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试论如何提高档案管理工作的水平梁冬雪

发表时间：2020/8/4 来源：《基层建设》2020年第10期作者：梁冬雪

[导读] 摘要：提高档案工作管理水平是单位发展期间的主要目标，要加强对档案管理工作的重视，并利用现代化技术手段来提高整体的管理效率，实现信息化建设，为工作的开展提供便利，保证档案管理工作开展期间的科学化、规范化。档案管理工作在单位发展中起到了重要作用，是各项工作顺利开展的基础。

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        摘要：提高档案工作管理水平是单位发展期间的主要目标，要加强对档案管理工作的重视，并利用现代化技术手段来提高整体的管理效率，实现信息化建设，为工作的开展提供便利，保证档案管理工作开展期间的科学化、规范化。档案管理工作在单位发展中起到了重要作用，是各项工作顺利开展的基础。档案管理工作要与时俱进，对档案管理工作方式进行创新，改善以往档案管理工作中存在的不足，转变传统的思想理念，优化管理手段，对档案资料进行合理的开发与利用，将档案资料的作用和价值充分体现出来，通过制定切实有效的管理方案来提高档案管理工作水平，促进单位进一步发展。
        关键词：档案管理；工作水平；科学化
        1.目前档案管理工作的现状分析
        1.1档案管理存在脱节
        档案管理主要包括文件的制定、复印、发放、传播、办理和保存等等，而档案管理工作主要负责文件的搜集、办理、保存、检索、存档、判定、供给利用和调阅。然而，目前，我国事业单位在档案管理方面，存在脱节问题，电子化管理仍未普及，多是停留在人工管理阶段。
        1.2 档案编制管理缺乏规范
        首先，事业单位档案管理工作的操作不严谨，档案管理工作的版记不周全，缺少严谨的附录登记规则。最后，档案编制工作的类别不具体，易彼此混杂。目前，我国对于文书虽然有严谨的区分，但是在实际工作中，易产生很多方面的问题，从而给事业单位档案管理工作形成一些麻烦。除此之外，在公文格式、处理办法、文件归档、立卷衔接、档案管理等方面都存在一些不规范，比如规章制度不完善，管理不严等问题。
        1.3管理意识淡薄
        一直以来，事业单位对档案管理工作都缺乏重视，这也使文书人员与档案管理人员整体水平不高、相关意识淡薄。文书档案管理职员匮乏，留有很大的流动性，这不仅不助于文书档案办理水准的提高，而且还会使文书职员与档案办理职员缺乏职业责任感和专业性。有的单位虽然有专门的文书档案办理职员，但其学识和专业素养并不能顺应档案工作的需求。同时，当前事业单位文书人员与档案管理人员普遍含有年龄偏大的问题，这部分人员虽然在文书事务与档案管理事务中有丰富的经验，但对于信息化知识的掌握较少，这就使其无法与如今迅速发展的档案管理工作要求相适应，拦阻了文件档案信息办理工作更高的发展。在法院书记员大部分都是年轻人，但是档案室的档案管理人员以年长者为主，缺少新鲜的能量，缺少信息传递的渠道。有的档案管理人员也并不熟悉法院卷宗的规定，只是一个劲的催收卷宗，未能考虑到材料收集的实际情况，收到卷宗也只是一味地归档，并不做相关的一系列专业的检查。忽略了文书档案这一无形财产，由此可见，档案管理意识十分淡薄。
        2.提高档案管理工作水平的有效途径
        2.1转变档案管理理念
        要想提高整体的档案管理工作水平，则需要对档案资料的作用和价值进行了解，改变以往单纯进行档案资料整理和保存的思想理念，要对档案资料进行充分的开发与利用，实现档案资料的灵活运用，这样才能更好的为人们服务，将档案资料的价值展现出来。要改变服务方式，要让服务方式更加开放，也要拓展服务对象，为更多的人提供档案资料服务，满足不同群体的应用需求。那么在实际进行档案管理工作的过程中就需要不断提高管理质量，改变以往的服务理念和思想观念，确保能够为用户提供更加全面、细致的服务。在收集和整理档案资料的过程中，根据档案资料的性质进行分类管理，同时对档案资料的内在价值进行深入挖掘，建立完善的档案管理系统，实现资源的共享应用，为使用者提供更加便捷的服务。

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        2.2建立完善的档案管理制度体系
        制度体系的建立与完善能够为工作的开展提供有力支撑，在提升整体管理工作水平方面起到了重要作用。要根据当前档案管理工作的实际情况建立完善的法律法规，利用规章制度去约束档案管理行为，实现这项工作的规范化和制度化开展，有利于促进这项工作的创新发展。单位需要加强对这项工作的重视，将提高档案管理工作水平纳入到整体发展规划中，要根据档案管理工作的特点对制度内容进行完善，同时也要对单位内部控制体系进行深化改革，让工作开展期间有所依据。同时，也需要建立电子档案管理体系，便于档案资料的应用和管理，将档案资料的综合效益体现出来。
        2.3重视复合型人才的培养
        在新时期的发展环境中，档案管理工作内容发生了改变，应用的管理技术更加先进，要想保证各项工作的科学化开展，档案管理工作人员也需要不断完善和充实自身，学习多种新知识和新技术，提高技能水平，同时也要提高自身的道德素养，在工作中能对自己的工作负责。这就需要重视对人才的培养，定期开展培训活动，提高工作人员的管理能力，建立一支高水准的档案管理队伍。复合型人才培养属于一个系统化工程，需要长期进行知识技能培训，注重思想教育，培养成先进性人才，这样才能满足现代化档案管理工作的开展需要，为工作的开展提供基础支撑。
        2.4加强信息化建设
        加强信息化建设，提高档案管理工作的信息化水平是这项工作发展的必然趋势。当前是信息化时代，档案管理工作的手段和方式发生了较大变化，电子档案的应用是档案管理现代化建设的重要途径。由于时代发展对档案管理工作提出了新的要求，那么工作开展期间则一定要顺应时代的发展形势，利用信息化技术手段来提高工作水平。首先，要强化基础设置，根据档案管理工作的开展需要配备齐全的软件设施设备，促进工作的多样化开展。其次，要建立计算机管理系统，利用计算机设备来管理档案信息资料，实现资源效益最大化。最后，要通过网络平台进行档案资料信息的传递，实现资源的共享应用。但是在提高档案资源使用效率高的同时也需要保证档案资料的应用安全，建立完善的规章制度对档案资源的共享应用进行监管，防止出现档案丢失和被篡改的情况。
        2.5强化档案管理服务能力拓展
        单位开展档案管理工作的本质是服务，而其实际价值的体现也同样来源于服务。所以单位应该提高自身的服务水平，从而有效的促进档案管理工作的信息化改革。而想要做到这一点，首先应该扩展服务功能，对于传统的档案管理模式中所涉及到的服务职能，仅仅只是局限于检索查阅等层面，而在信息化改革模式下，则可以通过对信息技术的运用进一步的扩展其功能。通过开发先进的功能模块，从而有效的实现数据的自动规避、筛选和对比。其次应该进一步的扩展服务内容，在传统的档案管理模式下，单位所提供的服务内容十分被动，而管理者仅仅只是作为一个数据信息的管理仓库，而在信息化改革模式下，则可以进一步的扩展服务内容，使其完成由被动到主动的转变，为需求者提供更有针对性和个性的服务。
        结束语
        总之，要想提高档案管理工作水平，则需要建立健全相关的规章制度，档案管理结构要严格执行相关制度规定、更新硬件软件设备等。工作人员必须要转变传统的管理理念树立适应知识时代运作的新观念，增强服务社会服务人民群众的意识，探索服务工作的新模式和新方法，充分掌握现代信息技术，不断提高服务水平，才能更好地满足社会需求，把握机遇跟上时代的步伐迎接新的挑战。
        参考文献：
        [1]孙延光.试论如何提升档案管理的科学化水平[C].决策论坛—— —地方公共决策镜鉴学术研讨会.
        [2]展贤东.浅谈如何提高机关档案管理工作水平[J].办公室业务，2018.
        [3]张海宁.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].办公室业务，2019（5）：84-85.