摘 要：档案的收集整理作为建设工程中的一项重要工作，它记录的是过去，是对整个工程建设的还原，对工程建设具有参考作用和重要的凭证价值。随着计算机网络系统在工程建设中的建立和应用，形成的数字档案为我们提供了一个共享平台，依托这个平台，我们可以方便部门间的沟通交流，使得信息量能够更多，收集的资料更全面。挖掘数据中蕴藏的价值，而不是简单数据的堆砌，用人工智能更好的服务于社会，实现档案现代化管理.
关键词：建筑工程 档案管理 信息化 大数据 人工智能
前言
“典谟训诰，宝之无佚；只字片言，亦所珍惜”档案是人类社会活动真实的、有价值的历史记录。建设工程档案涉及面广，分类众多，工作量大，是政策性、机密性、专业性很强的工作，最重要的是收集的纸质文件容易损坏、占用空间大、不易查阅。庞大的数据使工作量大幅度上升传统的档案管理方式以纸质媒介为依托，在数据量大幅度上升后，电子档案的数量越来越大，实现档案管理信息化、智能化迫在眉睫。阿里巴巴创始人马云提到，“未来的时代将不是IT时代，而是DT的时代，DT就是Data Technology数据科技，大数据时代将在众多领域掀起变革的巨浪”。现在的社会是一个高速发展的社会，科技发达，信息流通，人们之间的交流越来越密切，生活也越来越方便，大数据作为这个高科技时代的产物，如何运用大数据实现档案管理信息化、智能化，是我们从事资料收集整理工作者一直追求和探讨的课题。但我们也要冷静的看到，工程档案信息化不是简单电子文档的收集及数据的堆砌，核心在于挖掘数据中蕴藏的价值，将人类的智慧与现代智能化相结合才能更好的服务于社会，利用人工智能服务于社会。
一、工程建设档案的形成
工程建设的过程就是工程档案的形成过程，作为记录工程建设全过程的真实反映，是调查事故的第一手资料，它以自身真实、准确、完整的特色再现了整个工程管理施工的全貌，可起到溯本追源的作用，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。工程档案从项目建设之初的立项阶段、可行性研究阶段到初设和开工阶段及建设实施阶段到最后的工程验收，每个时间节点都需要收集大量的资料其中有文字材料、图纸材料、声像材料、光盘、电子文件等各种众多载体资料的汇集给工程建设资料鉴别、保存和利用增加了难度，随着工程规模的不断扩大与工程技术的不断提升，在工程设计、施工及管理维护过程中产生的工程资料也趋于海量化、多样化以及复杂化，建设项目资料的收集和整理需要大量的人力物力，对从事档案工作人员的专业技能要求很高。面对工程资料的新特点，传统的管理方式和手段已难以实现对工程资料过程的有效控制，而借助电子计算机和网络技术的信息化档案管理模式成为了解决工程资料过程控制中各种困难的新途径。工程档案管理信息化的实现有助于工程资源的优化配置，整体工程效率的提高，施工秩序的改善，从而能够确保工程质量，保证工程顺利竣工及验收。
二、实现工程建设档案的信息化、智能化
（一）建立计算机系统
计算机作为智能和信息化的一个媒介要针对档案管理的永久性和安全性建立计算机系统的软硬件环境，根据任务的需要，选择使用的计算机及外部设备，选择实用计算机操作系统及软件，以程序模块为单位，将详细描述装换为用程序设计语言或数据库语言书写成源程序的工作。配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。对纸质档案、照片、各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储。
（二）在工程建设过程中收集、形成有效的电子文件
1、随着计算机网络系统的建立和应用、办公自动化和电子政务的实施及计算机网络系统传递而产生的电子公文、电子邮件、电子合同......，形成了大量的电子文件。我们要在工程建设过程中对每个时间节点所收集形成的电子文件软硬件环境、相关参数、元数据、背景信息及有关资料是否真实、完整进行审核和检测，检查软硬件环境的有效性及信息记录格式，有无病毒感染。
2、在工程建设中，工程承包的方式多种多样，这就要求在签订合同之前明确各方责任及承包方所要提供的技术资料和电子文件收集积累范围，并按照国家有关文件归档范围的规定保证电子文件的完整性、可存取性和可理解性与本项建设工程息息相关。比如，在项目招投标过程中会形成关于委托招标代理机构、确定招标方案、招标设计、工程预算、制作招标文件、挂网、投标、评标、中标的相关资料及文件。这一系列流程中会涉及到项目的审批，领导的批示，会议纪要，会议签到等等，作为收集第一手材料的档案人员来说需要鉴别这个过程中形成的文件是否齐全，纸质版和电子版的是否一致，确保文件的准确性和真实有效性。
3、利用计算机查找方便灵活，存储量大的特性，把有效的电子文件变成一种编程语言为收集整理形成的电子文件编制电子文件目录，明确保管期限、确定相关责任者，为今后档案的信息化、智能化打下数据基石。
（三）营造良好的电子档案存放环境
1、档案的本质属性是原始记录性。纸质文件内容原始性很容易被确认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性。计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧的区别，一旦被删改，复制或纂改内容都很难被识别。电子文件档案的原始性、真实性容易被破坏。
2、保证电子档案载体的物理安全。在工程建设中受环境影响因素很大，房屋大都是临时搭建，我们要把电子档案存放在避光、防尘、防变形，防湿同时远离强磁场和有害气体相对安全的地方，做好备份工作。
3、在工程建设中形成的文件大多需要永久保存，由于电子文件档案的虚拟性和依赖性，假如发生意外或特殊情况如长时间停电、病毒感染等，致使电子文件赖以存在的计算机系统无法正常工作，那时我们对存在磁盘、光盘等载体上的电子档案将是束手无策。那么我们可以通过扫描仪，复印件，打印机等智能设备完成互换工作，保证在工程建设过程中纸质文件和电子文件同时保存。
（四）实现工程建设的信息化最重要的内因是人的因素
工程档案信息化管理是一项比较全面、长期且具体的工作，档案人员的专业技术性对于工程档案信息化的效率起着至关重要的作用。
由于基建工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，造成基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。要提高工程建设档案管理工作者的业务素质，多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。
档案工作人员要掌握计算机和信息管理方面的知识，使系统运行保持在良好状态之中；掌握先进的技术手段，把传统管理与信息现代化结合起来，挖掘数据中蕴藏的价值，而不是简单数据的堆砌，用人工智能更好的服务于社会，实现档案现代化管理。
三、建设工程档案信息化的优、缺点
档案信息化提高了办公工作效率，可随时进行归档，减少了纸张及占地空间的浪费，查阅方便快捷、信息准确，缩短了查阅的时间；对档案原件起到了长效的保护作用，避免了各种因素造成的纸类文件的损毁，使得原件更加安全，也防止了部分纸质文件篡改的行为。
由于档案管理工作的特殊性，建设工程档案管理工作涉及面广，专业化程度高，政策和机密的问题，对于档案的保管工作缺乏保护意识；档案管理人员变动较频繁，业务素质和专业化程度不高；制度不严，管理不规范，档案管理仍面临着诸多困难和挑战。
工程建设档案信息化的核心是为了快速查询、应用，但实际工作中并不是所有单位工程都按分项工程的顺序逐步推进，很多是交叉的、跳跃的，在归档的过程中要经常调换归档顺序，这样会增加很大的工作量。按照档案分类大纲要求，工程的分类较多，但实施时有点资料相对统一的工程名称、主题词表都很难提出，不便于查找。随着建设工程的要求越来越高，所需的资料也越来越多，越来越细。信息化对档案的形成、管理、保护及提供利用都产生巨大的变化，无纸化办公已经进入到我们的工作中，利用现代信息技术手段与档案管理相结合，充分发挥档案管理的综合优势，全面推进规范化、信息化是当前社会发展的必然趋势，工程档案管理者只有不断地总结经验，自主上进，利用工程建设中所收集的数字档案形成为一个共享平台，依托这个平台，方便部门间的沟通交流，使得信息量能够更多，收集的资料更全面，这样才能适应时代与社会的需求，以便更好地服务于社会。
参考文献：
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[3]王晓雁.智慧档案馆与数字档案的关系分析.云南档案,2019.05
[4]建设项目档案管理规范 DA/T28-2018