摘要：如今，办公室文档管理中的公文管理与保密工作越来越重要，要想有效做好这项工作，就必须不断提升办公室人员的公文保密意识，健全和完善公文管理制度，有效加强办公自动化环境下的电子文档保密管理，从而促进公文管理与保密工作有效开展。
关键词：办公室文档管理；公文管理；保密；研究
中图分类号：C931 文献标识码：A
引言
文档是现代办公室工作的最基础的组成部分，文档资料涉及各类报表、文献以及记录等等，它们是在工作与管理过程中产生的，对企业的正常运转有一定的作用和价值，这些文本资料的主要功能就是传递、保存以及记录信息。如今，在相关制度不断完善的背景下，企业在不断发展，办公室的管理与工作水平也在不断提升，在这样的变化过程中，办公室文档管理存在的一些问题和弊端开始显现。
1办公室文档管理存在的问题
当前办公室文档管理存在的问题主要体现在两个方面：一是办公室人员的公文保密意识不强。在大多数情况下，办公室公文管理与保密问题的出现主要是由于办公室文档管理人员缺少文档管理的保密意识，导致对办公室文档管理和保密工作的重要性缺乏正确的认知，从而也就认识不到办公文档丢失或者泄密给办公室带来的损失和危害，所以，缺乏公文保密意识是非常不利于公文保密工作有效开展的。除此之外，办公室也存在许多的人情问题，在人情的影响下，许多办公资料的查阅、记录等工作未按照正常的工作流程开展，加上在上级领导的要求下，文档管理人员不登记就向上级领导提供公文信息，这就导致了公文的安全性威胁进一步增加。二是公文管理的制度不健全。公文管理的各个环节之间是相互关联的，公文管理工作是一项具有系统性和整体性的工作，为了确保公文管理工作的规范性和标准性，就需要建立有效的规章制度规范以指导公文管理工作的正常开展，从而保障公文的安全与完整。目前很多办公室存在制度缺位的问题，而现代化的公文管理工作对于管理与保密制度的依赖性比较强，同时加上对现有制度的贯彻落实不到位，许多办公室依旧沿用陈旧刻板的传统文件管理制度，无法满足办公自动化建设的需要，这就导致了公文管理与保存的有效性下降，公文安全漏洞百出，实际的办公效率低下，影响正常的办公室工作开展，不利于企业的发展。
2公文管理与保密工作优化策略
2.1健全并完善公文管理制度
2.1.1归档保存制度的建设
办公室的公文管理工作，是出于保留资料以供后用的目的，文档管理人员需要对公文进行登记、整理与保存，在这个过程中，制定完善的公文归档与保存制度，能够起到非常有效的指导作用。首先，办公室需要结合以往的公文保存机制，将公文按照不同的部门、归档时间、公文类型、公文重要程度等进行划分，并加以妥善保存。传统的文档归档与保存制度下，需要将类型相同、互相关联的文档保存在文档柜中，涉及相关事件需要使用公文时，则能够及时调取与审阅公文。另外，文档管理人员需要对重要文档的原件与复印件进行单独保存。结合传统的文档管理机制，健全文档归档保存制度，应当结合信息技术，将文档等重要资料进行信息化转换，构建电子文档管理系统，并制定相应的归档保存制度，如不同级别公文的归档与保存办法、公文销毁办法、公文保存时限等，以确保公文管理的安全性，减少信息管理空间不必要占用的情况。
2.1.2公文查阅制度建设
对于公文的调取与查阅工作，也需要制定相应的查阅制度，用以限制公文调取与查阅资格，并对相关人员起到约束作用。例如，公文在归档与保存之后，需要对公文的登记、调取与查阅进行跟踪，经过登记之后才能够调取与查阅公文，并记录查阅项目、查阅时间、查阅人等信息，构建公文查阅安全责任制，即公文丢失或泄露问题由文档管理人员与公文查阅人员共同承担责任。公文查阅制度在健全与完善之后，还应当确保制度的贯彻与落实。现阶段，许多文档管理人员在高级领导或直属领导查阅文档时，并没有按照调取与查阅制度进行登记，这在一定程度上增加了文档丢失与泄露的可能性，为了避免这种情况的发生，就需要文档管理人员严格遵循并落实文档查阅制度。
2.2加强公文保密意识建设
针对公文保密意识缺失的问题，应当着重强化办公室人员的保密意识。公文的安全管理，需要在公文登记制度、查阅制度与保存制度合理的前提下得以保障的，需要文档管理人员、公文经手人员、公文调取与查阅人员共同努力来实现公文的保密工作。因此，上榜公示需要充分意识到公文保密的重要性。具体可以从以下角度入手：第一，文档管理人员需要提升自己的公文保密意识，从公文的保存、归档、等级、调取、查阅等全部环节，严格执行相关制度，切实保证公文安全。第二，办公室全体人员都应当树立公文保密意识，具备警惕心理，在接触公文的时候，要约束自己的行为，在内心敲响警钟，做到不该自己了解的不去了解，不该自己传播的不去传播，在公文借阅的过程中要切实保障公文安全，避免泄密的可能性。从制度的角度来看，还需要对不按正规程序借阅公文的工作人员或允许无关人士查阅公文的文档管理人员进行严肃处理，可以从经济层面加以惩处，提高办公室全体工作人员对于公文保密的警惕意识。
2.3做好办公自动化环境下的电子文档保密管理
在办公自动化环境下，办公室公文的管理与保密面临着全新的挑战，公文的保存与管理不需要耗费大量的人力资源与空间资源，但公文调取、审阅与修改也更加不易留下痕迹，同时，电子文档的保存也存在一定的外部攻击的可能性，就需要在办公室营造更加良好的公文保密环境，提高电子文档管理系统的安全性，以权限认证、公文加密、网络攻击检测与防范、安全漏洞管理、网络病毒预防等技术手段避免公文出现安全问题。严格限制公文的使用权限与管理流程，根据不同层级的系统访问者设定专门的访问权限，禁止不具备访问权限的人进入系统。可以加强对于公文保密的过程与管理，建立集中性的公文存储平台，对于涉密公文与涉密信息进行专门管理，对公文与信息进行全程监控，包括公文的生成、记录、归档、流转、调取、审阅、存储与销毁等全部环节，明确公文信息的来源与去向，确保电子文档的管理与保密工作得以有效执行。此外，还应当不断加强对于文档管理人员的技术培训，提高其信息技术的应用能力与水平。
结束语
综上所述，在大数据时代背景下，想要加强信息化资源的传递与共享，就要充分重视档案的管理价值，引进高素质的专业管理人才，建立完善的网络管理系统，加大建设资金的投入与法制力度，从而确保档案管理的安全化、科学化、多元化发展，使其能够更好地服务于群众，更顺应时代发展的潮流。
参考文献
[1]龙富平.探究办公室文档管理中的公文管理与保密工作[J].办公室业务,2018(6).
[2]穆泰然.关于办公室公文管理和保密问题的研究[J].祖国,2016(24):95.
[3]刘晓青.企业办公室的公文管理与保密分析[J].青年时代,2015(2):189.