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人力资源管理视角下人事档案的价值及管理路径任艳荣

发表时间：2020/8/4 来源：《电力设备》2020年第8期作者：任艳荣

[导读] 摘要：人力资源管理工作中人事档案管理对于企业人才利用、人力资源工作、人力资源部需要、员工综合素养、企业地区文化管理以及激励方式等方面有着重要的推动作用，可以说，良好的人事档案管理可以在很大程度上推动企业的发展。

        （北京送变电有限公司北京 102401）
        摘要：人力资源管理工作中人事档案管理对于企业人才利用、人力资源工作、人力资源部需要、员工综合素养、企业地区文化管理以及激励方式等方面有着重要的推动作用，可以说，良好的人事档案管理可以在很大程度上推动企业的发展。
        关键词：人力资源管理视角下、人事档案、价值、管理、路径
        1人事档案管理工作中所存在的问题
        1.1材料处理片面，内容缺乏真实性
        目前，人事档案的材料处理过于片面，导致档案资料不完善，且存在记载不一致的情况，此外，干部个人缺乏档案意识，未积极提交档案材料，较为严重地影响了人事档案管理工作。
        1.2企业档案管理机制的问题
        随着我国市场经济的确立与迅猛发展，企业对于人才的需求也呈现出多样化的基本特点，其用人机制也愈发灵活，传统的企业档案管理机制已难以适应现代化企业的发展。现今，企业在招聘过程之中会明确自身的基本需求，并对员工的能力进行审视，至于员工曾从事什么工作，又有什么工作经验已不如以往那么重要了。企业对于员工的约束以及管理已经向合同以及协议方面转移，只要员工照实履行了合同以及协议的内容，即可进行自主的选择。随着劳动制度的不断更新，企业之间竞争的加剧以及各项法律法规的出台，职工为了寻找待遇优厚或更感兴趣的工作会选择频繁跳槽，而这也给人事档案的流动造成了一定的麻烦，部分企业为了维护自身的利益而不愿放出职员的档案，导致出现诸如
        “死档弃档”等问题。此外，现行的档案管理工作并不能很好地适应目前人才频繁流动的现状，也不能发挥其应有的基本功能，难以适应现代化企业的发展。
        1.3人事档案开发利用程度较低。目前，企业对人事档案的利用程度不高，方式也较为被动，如果没有上级部门领导查阅或是相关事宜的需求，人事档案在企业内部几乎处于一个无人问津的状态。而且对档案材料的利用偏向性也较强，除了党团材料之外的其余内容也较少使用，在响应政策以及工资、职位的调动、人才的选拔任用、教育培训等方面，人事档案并未发挥其应有的作用。
        2人力资源管理工作中人事档案管理的价值
        2.1推动企业人才的利用
        人力资源部门能否对人事档案进行有效管理，直接关系到档案能否发挥自身最大价值。企业在进行人才选拔，岗位调动等，通常都会以人事档案作为基本参照。通过人事档案了解该人员的家庭情况、学业水平、道德素质、工作状态等。所以对认识档案进行有效管理，能促使企业在用人之前对该人员有个大致掌握，从而为其分配合理、适合的工作，发挥其自身最大价值。并且人事档案内容真实全面，避免了人才被遗漏任用的现象。与此同时员工任职在适合自身的岗位中，能调动其工作积极性，发挥自身的专业技能，从而为企业带来更多效益。人事档案的有效管理，能更好促进企业选人，用人，从而推动企业的更好运作。
        2.2推进人力资源部工作
        一个企业如果想要寻找适合工作并且专业知识过硬的人才，让该人员在岗位上将自身价值发挥到极致，那么就需要从人事档案中掌握员工的基本情况。例如道德品质、工作经历、学习经历、学业水平、家庭情况、工作态度等。从而让人力资源部对其进行科学合理的分配工作岗位，促进企业良性发展。尤其企业在进行人才选拔和用人时，相关人员需要参考档案，根据档案中的内容，挑选适合的工作内容，那么员工才会将所学专业完美的融入到工作当中，为企业带来更大效益。

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        2.3明确人力资源部需要
        科学合理的人事档案管理，能使企业高层领导对人力资源部门的工作情况，以及人员的基本配置进行有效了解。从而明确人力资源部的内部需求，是企业选拔人才，征用人才的重要参考。企业可以通过对人事档案的有效运用，可以及时的对员工的工作情况、工作内容，以及员工的道德品质等进行整体分析。从而做出合理分配，使企业人事的工作更加公平化、公开化、规范化，避免出现人才的浪费与流失。
        2.4有效培训员工，提高员工综合素养
        在员工在进行工作之前，企业都会对其进行相应的培训。但是如果在培训前对该人员的档案先进行了解，例如学历、年龄、工作经历等。那么企业在进行培训时就可以设置有针对性的培训问题。比如培训年轻人时，可以向他们传授一些公司理念、工作性质与工作内容等，这样在培训时也不会枯燥无味，也使其对企业的历史与未来发展有基本掌握，激发年轻人的一腔热血，从而进行更好的工作。在培训一些稍微年长的人时，除了传授基本理论知识，还可以向他们传授一些有关健康的知识。让他们在工作中保持一个健康的身体，致使企业内部有良好工作氛围，促进企业更好发展。在一个企业的招聘工作中，人力资源的工作涉及到内部招聘以及外部招聘。在企业内部进行工作优秀的员工招聘就是内部招聘。外部招聘则是通过人才市场、网络或者高校进行的招聘。
        2.5促进企业地区文化管理
        一个企业内的员工会来自五湖四海，他们拥有着地方特有的文化内容，以及风俗习惯等，同时也会为企业带来不同的地区文化。所以在企业管理过程中，管理人员需要利用好人事档案，对每位员工进行充分了解。了解其不同的风俗习惯，以及文化背景等，这样就能很好的避免，员工之间因为地域文化不同产生的矛盾。通过人事档案对员工性格特点以及生活背景等进行有效分析，可以对员工之间有可能产生的矛盾进行判断，从而制定出相关的解决策略，促进员工之间友好相处，推动企业更好发展。
        2.6采取有效激励方式
        人在一生中会有很多需求，包括生活需求、社会需求以及尊重需求等，而每个人在不同的阶段都会产生不同的需求。所以人力资源的管理人员可以通过人事档案中记载的内容，并结合日常工作，对员工进行充分了解。了解员工的家庭状况、学历水平、工作内容、工作态度等。管理人员可以通过将这些信息进行有效分析，从而了解员工在工作中有怎样的工作需求，结合员工自身性格特点。进行帮助、鼓励等。从而调动员工工作积极性，为企业创造更多效益。
        2.7员工进行职业生涯规划
        在人事档案中不仅反映该员工的工作调动、学业水平、家庭情况等。还记载着员工的工作内容、工作态度以及在企业中的薪资情况。而企业的相关关系人员则可以通过人事档案中记载的内容，为其寻找一个适合该员工发展的岗位，这样该员工在自身岗位中才能发挥最大价值。比如，某员工在企业工作五年并且工作态度良好，积极工作，帮助员工，为企业带来诸多效益，这时，人力资源部的管理人员就可以对其进行更高职位的培养。人力资源的有效管理，可以为企业招收优秀员工、培养人才，能促进企业的正常运作，所以在企业中具有重要意义。
        结束语
        在市场竞争日趋激烈的当下，人事档案管理工作需要改变以往管理模式，与时俱进不断创新，适应当今社会发展。人事档案管理工作也是整个公司能够更好运作下去的重要保障，也是人力资源部门更好利用人才的重要依据。
        参考文献
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        [2]程路.人力资源开发中人事档案管理的价值思考[J].人才资源开发,2019(06):27-28.
        [3]赵旭.如何发挥人事档案在人力资源管理中的价值[J].办公室业务,2017(12):119.
        [4]赵巧霞.人事档案的人力资源价值探究[J].信息化建设,2016(06):269.