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浅谈我国档案数字化建设实践与发展策略

发表时间：2020/8/4 来源：《基层建设》2020年第10期作者：叶凯

[导读] 摘要：现如今，我国不断发展和进步，在这其中档案管理工作发挥着巨大的作用，然而，在科技水平不断进步条件下，人们越发的重视档案管理工作，因之前陈旧的档案管理模式无法满足时代发展需要，所以正在被逐渐淘汰，所以，改革档案管理模式是一种必然选择。

        江苏仁通档案管理咨询服务有限公司江苏仁通 215332
        摘要：现如今，我国不断发展和进步，在这其中档案管理工作发挥着巨大的作用，然而，在科技水平不断进步条件下，人们越发的重视档案管理工作，因之前陈旧的档案管理模式无法满足时代发展需要，所以正在被逐渐淘汰，所以，改革档案管理模式是一种必然选择。我国同其他国家相比，我国档案数字化建设发展的比较晚，所以说，在将来的时间中，对我国来讲，档案数字化建设的提升面临着严峻的问题。鉴于此，文章详细论述了我国档案数字化建设的实践极其发展策略，旨在能够为相关业界人士提供有价值的借鉴与参考，进而为行业的健康可持续发展贡献应有之力。
        关键词：我国档案；数字化建设；实践；发展策略
        前言
        当前时期，我国社会经济日新月异飞速发展，加之信息技术的的飞速进步和广泛渗透，使得计算机技术成了日常工作中最关键的一个工具，同时，我国档案数字化建设也日渐成了每个单位应该关注的一项重要工作。档案数字化管理既能够实现档案保存成本的降低，同时也可显著提高档案管理的安全性，提升了档案管理员查找需要的档案信息效率。但是，档案数字化建设还存在着管理水平低、数字化利用率低等诸多问题，鉴于此，我们要立足问题的根本，最终可以有针对性的寻求到对问题的有效解决办法。
        1我国档案数字化建设中存在的问题
        1.1档案管理模式落后，人员素质低
        现如今，档案管理中有很多问题存在，究其原因是没有建立完善的档案管理模式和机制，很多企事业单位会在科技研发中投进很多资金，所以，不会将过多的资金与精力投入到档案管理工作中。与此同时，事业单位档案管理者无法达到和岗位相符合的专业水平。对此岗位工作人员基本要求不高，单位中常有些退休或老员工去接手此岗位。然而，这些员工不能按照当地的管理规范和要求有效地进行档案管理，由于对计算机技术的认识不足，我们无法利用现代技术对档案进行数字化管理，这最终导致了档案数字化运行中的诸多问题。
        1.2档案数字化没有被广泛应用
        今天，人们缺乏对档案数字化的认识，观念认识有偏差存在，使得档案数字化建设始终停滞不前，我们有些工作人员在研究档案数字化的过程中，往往受到传统思维方式的影响，一般来说，员工档案管理模式都是在传统管理模式的基础上发展起来的，这在一定程度上使档案数字化处理的效率受到制约。所以，档案想要更好的实现数字化建设，我们先要弄清其真正含义，不能存在偏差，也不能盲目开展工作，如，一些企事业单位尽管建立了数字档案馆，其目的是全面推动档案数字化建设发展，但建设后期也会有很多问题出现，是因为单位前期的方案缺乏完整性，为此，在处理数字化档案时，导致前期准备工作没有有效进行落实，导致后期有很多问题存在，为此，要投进很多资金来维护系统。
        1.3我国档案管理模式问题
        当今，我国的大部分单位在档案管理方面还是不够完善，甚至有的单位档案管理水平比较落后。首先就是因为大部分单位没有建立档案数字化管理模式。其次，档案管理者的专业程度低下，在大多数的企业当中，基本没有专业的档案管理人员。
        1.4档案数字化管理安全问题
        根据很多企业档案数字化的经验来看，在档案数字化建设过程中安全问题是必须要十分注重的。工作人员在工作的过程中，对火灾以及其他可能发生的意外灾害重视程度不足，并且在档案数字化建设过程中大量的纸质档案统一数字化，就需要大量的人员参与，在这一过程中，资料错放和错拿的情况是无法从根本上避免的。这些都是根据档案数字化建设过程中可能会切实遇到的安全问题。在开展档案数字化建设时，没有非常健全的管理制度，导致在单位对制度不重视，在进行档案数字建设工作中忽视规范问题。在信息技术爆发的时代下，档案建设数字化十分便捷，但是相对带来的负面影响是安全保密的不足。由于相关人员技术缺乏以及对保密意识淡薄，可能会导致档案信息遭到泄露。

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        2我国档案数字化建设的发展策略及措施
        2.1加强档案数字化建设
        今天，档案数字化不断发展进步，大多数员工思想观念难以改变，被传统的思维方式严重束缚，这些固有模式难以有效突破，在大多数人的认识中，将传统模式应用于档案管理，并不能取得有效的突破和创新，若能够延伸便是个很好的方向，所以，通过这种方式进行档案数字化建设无法满足常规逻辑。故此，因此，突破传统思维方式的局限，改变对档案的数字化错误认识，具有十分重要的意义。在遵守基本建设原则的基础上，增加多样化的建设计划和现代人的思维方式，加快档案数字化建设进程，可以说是一条很好的途径，这样才能加快档案数字化建设。并且要科学合理地投入相应的资金，但需要知道的是不能只为了追求档案数字化建设就盲目投资。
        2.2规范管理模式，提高人员素质
        在档案管理方面，许多企事业单位的处理方法不够完善，许多地方相对滞后，欠缺规范的管理制度。主要因为没有建立完善的档案管理模式、机制，所以需要构建完善的数字化管理模式与机制，企事业单位若有了完善的机制与模式支持，也会使得工作流程十分规范。同时，单位中国工作人员专业能力是否满足了岗位需要，在人才招聘中，企事业单位要招收更多专业性强的人才负责这个岗位，然而，对于在岗人员而言，可对其展开定期专业技能培训，通过此种方式更好的提高其专业技能，并且其他专业人员要开展实践培训，以达到理论与实践的有效结合，才能更好地实现档案数字化建设。
        2.3解决档案数字化建设技术问题
        要解决档案数字化建设的技术问题，这就需要单位要为档案数字化建设提供充足的物资基础，即要保证在档案数字化建设方面的资金投入。技术和资金是一种相辅相成的关系，技术的发展离不开资金的保障，两者缺一不可。因此，每个单位的领导层要对档案数字化建设产生足够的重视，全力支持本单位的档案管理工作，不仅有利于单位管理水平的提高，而且为单位经营规模的扩大，提供了坚实的后勤保障。
        2.4纠正档案数字化理解误区
        纠正对档案数字化理解上的误区，构建科学的档案数字化建设的框架。由于对档案数字化建设的不正确的理解，使得我们在档案数字化建设的道路上易走向误区，这会给我国的档案数字化建设带来极大的阻碍，使得我国的档案数字化建设缺乏突破性的进展。这就需要我们要多吸收一些现代化的思维模式，对数字化建设不断改革和创新。不断建立健全发展档案数字化建设的系统框架和科学的管理机制。这样才能紧跟世界发展档案数字化建设的潮流，不断的适应我国经济的发展，从而服务于社会。
        结束语
        总体而言，我国想要在档案管理中更好地使档案数字化建设得到实践，我国需投进大量财力、人力资源，因受传统管理模式严重影响，使其成为一项长期而复杂工程。不无论如何，对传统档案模式进行改变，开展档案数字化管理、建设对社会资源进行充分利用，既提升了档案工作人员的工作效率，也为社会节约了大量的信息运输成本。
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