摘要：文件档案管理水平关系着一个企业、单位的发展，档案记载了大量在生产、服务中产生的重要信息，做好这些信息的整理、保管工作，才能为企业、单位的发展提供重要的信息支持。为了更好的满足知识经济的发展需求，把握经济发展的机遇，我们必须重视提升文件档案管理的规范化水平，运用创新思维开展档案管理工作，这样才能促进行业的发展，紧跟时代的发展步伐。本文具体分析了文件档案管理工作中的现存问题，同时指出了提升文件档案管理规范化的具体策略，以供参考。
关键词：文件档案管理；规范化管理；提升策略
引言：想要更好的保证文件档案管理的良好工作质量，提升文件档案管理的规范化，就要注重加强现代化档案管理建设，根据实际工作需要，从基础抓起，这样才能为文件档案管理工作奠定良好基础。文件档案是一种实现文化传播与确立的先进载体，其是对重要知识信息的记录，属于人类智慧的物态结晶。做好文件档案管理，可以更好的把握、认识事物的客观规律。
1.我国文件档案管理工作中的现存问题
1.1文件档案数量增多，加大了管理难度
近年来，在文件档案管理工作中，需要管理的文件档案数量不断增多，相应的信息种类也更加丰富，繁多的卷宗加大了对文件档案的整理难度，同时进行查阅时也比较不便，这大大增加了文件档案管理难度，也增加了调取文件资料的耗时。一些文件档案还处于长时间的封闭式档案管理状态下，档案管理只关注保证文件档案不丢失，但忽视了对文件档案的有效利用，这也体现出目前的文件档案管理面临断代情况。另外，由于不同时期的文件档案整理规格、要求都有所不同，这也造成了各时期文件档案的基础条件有较大差异，这严重降低了计算机管理的适应能力。在实际工作中我们可以发现，许多单位的文件档案管理不能尽快实行计算机档案管理，主要的问题就是实物文件数量过多，不同时期的规格不同，这都大大提升了文件档案的整理、录入工作的难度与工作量，这也是目前我国文件档案管理中主要面临的问题。
1.2管理与服务存在脱节问题
目前，在许多单位的文件档案管理工作中，多注重保管，而忽视了对文件档案的使用，信息资源的利用效率不高，大大造成了信息资源的浪费。缺乏对档案资料的重视，这样就不能让档案资料成为单位管理与单位发展的重要辅助，进而降低了工作效率，提高了工作成本，同时也导致了大量信息资源存在空闲。另外，档案资源也由于以往管理不善或历史问题，出现档案资源的丢失。一些文件档案管理人员为了方便自己的管理工作，不愿意上交自己所管理的档案资料，甚至认为文件档案的收集可以忽略实物、声像等档案资料，以及单位相关的资料收集，这大大影响了单位档案的完整性与系统性。
1.3档案从业者中普遍存在的问题
1.3.1档案工作者业务素质有待提升
在目前的文件档案管理工作中发现，许多单位没有重视起文件档案管理工作，一些档案管理人员多为兼职干部，档案管理人员缺乏相应的专业知识，就会导致档案管理工作能力过于薄弱。而随着人事调动、频繁的人员流动，许多文件档案管理工作也被多名管理人员所转手，这都导致文件档案管理工作质量的下降。另外，文件档案军力人员缺乏学习档案管理专业知识的主观能动性，也导致文件档案管理工作整体业务素质偏低的问题。
1.3.2档案管理人员心理状态较差
由于文件档案管理工作是一项枯燥、琐碎的工作，这就需要文件档案管理必须细致、认真，这样才能保证良好的工作质量。但是在实际工作中发现，管理人员由于经常面对大量档案材料整理、统计以及鉴定工作，与外界接触较少，这都容易导致管理人员与其他单位同事出现疏远感，进而引起压抑、失落的情绪，长时间进行枯燥、单调的文件档案整理等工作，也会产生枯燥感，这都会引起烦躁情绪的产生，进而连带文件档案管理工作质量发生下降。另外，由于档案管理工作岗位始终处于全局工作的边缘，管理人员很难都有提升的机会，这也让从业人员严重缺乏职业成就感，丧失努力工作的动力，让管理人员多以消极的工作态度开展工作，这也会导致文件档案管理工作质量不佳。
2.提升文件档案管理规范化的具体策略
2.1完善文件档案管理系统
为了更好的提升文件档案管理规范化，我们必须重视起对文件档案管理系统的建设，成立专门的档案工作领导小组，由上级领导带领监督，由专职档案员与文印员负责实施，明确档案人员的岗位职责，完善相关档案工作制度，将档案工作列入每年的考核范畴之中，将其定为各科室的考评指标，这样就能更好的建立档案管理体系。在大力推进文件档案信息化管理模式的过程中，要加强硬件设备的投入，做好电脑、扫描仪、照相机等硬件设备的采购，这样有助于进一步推进数字档案室的建设。在软件方面，要保证档案管理系统功能的全面性，确保档案管理系统的功能符合实际工作需要，确保每名档案管理人员都能掌握档案管理系统的操作方法，这样才能逐步实现档案数字化管理。在信息时代的发展形势下，要充分发挥起互联网技术的优点，强调信息化管理，根据工作需求，让文件档案管理工作能够实现网上发布工作动态、信息简报等功能，同时开展电子档案与实体档案的有机结合，完成对档案的整理、分类与编号工作。
2.2 文件档案管理系统的构建
拿某学院的文件档案管理工作为例，该学院根据自身文件档案管理工作的实际需求，在建设文件档案管理系统时，将行政与教育的档案进行分类整理。该系统以B/S架构为基础，该架构主要以服务器端作为事务逻辑的处理端，建立起三层3-tier结构，这有利于降低客户端电脑载荷，降低系统的维护升级成本与工作量。另外，根据不同的地点，选择不同的接入方式，例如LAN、WAN以及Internet等接入方式访问系统的数据库，其能有效保护系统的数据库平台，根据不同的需求下发相应的访问权限。系统的主框架为Microsoft.NET平台，利用C#语言法，以Microsoft SQL Server2000制作文件档案管理平台的数据库，进而实现了电子文件档案管理系统的数据管理。电子文件档案管理系统数据库与应用软件部分框图，如图1所示。
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图1
2.3 加强档案管理业务培训，注重整合资源
为了提升文件档案管理规范化，还必须重视对文件档案管理人员的业务培训，加强相关的宣传工作，设立档案知识宣传专栏，结合微信、微博等社交软件，丰富宣传渠道。定期组织文件档案管理人员进行档案业务培训，学习更加先进的档案业务技能，掌握计算机的应用知识，这样也能为文件档案管理的规范化打下良好基础。
在文件档案管理工作中，要根据单位的实际工作，注意控制档案的收集范围，确保文件档案能够被妥善的整理、保存，避免人为因素造成的文件损坏。另外，为了更好的保管、利用文件档案，档案管理人员必须根据文件档案的价值、年度，进行文件的规范化整理，存在关联的文件，必须保证文件之间的有效联系，以此为标准对文件档案进行归档。同时，档案管理人员还要在文件档案归档前，做好相应的指导、验收工作，确保文件档案能够在归档以后进行统一编目。在对文件档案进行归档时，将文件档案分成党务行政类文件、财务会计类文件以及其他类型的文件，通过分类排列的方式也能为文件档案管理打下良好基础，有利于降低管理难度，提高文件档案的调用效率。
结束语：综上所述，以文件档案作为信息依据，才能促进企业、单位的稳定发展，这也是我们要坚持走中国特色中国档案管理道路的主要原因。因此，保证文件档案的规范化、科学化，有助于为我国文件档案管理工作营造新的格局。
参考文献：
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