所谓云计算是指基于互联网的相关服务，提供虚拟和动态的存储空间和计算能力。云计算里面的信息资源可以被任何单位和个人租赁使用而无须掌握复杂的计算机技术，使用的费用也相对低廉。它是通过互联网进行传输的。
云计算自从诞生之后，便在各个计算机应用领域掀起热潮。同样地，在档案工作领域也可以利用云计算促进档案的信息化建设，解决当前存在的档案的众多小规模区域的分片式管理问题。云计算对进一步提高档案信息化建设水平，更好地为国家、社会服务也有极大的促进作用。
云计算是一种基于互联网技术平台运行的商业发展模式，内部采用的是虚拟资源共享模式。所谓的“云”，就是在互联网上的众多的计算机硬件及软件资源。有了“云”，我们就不需要为提供档案服务所需的各种软硬件资源耗费大量的前期建设成本，只需购买相应的服务，就可以调集云平台里面大量的计算设备进行运算，并在很短的时间内返回运算或查询结果。云计算对于用户的客户端没有任何要求，可以是手机、平板终端等低端运行设备，所需的只是进行一些相关指令。
目前，档案部门完全可以使用云计算平台来提升档案管理的服务水平。云计算平台给档案信息化管理带来以下几点优势：
1、降低成本
现在各类档案都是呈几何级数增长，因而就需要有大量的档案工作人员，他们既要做好纸质档案的收、管、存、用工作，同时又要升级服务器、管理软件和完善软硬件设备以应对服务需求。但是如果应用了云计算平台的档案管理，所有的升级维护都不再需要，全部由云平台的供应商提供，所有的服务检索运算等都在云计算平台上完成，而客户端所做的只是投入少量的费用，购置一些便捷的客户端。档案部门工作人员的工作强度得到降低，可以更好地从事其他工作。
2、共享档案信息
云计算平台的出现，将原来局限在各级档案馆、各级机关档案室的档案信息进行了最大化的共享，用户甚至可以在异地进行业务的申请和办理，就像现在各地的档案系统没有联网，异地办理一些证件需要来回奔波，增加了老百姓办事的难度。如果通过云平台，只要获得相应的授权，就可以通过不同的终端连接到相应的档案服务部门，享受数字档案馆的优质服务。云计算平台的出现使得档案服务原来存在的信息孤岛问题得到根本解决，同时也可以通过该平台为用户跨库检索提供便捷。
三、保障档案服务平台的运行
在运行的各类档案管理系统中，一旦档案服务器出现故障或者出现电力供应问题，档案资源或者信息就没有办法再被使用。而在云计算平台上，有强大的集群服务器作为后盾，通过虚拟化的技术使档案信息在多个服务器上进行备份，即使某台服务器出现问题，智能纠错系统会及时地将其他服务器的信息进行转移，解决信息服务的中断问题。
四、为档案存储提供海量空间
随着时代的发展，档案管理由单一的纸质文件逐步向电子形式，视频、音频等多媒体形式发展，对数据存储能力提出了更高的要求。档案信息化的发展，如果全靠档案部门自己扩大存储空间来进行信息存储，投入成本过大。而云计算平台的云存储提供的成千上万台服务器组成了庞大的服务器的集群，拥有海量的达到EB级别的存储空间，而租用这些空间的费用极其低廉。
五、应用系统模型构架便捷
云计算平台下提供信息咨询服务的模式不再是在单机运行，而是通过在Web网络上的大规模的集群系统来完成，所需的数据也是在网络的存储空间保存，通过网络安全传输协议保障数据传输的安全，就像我们只要接入国家电网一样，接通了开关，就可以使用电网中的电力，非常便捷，系统的应用对客户端基本没有任何要求。
虽然云技术对档案信息化建设有着诸多益处，但是我们还必须要考虑档案数据的特殊性。局域网、政务网、互联网三者之间的隔离问题也需重视。