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浅议信息时代档案管理工作面临的问题和对策张晓辉

发表时间：2020/8/4 来源：《基层建设》2020年第10期作者：张晓辉

[导读] 摘要：随着我国经济的快速发展，信息技术也随之不断进步，信息技术作为新时代的重要技术手段之一，需要管理人员高度重视。

        山东电力工程咨询院有限公司山东济南市 250010
        摘要：随着我国经济的快速发展，信息技术也随之不断进步，信息技术作为新时代的重要技术手段之一，需要管理人员高度重视。文件管理一直是一项复杂而重要的管理工作，目前国内档案管理工作仍存在许多不足和问题。为了使档案管理工作更加完整和科学，促进社会经济发展，本文基于笔者的经验，浅析信息时代档案管理工作中存在的问题，并提出了解决信息时代档案管理问题的对策。
        关键词：信息时代；档案管理；问题；对策
        引言
        在当前社会经济发展过程中，必须要强化基础设施的建设工作，在社会主义各个领域的发展过程中，必须要建设更多的项目，确保项目的和谐健康稳定发展，国家和政府也出台了很多相应的法规法律，与档案的管理工作有相应的制度和标准，这对于档案的管理过程有了相应的指导。而且面对新时代发展的整个环境来看，我们也必须要抓住每一次的机会和突破，能够在工程档案管理过程的各个阶段实施新的标准和要求，能够对不同阶段的施工项目进行精准的记录，这才是信息的作用，对于后续工程的施工提供更多的参考
        1.文件管理在信息时代的重要性
        虽然国内的档案管理工作有着悠久的发展历史，但现在仍存在许多制约档案管理发展和进步的问题。传统的文件管理工作通常使用手动记录方法对文件进行分类和记录，工作量大，给文件管理人员带来很大的工作压力。受到档案记录材料的制约，档案的保存工作比较困难，档案容易出现损坏的现象，档案的保存工作每年都需要大量的资金和人力的投入。档案的记录主要是为了今后的工作提供重要的原始资料和查证依据，但是传统的档案管理查阅困难，难以发挥档案管理工作的真正意义。随着时代的不断发展，特别进入信息时代后，计算机的使用极大地提高了文件管理的效率。人们可以使用计算机来检查和记录文件，从而不断减少文件管理的工作量并提高文件使用效率。通过计算机进行档案的存放工作，可以减少档案的占地面积，还可以让档案免遭受到外力的破坏。因此，将信息时代的档案管理工作从传统方式转变为信息化方向是必然趋势，对档案管理的发展起到了巨大的推动作用。
        2.信息时代档案管理工作面临的问题
        2.1信息化档案管理统一性不高
        要实现档案管理工作的时效性、高效性，就要对档案管理工作进行统一、规范的管理，从而实现管理工作的标准化、科学化。但在时间建设过程中，很多档案管理工作之间存在严重的差异，形成了孤岛现象，无法实现档案管理工作的资源共享。各单位系统软件不统一、档案存储模式不统一，使得互相之间的档案管理工作不兼容，导致大量资源的浪费，无法形成档案自动化、统一化、标准化、科学化，这在一定程度上阻碍了档案管理工作的整合发展。
        2.2电子档案管理工作的安全性不高
        信息时代下的档案管理工作不同于以往，信息化档案管理模式更快捷、高效，但同时也为档案管理工作带来了新的安全问题，在使用电子科技进行档案管理工作室，有心之人可以利用其计算机技术窃取档案文件中的信息和数据，造成损失。如果有心之人利用计算机技术篡改电子档案文件，将会对档案管理工作的安全造成很大的影响。另外。电子档案文件的存储特性，使得一旦计算机出现故障，很容易造成信息不可恢复，对电子档案造成破坏，影响电子档案的安全性。
        2.3档案管理工作人员综合素质不高
        信息化时代下的档案管理工作需要更规范化的档案管理手段和具有更高综合素质的档案管理人员。在实际档案管理工作中，一部分工作人员的综合素质没有跟上信息时代发展的步伐，没有适应信息时代的档案管理工作手段，对信息技术了解不够，对信息技术在档案管理工作中的应用不够熟练，信息化意识薄弱。这些档案管理人员不能满足现代化档案管理工作的需要，影响了档案管理工作的效率和质量。

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        3.信息时代下提高档案管理水平的对策
        3.1推动档案管理的信息化建设
        在档案管理的信息化建设中，最重要的就是档案管理软件的开发，因为管理软件是档案信息化管理的重要工具。虽然目前已经针对档案管理开发出了管理软件，但是仍有很多需要改进的地方。在推进档案管理的信息化建设的过程中必须根据实际的需求，来制定相关的解决策略。从目前信息化档案管理的实际需求上来看，比较迫切的就是提升软件的通用性，并提高软件的共享性，打通与政务管理系统的信息传递。从而进一步提高档案管理的效率。
        3.2统一规范档案管理的标准制度
        提高档案管理的信息化水平不仅需要在技术上对传统的档案管理进行更新，也需要制定相应的政策来适应档案管理的信息化水平，由于目前档案信息化建设的起步时间较短，以此相关的制度并不完善，导致信息化背景下的档案管理不能保证高水平的服务。而完善的制度建设保证档案管理信息化水平的重要因素，因此需要尽快建立起一个科学完善的管理体系，以适应档案管理的信息化水平，使信息化的档案管理更加规范，更加科学。
        3.3 构建一支高水平的管理队伍
        众所周知，对于各类工作的进行都必须要和管理工作完美的结合到一起，才能够真正的发挥出双重的效果，如果只是施工企业在施工过程中高度重视，对于工程档案资料的管理不理会，那么最终的工程质量往往达不到预期的效果。所以说，针对当前施工企业必须要建立一支高标准高素质的精英管理团队，能够对于档案管理的各个阶段都有自己的方法和策略，能够把复杂的档案管理工作进行主义的分配和剖析，确保在档案管理过程中，每一个档案管理人员的职业水平有大幅度的提升。所以说，对于施工企业的档案管理过程，必须要强化团队的建设，加强相应管理专业知识的指导和教育，使得施工企业的工程档案管理人员都能够趋向专业化，通过绩效考核和成讲等措施来不断的激发每一个管理人员工作的积极性，才能够真正的保证在企业的工程资料管理中得到切实的效果。
        3.4加强档案信息管理工作的信息化建设
        新时代社会发展十分迅猛，不同行业往往都会基于数字化和信息化技术来完成更多的操作，为整个社会提供更多的可能性。网络技术十分发达的当下，施工企业的档案信息管理工作也必须要实现数字化和信息化的双重建设，能够建立完善科学化的管理体系和机制，实现企业档案资料信息管理人员的信息化意识，把信息化手段和技术应用其中，确保管理工作更加有序和科学化。还必须要重视信息化建设过程中一些基础硬件和软件设施的使用，通过安全有效的措施来确保工程信息档案数据库的安全性，以便更好的实现数字化管理。同时应该加强相关工作人员的信息安全意识，以及保密意识，可以在相关工作人员的工作电脑中安装防护软件，让网络安全人员定期对网络日志进行筛查，及时发现存在的信息安全隐患，并进行处理。我们应当正确认识并重视档案管理信息化中存在的安全问题，更好地通过完善的安全体系建设保障档案资料的信息安全。
        结束语
        总之，文件管理一直是一项复杂而重要的管理工作，目前国内档案管理工作仍存在许多不足和问题。为了使档案管理工作更加完整和科学，促进社会经济发展，档案信息化、数字化的发展是对档案管理工作的必然要求，是顺应时代发展的必然选择，也是各单位、各企业推进各项工作发展的必要手段，作为一名档案从业人员，我们要始终坚持党的领导，以国家发布的档案管理政策为指导，重视档案管理信息化的重要性，以最高的要求完成这项任务，以规范化的管理保障档案信息化的安全发展，与时俱进，坚守本真，为全国档案事业的发展作出贡献。
        参考文献：
        [1]任富霞.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].办公室业务，2020（2）：117-118.
        [2]杨杰.浅议信息时代档案管理工作面临的问题和对策[J].中外企业家，2020（1）：129