湖南省邵阳市高级技工学校 吴朝霞
摘要：档案在中职学校的教学活动、教学研究、教学管理等多个领域有着非常重要作用，规范创新和信息化建设中职学校档案管理工作，顺应了当前社会的发展趋势。因此，本文将详细分析和探讨当前中职学校档案管理实际情况，并根据存在的问题，给出合理性建议，希望有效提升中职学校档案管理工作质量。
关键词：信息化建设；规范创新；档案管理；中职学校
中职学校档案通常作为教职员工从事教学管理、教育活动等非常宝贵资料，并实际反映出中职学校在每个时期中活动和工作，提高中职学校档案管理工作效果，可以推动中职学校的健康发展。深入分析中职学校档案应用的合理性，保障中职学校教育管理质量和优化中职学校教学计划。在进行中职学校档案管理时，通过建设信息化以及做好规范创新工作，可以对开展教育教研活动起到非常重要作用。
1.分析当前中职学校档案管理时存在的不足情况
当前在开展中职学校档案管理工作时，很多工作人员没有意识到档案管理工作的重要性，导致在开展档案管理工作过程中，还存在很多不足情况，具体内容主要包含了：
首先,中职学校没有构建完善的中职学校档案管理制度，在进行档案管理时存在着很强的随意性特征。通常中职学校会存在很多的部门,在教学管理上存在着复杂性特征，但是中职学校档案管理人员数量比较少，有个别中职学校没有足够重视档案管理工作，在管理档案时常常存在错放错归等情况，归档的随意性比较普遍。在进行中职学校档案管理工作时，由于管理人员自身专业能力不足，通常为临时或者是兼职人员，很多中职学校档案管理人员缺乏系统性培训。在进行档案归档、整理、收集以及装订等多个业务时存在不熟练情况，并没有足够重视档案管理工作，并投入在档案管理工作投入力度不够。造成学校档案材料缺乏真实性，没有及时进行归档，档案材料出现缺失和不全等情况。
其次，中职学校档案交接手续缺乏严密性，导致部分档案出现丢失情况。由于中职学校档案管理工作人员经常存在工作调动和离岗情况，使学校档案需要进行移交。然而，在办理学校档案时存在不够完善情况，在清理档案、检查档案以及签字等多个工作环节上没有进行严格检查。在档案类别、数目等多个方面存在着界限不明晰、责任不明确等多个问题。工作人员在交接档案管理工作时，通常把交接工作认为是“钥匙交接”，出现这种错误认知，造成中职学校档案管理时存在部分丢失情况，甚至出现不能挽救情况[1]。
2.探究中职学校档案管理的信息化建设和规范创新相关措施
2.1构建中职学校档案管理网络体系
中职学校应充分重视档案管理工作，需要顺应现代化信息技术发展趋势，合理应用信息技术，构建完善的中职学校档案管理体系，有效提升档案管理工作效率。互联网背景下，中职学校需要合理应用信息化技术，有利于加大学校档案管理工作力度，合理设立中职学校综合档案管理室，及时完善和更新学校档案管理设备，逐渐完善学校档案管理相关器材用具：防盗门、消防栓、配备空调、干燥机、防盗窗等相关设备。
同时需要学校配备扫描仪、摄像机、数码相机以及计算机等现代化档案管理设备，合理采用网络云储存的方式，做好整理、记录和归档大数据工作。
2.2有效提高中职学校档案管理服务水平
开展学校档案在线服务模式，主要目的是帮助人们可以对档案信息进行准确获取，有效提升学校档案服务质量。为了提高学校档案在校服务工作效率，需要工作人员合理应用网络技术，并开通中职学校档案后台留言等相关服务功能，有利于人们更好的在线进行咨询并高效回复后台留言信息。采用线上和线下的方式，并保持良好的服务态度，可以帮助老师和同学更好的解答中职学校档案管理工作中相关问题,并做好档案管理收集和利用工作，充分展现出中职学校档案的重要性，为中职学校可持续发展提供更加优质服务。
2.3制定完善的中职学校档案管理规章制度
在进行规范创新中职学校档案管理工作时，需要确保档案管理工作具备完善性、系统性以及合理性。学校档案管理过程中，学校应将每个部门做好明确分工，确保中职学校每个部门之间配合良好，可以逐渐优化学校档案管理工作，并保障学校档案管理质量。工作人员应对档案内容做好科学分类，充分挖掘学校档案资源。档案管理人员应根据实际情况，对学校档案做好分类工作，制定完善学校档案管理制度。通常根据部门或者档案内容存在的差异，做好细分档案类别工作。在分类时，应具备合理性和科学性，有利于在查阅档案资料时更加便捷，并确保存放档案整体安全性。由于学校档案管理工作属于积累性工作，档案管理人员需要充分重视日常对档案资料的收集和管理，通过不同领域逐渐完善档案收集工作。工作人员还应对学校档案资源做好充分挖掘，扩大收集档案资料范围，收集中职学校知名校友档案等工作[2]。
2.4全面提升中职学校档案管理工作人员自身专业素养
为了保障中职学校档案管理工作具备制度化、规范化特征，需要全面提高档案管理人员自身专业素养，有利于更好应用和管理学校档案资料。第一，中职学校在招聘档案管理员时，需要对应聘人员自身工作技能以及综合素质进行全面评估和考察，合理选择具备很高综合素养以及技术水平的专业人才。第二，中职学校需要定期或不定期组织学校档案管理工作人员开展员工培训工作,在培训过程中逐渐丰富员工自身专业知识储备以及专业技能。并科学应用网络平台的方式，要求档案管理人员自主学习更多的档案管理知识。同时，应完善员工考核工作，帮助员工及时转变档案管理工作理念，可以充分调动员工工作积极性，并全面提升档案管理人员自身专业能力[3]。
结束语
综上所述，为了全面提升中职学校档案管理工作效果，需要做好信息化建设以及规范创新工作。中职学校档案管理人员需要合理应用网络技术，逐渐提升中职学校档案管理信息化水平，可以为中职学校教育活动、教学管理等提供更加优质服务，从而推动中职院校的健康发展。
参考文献：
[1]姜家松.分析中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].传媒论坛,2019,2(17):143+145.
[2]孙海霞.试论中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].办公室业务,2016(24):96+98.
[3]张玉军.实现中职学校档案管理规范创新及信息化建设的途径[J].档案天地,2014(11):45-46.