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提高企业办公室行政秘书工作水平研究杜文婧

发表时间：2020/8/4 来源：《基层建设》2020年第9期作者：杜文婧

[导读] 摘要：鉴于行政秘书工作是企业办公室行政管理中不可或缺的部分，也是行政管理链上承上启下的重要节点，文章首先研究了现阶段企业办公室行政秘书工作的情况及问题，然后就其进行合理分析并提出可行建议，以期能切实提升行政秘书的行政管理能力，为企业行政管理提供更好的服务。

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        摘要：鉴于行政秘书工作是企业办公室行政管理中不可或缺的部分，也是行政管理链上承上启下的重要节点，文章首先研究了现阶段企业办公室行政秘书工作的情况及问题，然后就其进行合理分析并提出可行建议，以期能切实提升行政秘书的行政管理能力，为企业行政管理提供更好的服务。
        关键词：企业办公室；行政秘书；行政管理
        1 企业办公室行政秘书工作的主要作用
        1.1 沟通传递的作用
        企业办公室的行政秘书工作职责有很多，其中重要的一部分是沟通传递。行政秘书是行政工作中沟通的重要桥梁，能起到联系人员、管理者、各部门，促进工作配合的作用，是行政秩序及时处理及有效的工作搭配合作的保障。沟通中会有一方是发送信息者，一方是接收信息者，行政秘书就是中间的传递信息者，它是不可或缺的重要组成部分，也是行政秘书的关键工作内容之一。如上传下达时，行政秘书需要将各部门安排的关于行政的通知和行政工作任务正确、及时传递给各部门，使行政工作有序进行；也需要将下级反馈的问题情况及时反馈给相关部门；还需沟通好各二级部门或职能部门之间的具体事项等，以免出现工作衔接的上差错。
        1.2 行政工作的协调和管理作用
        行政秘书的工作职责也体现在协调和管理的作用上，协调目的是更好地辅助行政管理，而管理作用是以参谋协调为主。在行政管理实践中，需要行政秘书协调各部门间、领导与管理者间、管理者与人员间等的关系，也需要当好参谋助手，管理协助领导行政事务的开展和落实。如：协调管理者的工作安排，也要合理规避不合理的申请要求；辅助领导掌握了解人员学习生活情况，及时发现问题和处理问题，制订、优化行政计划；配合各部门，做好行政任务安排工作。这些都需要行政秘书发挥协调和管理的作用，为行政有序开展提供良好的环境。
        2 企业办公室行政秘书工作的现状
        2.1 工作内容过于繁杂，工作量大
        通过调研发现，现在的行政秘书岗位普遍存在工作繁杂、任务量大的问题。工作中需要处理和承担的事务量大，很多时候同一时间要进行着多项工作处理，而且许多的事项并不能立刻完成，需要不断收集、统计、处理、反馈。另外，多数工作任务需一定时间跨度才能完成，一项任务未能结束，其他工作事项又陆续累积起来，作为行政工作的运转枢纽，每天面对着纷杂待办的事务，需要多方协调、联络，经常性加班加点，由此可见工作强度之大。
        2.2 多原因导致企业行政管理理念落后
        （1）自身业务能力不足，有待学习加强。行政秘书在工作过程中多数存在业务能力待增强、管理理念水平待提高的问题，产生这个现象的原因有内部的也有外部的。内部原因是自身的能力及学习不足。（2）工作被认可度低。企业对于行政秘书的工作和素质培养不够重视，通常关注点都在专业管理者上，对行政秘书的认识和培养很少，对其也就没有足够的重视和相应的职业发展支持。在工作中大多数人只认为行政秘书的工作是简单繁杂的，但并不觉得这一工作需要更多的专业知识、综合技能、业务能力和素质的提高，因此行政秘书被认可程度相对较低，获得的学习交流的机会也相对较少。对行政秘书缺乏足够的关注和重视，容易造成其心理的不平衡，其实行政秘书也希望进行更专业的学习，拥有更好提升自我业务能力的机会。（3）工作的积极性较为缺乏。行政秘书积极性较为缺乏的原因，一是行政秘书的工作内容较为琐碎，工作内容容易陷入单一重复的循环中，所以容易产生职业懈怠；二是前文提到的工作强度大，特别是行政工作每个小差错可能导致大问题，需要承担的责任压力大；三是需要协调沟通各方，稍有不慎可能“两头受气”。以上种种原因，容易导致消极情绪滋生，工作缺乏积极性。（4）岗位的提升难度大。在日常工作业务压力下，行政秘书除了晋升职称压力，还需承担一些行政任务、参与记录整理项目、担任临时管理等，在这些高强度工作的背景下，行政秘书进行自我提升的空间、时间相对缺乏，提升难度大。

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        3 提升企业办公室行政秘书工作质量的改善建议
        3.1 加强办公系统信息化建设
        在行政秘书工作量大的情况下，采用信息化的手段可以提高工作的效率，减轻不必要的人力、时间浪费。办公信息化可以科学辅助行政秘书工作中相对简单重复的部分，如信息收集等部分工作；也可以利用信息管理交互平台便于交流、整理、传达、统计；还可以利用信息化手段建立一套系统、完善的数据库，合理提高各部门之间资源信息的协调和利用；通过数据库可以减少投入时间、精力，大幅度提高工作效率。所以加强办公信息化的建设，是缓解行政秘书工作量的一大手段。
        3.2 加强行政秘书职业认同感，提升工作积极性
        职业认同感是人们树立职业学习理念的基础，如果行政秘书的个人职业认同感低，那么会导致行政秘书队伍存在不稳定性因素。因为在此情况下，其不能根本认识个人工作的重要价值，不能更好实现自我的教育和提升。一方面，加强职业认同感需要深入认识了解行政秘书的工作，认识到行政秘书是行政工作中不可缺少的一员。其不仅单纯在日常事务中起到简单、琐碎的信息传递作用，还在行政工作中有协调和管理作用，需要注重学习和掌握前沿的行政管理方法和行政评估知识等。因此，企业应针对行政秘书岗位，构建更合理、适用的管理体系，对行政秘书进行多渠道、多形式培养，使其业务能力和专业能力能更好适应教育改革的发展需求。另一方面，加强职业认同感需要企业支持和帮助，给予行政秘书更专业的指导与认可，制定实际的举措进行岗位管理。如通过深入了解行政秘书在工作上的困难、问题，给予解决帮助，通过一系列的举措来提升行政秘书岗位的稳定性和积极性。同时，制定完善的行政秘书工作的激励机制，如薪酬待遇、职称评聘的指导、长期发展的空间等。当然，如在工作中消极怠工和出现重大失误，也需要有相应的惩罚处理。总之，要通过重视使行政秘书感受到自身的价值，提升工作主动性、能动性，以外部的良好环境促进其提高工作的实效性。
        3.3 提高行政秘书职业素质，主动规划个人职业生涯
        作为企业办公室的行政秘书如果自身没有过硬的素质能力，不能不断学习知识、累积能力、与时俱进更新知识储备，则很难适应新形势的发展需要，所以行政秘书需要提高自身的职业素质及合理规划职业发展。一方面，需有良好的心理素质，面对工作任务的繁杂以及外部的不确定因素带来的影响，需有积极的心态来调整、排解消除负面的情绪、舒缓工作压力，以更加耐心、细心的态度投入工作。另一方面，需注重自我教育，找出符合自己发展和需要的职业规划，锻炼相关能力，学习相关知识，从长远的发展角度调动个人主观能动性，在目标的引领下开展工作，并找到自身优势，以更好、更积极向上的饱满状态投入工作。
        结束语：
        作为企业办公室的行政秘书承担着人员、管理者、各职能部门的连接、服务和辅助管理的功能，是行政必不可少的关键环节。因此，对于如何提高行政秘书工作效能，在充分了解其工作背景和情况的基础上，本文提出了一些观点与策略，希望对企业办公室行政管理质量的提升起到支持和帮助的作用。
        参考文献：
        [1]赵晓恒. 高勇. 李敏. 等.浅谈新时期企业行政秘书如何做好行政管理工作[J].科技创新导报,2019(4):225-227.
        [2]杨坤. 论企业行政管理信息化建设的现状与发展趋势[J].中国多媒体与网络行政学报,2020(1):115-116.
        [3]朱鸿源. 行政秘书在企业行政管理中的的地位和作用[J].教育行政论坛,2018(1):86-88.
        [4]廖金武. 对国有企业办公室党建工作创新发展机制研究[J].办公室业务.2019(24).
        [5]鲁中萍. 做好国有企业办公室行政事务管理研究[J].办公室业务.2020(01).