摘要：人事档案与财务档案等其他档案存在着一定的差别，有其特殊性。市场经济体制改革之后，企业的用人理念、员工的工作理念都发生了巨大的变化，人事流动十分频繁，传统的档案管理方法已经逐渐难以适应新形势下企业人事档案管理的需求，企业必须要认识到当前档案管理工作中存在的各种问题，积极改革创新管理方法，才能够更好的为人事管理工作服务，为企业及员工的发展做出贡献。
关键词：企业人事档案；档案管理；存在问题；解决措施
一、当前企业人事档案管理存在的问题
1.1对人事档案管理工作重视程度严重不足
由于受传统观念的影响，对档案管理的认识不足，片面认为，人事档案只是一项静止、简单的工作，没有必要耗费太多时间与精力。对人事档案重视意识的淡薄，就存在着档案内容不完整，信息材料不全面的现象，严重影响企业人事部门管理工作的开展，专职档案管理人员被裁减，且一岗多职，造成档案工作兼而不顾。更有档案人员更换频繁，业务素质不高，难以胜任档案工作。随着当前企业规模不断扩大，员工数量不断增多，档案数量也与日俱增，档案管理难度增大，有关的管理措施未跟上，致使档案管理难以标准化、规范化。
1.2企业人事档案管理体制与灵活的用人机制不适应
随着市场经济体制的建立，人们的思想观念发生了重大改变，企业在招聘使用员工的时，更多地看重个人的能力，企业对员工的约束主要是靠合同、协议，而不是人事档案。员工如履行了合同、协议，即可自由流动，选择更适合自己的岗位。用工制度的变化以及人才之间激烈的竞争，出现了许多员工为追求个人发展而从原来的单位跳槽到另一单位另谋出路，而原单位为维护本单位利益而不放其人事档案等情况，于是社会上就出现了“死档或弃档”、“人档脱节”、“人质档案”、“档案克隆”、“虚假档案”的情况。
1.3企业人事档案中的延伸信息不全面
目前的人事档案管理中，大多沿用计划经济时代的模式和工作流程，忽视了市场经济体制下人员流动频繁的特征，只有以往的姓名、性别、年龄、民族、参加工作时间、入党入团时间、文化程度、工作经历等简单材料，而反映本人业绩、专业特长、技术水平、就业经历等动态材料的收集合和归档不全，尤其缺少能全面反映专业技术人员业绩、能力、职称评聘等方面的材料，致使档案内容不完整，无法全面客观地反映一个人的全貌。
1.4人事档案利用价值不高
人事档案的价值是潜在的，只有通过利用才能实现。运用人事档案信息资源，是发现人才的重要渠道之一。由于档案材料的不完善，不能客观地反映本人的全貌，同时轻视人事档案记录，人为地造成了人员与其档案的两者分离，使得档案的利用价值不能发挥到极致。
二、新时期企业人事档案管理的对策
2.1完善企业人事档案的内容
首先，充实个性化的内容。传统的人事档案，可以说千篇一律，很难看到不同人事档案的差异，企业决策者很难了解员工的个性和特长，自然影响了员工的聘任、晋升等发展。为此，新时期的人事档案在内容记录方面要有所创新，尽量根据不同员工的特征记录个性化的内容，重点记录员工工作实绩、业务专长、学术和科研成果、重大活动中的表现、优缺点等，提高人事档案的辨识度，为企业人才培养、岗位聘任等提供可靠信息。
其次，增加客观内容的描述。经历记录和情况写实、所在单位的评语鉴定，成了企业人事档案的描述模板。
主观性的评语、侧重描述员工长处，难以客观反映员工在企业的真实表现，能提供的参考作用不言而喻。为此，企业应通过客观的考评方式，来量化对员工人事档案的描述。例如，通过各项指标及权重的设计，明确规定员工在业绩评价、综合表现等方面的记录办法，根据员工得分进行客观的描述，避免领导一言堂的局限，增强人事档案的客观性和可信度。
最后，扩充新内容。新时期下的企业人事档案管理应与时俱进，扩充管理内涵。除了传统的人事档案反映的个人履历等材料外，还应结合企业的实际增加一些新的内容。例如，员工特长、员工信用、员工社会保险等等。只有扩充企业人事档案的内容，才能使人事档案适应社会政治经济变化，更好地为企业的竞争发展服务。
2.2实现企业人事档案的社会化管理
要实现企业人事档案管理社会化，就要建立健全人才流动服务机构，加强企业流动人员人事档案管理。首先，明确企业人事档案的政府管理职能，规范收费标准，严格按照地方物价部门的规定执行，不得擅自提高收费标准。其次，明确企业人事档案管理的资格和权限。企业人事档案管理应遵循人事管理权限，只有县级以上党委组织部门和人才流动服务机构才能保管企业流动人员档案，克服流动人员档案管理中的混乱现象。最后，增强整个社会特别是流动人员的档案意识。人才交流中心的人事档案管理者要树立新的档案管理理念，紧跟形势变化，切实为企业人事档案工作服务。对流动人员要加强档案材料重要性的宣传和教育，结合国家人事制度、社保制度等及时开展各类宣传活动。
2.3完善企业人事档案保管和移交制度。企业员工的外部流动以及内部层次变动的频繁，要求企业档案管理部门要不断完善人事档案的保管和移交制度，及时应对人事档案信息的变化。当企业内部员工的职务变动时，企业人事档案管理者要及时报告人事档案管理部门，及时反馈相关信息；当员工单位变动时，员工本人也要及时向企业索要人事档案，补充到新的单位中；档案管理部门要对变更的员工人事档案信息进行核对和检查，避免人事档案的错误和失真。对待无头档案，档案管理员一方面要认真鉴别档案的保存价值，决定是否继续保存；一方面，要通过各种途径仔细跟踪档案人下落，通过员工的社会关系进行查询，确实查询不到的可转当事人原籍档案馆保存。
2.4加强重视，推动企业人事档案工作与时俱进。首先，不断健全档案管理机构，提高企业档案工作人员素质。有条件的人才服务中心应下设档案管理机构，在经费、人员配备等方面给予保障，做好人事档案业务指导和安全保密等工作。对人事档案管理人员，要按照政治素质高、业务能力强等要求，推行档案管理员上岗制，明确岗位职责，强化企业人事档案的常态化。其次，适时调整档案内容，提高档案使用价值。加强对企业职工动态资料的收集、记载和鉴定，及时对企业流动人员的年度考核、职务变动等材料进行归档。最后，全面推进人事档案的计算机管理，提升人事档案管理的现代化水平。企业人事档案相关信息应储存在计算机中，并建立人才数据库，通过人才信息管理系统提高人事档案管理效率。
三、结语
改革开放以来，我国的人事档案管理工作发生了明显的变化。随着社会主义市场经济体制改革的不断深入，近年来，以“双向选择”为特征的人才流动日趋活跃，人员流动频繁，人才流动的结果打破了多年来不同所有制身份对人才合理流动的禁锢，原有的人事档案管理体制的弊端日渐显露。人事档案工作如何与时俱进，充分发挥为经济社会服务的职能，已成为我们必须努力解决好的一个重大课题。
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