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如何做好企业档案管理工作张益先

发表时间：2020/8/4 来源：《基层建设》2020年第10期作者：张益先

[导读] 摘要：在各个行业的企业管理工作中，档案管理工作是其主要的核心部分，有利于企业长期、稳定的发展，具有十分重要的作用。

        江苏仁通档案管理咨询服务有限公司江苏仁通 215332
        摘要：在各个行业的企业管理工作中，档案管理工作是其主要的核心部分，有利于企业长期、稳定的发展，具有十分重要的作用。第一，对企业而言，档案管理工作是其登记信息及其他服务的基本工作。第二，做好档案管理工作，能够提升企业工作效率，对企业的观念和理解有着统一的作用。当今，互联网和信息技术在不断的发展，对于当今时代的要求，传统的档案管理方式已不能满足。本文分析了企业档案管理的创新思路，希望能为我国企业档案管理提供有效的依据。
        关键词：企业；档案管理；创新思路
        前言
        随着时代的不断发展，各类信息技术以及大数据技术的应用越来越普及。同时，信息量的逐年增大也让网络存储方式逐渐取代了传统信息资源存储方式。基于以上变化，新时期档案管理工作者在日常档案管理工作中，唯有紧跟时代发展步伐，革新工作理念，创新管理模式，才能有效提升档案管理工作的工作质量，从而最大限度地满足公众对档案利用的需求。
        1企业做好档案管理工作的重要意义分析
        在企业管理工作中，档案管理是其关键的构成部分，真实记录了企业管理的整个过程，其内容涵盖了一系列工作记录。因此，在企业管理工作中，档案管理工作所起到的作用不容小觑，它不仅可以充分显示管理工作中的细节问题，而且还可以在未来企业运营中作为解决其中问题的有效依据，从中寻找问题，一定程度上还能有效指导将来的企业管理工作。
        2企业档案管理工作中存在的问题
        2.1档案管理工作不到位
        没有充分理解企业档案管理的法律法规，缺乏充分的学习力度。对企业来说，档案管理工作具有重要的现实意义，但是，在档案管理工作方面，企业的工作严重不足，对管理规章制度无法进行合理规定，落实改善措施也是不到位，更不用说做好档案管理工作了。
        2.2档案管理业务水平较低
        档案管理工作对企业而言，业务水平相对较低。有些企业虽然设立了档案管理体系，但是落实工作不到位，导致文件管理不规范。有些企业尚未对档案工作进行评估，管理文件时，不按规定程序执行，档案通常随意存储和存档。
        2.3档案管理工作未被全面落实
        在企业工作中，档案管理工作还不健全，缺乏资金投入，档案管理设置也不完备，其库房也是简陋至极，更不用说其环境了。更严重的情况是有的企业在档案库房堆放易燃易爆的物品。其办公室条件也是非常苛刻，有的办公室与其他办公室在一起，没有办法进行秩序管理，所以，很难落实企业全面管理档案的工作。
        2.4档案管理的工作人员综合素质低
        增强档案管理的专业性，对政策管理水平进行不断完善，并不断增强专业档案管理的实力，可以有效提升企业的档案管理水平。然而，在实际的档案管理工作中，各种日常问题频繁出现，档案管理的规范意识严重缺乏，岗位质量管理也是严重不足，对档案工作的长期、稳定发展有着直接的影响，而不能实现档案工作的可持续发展。
        3企业档案管理的创新思路研究
        3.1转变传统的档案管理理念
        对于档案的管理理念，企业要进行转变，加强对档案管理工作重要性的认识。不仅如此，还要全面加强宣传企业内部的档案管理的工作，使每位员工都能对档案管理的重要性进行充分认识。鼓励员工集中智慧，集体努力，为创新和发展档案管理工作提供意见和建议，提高员工参与档案管理的积极性。其次，企业领导要重视档案管理，对于档案管理工作，加强投入人力、物力、财力，营造创新和发展档案管理的良好氛围。最后，对于档案管理中存在的问题，要正视，并利用合理的措施，解决问题。同时，对其他企业档案管理的先进经验进行借鉴，积极借鉴其优势，弥补其不足，实现企业档案管理的创新与发展。

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        3.2提高档案管理保密水平
        对于档案管理，企业要加强其保密性，对办公和档案保管进行严格区分，分开设立阅览室和仓库，对加固其库房门窗的处理进行不断完善，对落实防盗档案工作进行加强。档案需要由专门人员管理，仓库人员要定期进行培训。要正确的区分档案的保密和保存，防止档案泄露。现代档案的存储管理，大多都是利用各种各样的信息技术方式来进行的，这就要求对档案防毒保密体系进行建立，完善电子档案管理对现代档案管理工作也极为重要。
        3.3完善档案管理模式，提高档案管理工作效率
        如今，科技发展突飞猛进，档案管理工作也要顺应时代发展特点，在实际工作中，引入先进的信息技术，切实提升档案管理工作效率。同时高度重视档案管理信息化作用，并且积极开展信息化管理模式。不断引入计算机技术是档案管理工作现代化的重要体现。而档案的信息化管理工作，主要从编制目录出现，逐步朝着计算机操作转变，这样可以有效提高检索效率。首先，需要建立数据库，管理者需要在计算机中，录入纸质档案中的所有内容，按照一定标准进行分类和归档。在查询相应的档案信息时，只需搜索并点击相应的关键字即可。这使得工作人员可以快速找到所需要的东西。档案管理的信息化不仅可以方便授权用户在终端下载所需的档案信息，还可以方便管理人员检索，大大提高档案信息的利用价值。
        3.4规范档案资料管理工作制度
        必须通过一个有效的制度来规范各企业的责任及义务，以便协调好企业各部门的关系，进而保障企业档案资料第一时间归档和完整收集。详细做法如下：首先，确定文件存档备案机制，各阶段管理工作应严格按照相关制度来决策，文件务必由专门的档案部门备案并第一时间归档；其次，在企业各部门建立归档机制，对归档时间，归档内容和归档责任人等进行明确。再次，建立审查奖惩制度，明确企业主管档案管理员。并明确各部门员工及相关人员的责任及义务，奖惩需分明，以激发各部门的工作热情，增强所有员工对企业档案管理工作现实意义的认识，进而提升档案管理工作的效率；最后，完备企业档案管理场所、设备，便于档案安全保存的档案资料防盗柜、档案整理盒等。
        3.5建设档案管理的专业队伍
        重视档案管理专业人才的引进和培养。首先，档案管理人员应充分认识和掌握档案学，不但要有较高的文化素养，还要具备基础的信息技术，促进先进的计算机技术在档案管理中的应用。除此之外，为实现企业档案管理的创新，还要对专业人才的创新能力和实践能力进行培养。其次，要为档案管理专业人才的发展提供良好的氛围。在这样的情况下，企业要对培训计划工作进行合理的制定，同时，对管理者进行系统、有针对性的培训。企业领导对档案管理人员的成长要高度重视，为了确保档案管理人员的成长，企业还应定期邀请有关的专家和学者进行培训档案管理人员。
        结束语
        总而言之，企业档案管理创新存在一些不足，要加强拓展档案管理业务，研究档案管理中的各种问题环节，进行系统的，有效的研究档案管理的技术，人员技能，以及设施，对档案管理的保密工作进行加强落实，并提供必要的落实保障，创新档案管理工作，改变传统的档案管理观念。此外，企业还要使档案管理工作满足现代发展的要求，跟上时代的潮流，不断改进其管理方式，有效创新发展档案管理工作。
        参考文献
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        [5]孙玉瑞.中国高校档案网站信息服务评价指标体系构建研究[D].南京大学,2016.
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