方便。互联网和计算机的全方面普及使得档案不再局限于传统的纸质资料，电子资料逐渐受到人们的广泛关注。电子档案相较传统的纸质档案，具有检索快速、保存方便等优点，业已成为人们的首要选择。然而部分从业人员却缺失相关知识，受限于自身落后的思维，不愿做出改变，忽视了电子档案。其次，目前的档案整理工作普遍缺乏完整性。资料留存不够系统，缺少成套完整的资料。从很多已经整理归档的资料可知，目前留存的很多资料都只有复印件，有批复无请示、有附件无正件、有上文无下文等情况时有发生。显然，这样收集资料并无实际意义。最后，部分机关与部门并没有设立单独的资料管理室。档案往往缺乏科学整理归类，仅仅是分散混杂摆放敷衍了事，为后续工作也带来了很多麻烦。
2.2缺乏完善的规章制度
就目前情况而言，虽然已有部分部门和机构自行出台设立了档案管理的相关制度，但这些条令往往缺乏科学性，自身存在的漏洞也显著影响到了制度的落实与实行。举例分析，一个单位在日常工作中生成的纸质和影像资料以及实物设备等，应该在日常进行规整，而非随意放置，给年终的整理工作增加麻烦。事实上，收集整理档案应该是一项长期、有确切计划和具体步骤的工作。然而很多单位没有落实平时的整理工作，待到年终再统一整理应付工作，便有可能使得重要资料缺失，或者将无关紧要的资料拿来充数的现象，影响到后续工作的进行。
2.3档案管理人员不够重视
就目前情况而言，相关工作的管理人员也缺乏工作积极性与主动性。部分档案管理人员缺乏对自身工作的正确认知，往往并不能认真负责地做好本职工作，敷衍了事。加之上层领导人员也忽视了档案管理的重要性，使得很多单位的档案管理名不副实。档案管理长期名存实亡，又使得负责管理档案的工作人员越发消极应对，最终形成一个恶性循环。
3 解决档案收集整理问题的策略
从以上分析可知，档案收集整理工作差强人意的原因主要可分为外部和内部两个方面。但最主要的影响因素还是档案管理人员本身的专业技能和业务水平。同时，不仅需要相关工作人员熟练掌握档案收集与整理的各种方式、高效科学地处理好各部门各环节的关系，还需要单位设立其他制度提供进一步的保障。
3.1优化档案收集整理工作
进行档案管理的部门应该适当优化工作方式，推行更加科学高效地管理手段，以明确的工作目的与标准推进工作的有序进行，并且根据工作人员的实际经验与资料使用者的用户反馈信息，进一步完善和确立档案收集整理的可行标准，保证工作流程顺利推行，并使得档案管理工作更加科学规范。想要进一步优化完善档案整理工作，还应该提高档案质量要求，强化整体把控和后期的检查环节。一方面，需要相关工作人员实时管理收集有价值的资料，并及时做好规整工作。另一方面，也需要确保收存资料的完整性，系统全面地收集整理，尽量避免出现资料残缺的现象。为此，需要相关工作人员重视档案的收集与整理过程，严格按照标准与要求收集资料，确保档案收集整理工作的顺利完成。
3.2落实对档案管理人员的培训
档案收集与整理工作中，档案管理人员至关重要。因此，有关部门应该进一步提升从业人员的业务能力和综合素质，进而进一步提升相关服务质量，促进档案管理工作更加顺利地开展与进行。档案收集整理工作往往比较枯燥繁琐，从业人员也容易出现厌烦和消极情绪。为解决这一问题，应该加强对从业人员爱岗敬业、任劳任怨奉献精神的培养。与此同时，单位也需要设置专门的部门对从业人员进行心理方面的疏导，增强其工作积极性。除此之外，也需要鼓励从业人员与其他部门进行更加密切地沟通与交流，确保档案整理工作高质量地有序进行。档案收集整理工作需要较强的专业能力与业务水平，因此，也需要全方位提升从业人员素质，通过各种技能培训组建一支高素质的团队。为实现这一目的，各单位应该从实际情况出发，补齐短板，不断提高从业人员的综合能力。
3.3强化档案收集整理工作的宣传
为使从业人员进一步重视自身工作、使得上级管理人员增强该方面的认知，需要相关部门进一步宣传档案收集整理工作的重要性。如今社会，人们的日常生活中调动利用档案十分频繁，相关需求也更加多元。如果从业人员能够对本职工作产生正确认知，进而主动改善工作态度，提升自身综合水平，相关管理人员对该工作给予足够重视，出台制定合理可行地政策，就能确保档案管理工作高效有序地持续推行。
3.4完善档案收集整理制度
有关部门需要尽快确立制定相关规定与条例。具体而言，必须结合现行的法律条例，进行细节方面的完善与落实，进而建立起与本单位实际情况相适应的管理制度。从实际情况来看，只有进一步提高档案管理工作的规范性，才能使得档案资料被更加合理科学地使用。
结 语
综上所述，促使从业人员对本职工作产生正确认知则有着重要意义。想要更好地完成档案整理工作，便需要从业人员提高业务能力，改正自身工作态度。同时，单位与部门也应该结合自身情况，制定与落实相关管理办法，解决档案管理工作中出现的各种问题，以最大程度地发挥档案管理工作的价值。
参考文献
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