摘要：随着固定资产投资项目日益增加，各种验收也随之增多，项目档案工作逐渐成为档案部门日常管理工作的重点之一。在项目档案验收过程中，专家组成员对项目档案工作进行监督和指导，对档案种类、数量的要求不断提高，对案卷质量的管理要求更加严格。本文从工作实践出发，就固定资产项目档案管理现存状态，提出相应的控制措施及建议，以提高项目档案管理工作的系统性、完整性、准确性、规范性和安全性。
关键词：固定资产投资项目、档案管理、项目档案
引言：固定资产投资项目档案是指企业在项目建设中的项目前期、项目实施、竣工验收、运行维护等各阶段形成的具有保存价值的各种载体形式的文件（以下简称项目档案）。项目档案具有“成套性”、“专业性”和“动态性”的特点。项目档案来源一般包括两个方面：一方面，是以新增工程效益为主要目的的新建、扩建、和技术改造的相关文件；另一方面，是研制或购置的生产设备/仪器的相关文件。项目档案管理是项目建设的重要组成部分，项目档案记录了项目建设的全过程，没有经过项目档案验收或者项目档案验收不合格的建设项目，不得通过项目竣工验收。由此可见，项目档案验收的通过是项目竣工验收通过的前提和保障，档案工作部门在项目建设过程中发挥着不可或缺的作用。
一.项目档案管理现状
1.1项目档案管理意识薄弱
建设单位的一些领导对项目档案的管理意识不到位，对没有列入年度验收计划的项目或计划内验收时间晚的项目，较为松懈，不及时督促相关负责人去收集、整理资料，一但涉及突发性档案验收情况，就措手不及，只能四处收集文件资料，导致归档时间紧迫，档案内容不完整。项目负责人一般只把关注点放在项目建设本身及设备到货验收时间上，如，设备维修说明书，因长时间留在身边方便己用，导致到货设备/仪器的随机资料收集不及时。另外，相关负责人因缺乏相应的档案管理知识和专业能力，对形成文件的质量及节点把握不准确，如，应需签署或盖章的地方没有签字或盖章，重要的报告或证明文件为复印件，归档文件不是终版，外购的合格证明文件缺失等问题，最终造成归档文件质量不高。
1.2项目档案管理人员介入不及时
对于一些计划外的建设项目，建设单位的领导只有等到该项目突然纳入验收计划时，才开始重视档案工作，督促相关人员收集并归档文件，档案人员在项目中期或后期介入。结果是：因项目建设周期长、项目规模大，导致很多重要的过程文件缺失或原始资料无法收集提供。如，缺少有效期内的年检报告；外购件合格证不齐全；进口设备因为代理商的原因，原厂的质量证明文件及原产地证明文件等重要资料无法归档；厂家因为更名的原因，对后续所补齐的资料，因单位名称与立项报告里名称不一至，或印章前后不一致，需提供证明材料，几经周折，非常被动。
1.3项目档案利用率不高
其一，项目单位的管理重心一般在于项目建设本身，“重效益”，“轻档案”。档案主管人员往往忙于应付档案专项验收，常常到了项目中期或者后期才介入，通过各种方式来补齐资料，不仅花费了大量的人力、物力和财力，且项目档案的案卷质量还不高，故部分档案使用价值不高，这是档案利用率不高的根本原因。
其二，项目档案使用范围的局限性。项目档案涉及门类比较多，使用权限不一样，普通使用者无权借阅跨门类档案文件，是档案利用率低下的客观原因。
二.项目档案管理措施
2.1提高项目档案管理意识
领导重视项目档案的管理工作，将项目档案工作纳入项目建设管理程序，并建立领导责任制，各相关部门责任人职责分明。档案工作部门要加强管理措施，制定合适的归档范围和相关的标准规范，及时与项目建设人员沟通，并指导项目负责人员和项目实施人员进行预立卷的整理工作。项目负责人员和项目实施人员也需加强归档意识，按照文件的形成规律，在项目每个节点结束后及时归档相关文件。
2.2加强项目档案的全过程管理
2.2.1对项目档案超前管控
项目档案收录了从项目立项到项目验收全过程的文件，具有“动态性”。短期接触项目的负责人，难以掌握项目文件形成的规律，缺乏对项目文件的形成及其重要性的认识，增加了项目档案管理工作的难度。档案工作人员要提前介入项目，对文件进行超前管控，参与项目前期的调研、立项、评估等工作。
对于一些参建单位，应在项目初始阶段，对相关负责人进行指导工作，明确各阶段需归档的文件，提出归档要求，划定归档范围。加强对项目档案前端管控，为归档文件的系统性、完整性、准确性、规范性和安全性打下良好的基础。
2.2.2加强对项目档案中期管控
把加强对合同关键节点的管控作为项目文件的归档手段。档案管理人员参与合同的签订，把资料文件的归档要求和归档范围纳入合同条款中，对不履行合同技术文件归档要求的参建单位，档案部门拒绝在合同审批表上签字，参建单位将无法及时获得相应的尾款。加强对项目档案中期管控，为项目文件归档系统性、完整性、准确性提供有力的保障。
2.2.3项目档案验收层层把关
在项目竣工验收之前，档案部门一般要组织多次检查来进行严格把关，如，档案自检，档案预验收，档案综合验收。通过层层检查及时发现问题，纠正了项目过程中不规范的过程，通过对这些问题的整改使之整个项目过程更加规范，为项目竣工验收顺利通过保驾护航。
2.2.4加强项目档案的编研力度，提升档案的综合服务能力
项目档案是整个建设项目过程的再现，每个项目之间既有共性的文件，也有专属的文件，档案人员通过全程的参与，了解整个建设项目的全过程，档案人员在项目结束后，联合相关管理部门，从所收集归档的文件中进行梳理，获取具有利用价值的信息，并结合相关标准规范，对项目档案进行二次开发和利用，针对不同的使用人群，完成依据性强、可操作性强的档案编研。如，编写《作业指导书》和《典型实例汇编》，为项目参建部门、档案部门人员提供文件编写、收集、检查提供有效的参考指导，同时为归档负责人提供借鉴和帮助，切实提高归档效率，同时也给设备仪器的使用人员在设备仪器的使用、维修、保养和改造方面提供可靠的依据；也可为企业下一个建设项目的立项、调研提供参考和依据，让企业少走弯路。
2.3加快档案信息化建设，不断提高档案管理水平
2.3.1 利用信息化手段，实现文件在线归档
档案部门和具体负责人，通过信息化手段，实现网上零距离归档，将归档要求嵌入档案管理系统中，提高工作效率。如，在电子移交清单条目信息一栏，标注必须形成的文件条目信息，归档负责人必须按要求填写并完成相应文件的归档，否则档案部门不予接收。相关人员可以通过档案管理系统平台，直接浏览到他人的归档条目信息及档案借阅和归还的状态，对项目负责人归档相关文件也起到参考借鉴的作用，从而提高了档案的管理水平。
2.3.2 注重多媒体档案的收集和管理
项目档案具有“成套性”。按内容和载体形式，项目档案可分为文书档案、基建档案、设备仪器档案、特殊载体档案、经营档案、会计档案等多个门类的档案，这些专业领域之间既不相同，又相互联系。纸质、照片、录像带、光盘等多媒体档案，立体的、多样化的记录了整个项目档案的全部过程和成果，丰富了项目档案信息化建设的内容。此外，利用多媒体档案进行项目档案编研，有助于编者更直观的了解整个项目全过程。
2.4注重专、兼职档案人员的培养
项目档案具有“专业性”，同时又具备多学科知识的“综合性”。档案专职管理人员知识面有限，项目档案的相关专业知识不能够做到应知应会，如，合同法相关知识、招投标法相关知识等。培养复合性人才是企业前进的核心动力，档案专职人员一方面要培养自我学习的意识和能力，另一方面，企业可以通过短期培训、业务研究、内部交流，提升档案人员的业务知识和管理水平，加强对档案专业人才的培养。
兼职档案人员全程参与项目建设的全过程，对项目过程中形成文件的内容颇为了解，因此，在项目档案的验收过程中发挥了积极的作用。在项目建设的初始阶段，档案部门组织兼职档案人员开展相关的专业档案知识培训工作，确保项目档案工作与项目建设同步，以提高兼职档案人员的档案管理意识和档案管理业务能力。
三.结语
固定资产投资项目档案管理工作是一项长期的、繁复的工作，档案工作必须贯穿项目的全过程，领导在工作中对项目档案工作的重要性予以肯定是档案人员推动相关工作最有力的保证。积极探索项目档案创新管理方法，不断提升档案人员自身的综合素养，是新时期档案人员努力发展方向。
参考文献：
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