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浅谈如何做好档案管理的安全工作

发表时间：2020/8/4 来源：《基层建设》2020年第10期作者：兰开春

[导读] 摘要：档案信息化属于国家信息化战略推进的表现，能实现档案管理水平与服务效率的提升，满足社会经济发展需求。

        江苏仁通档案管理咨询服务有限公司江苏仁通 215332
        摘要：档案信息化属于国家信息化战略推进的表现，能实现档案管理水平与服务效率的提升，满足社会经济发展需求。在档案信息化不断推进过程中，高新技术在管理工作中的应用更加频繁，这为档案安全问题带来了严峻考验。所以，怎样让有效保障档案管理的安全性成为了当前我们需要解决的一个重要问题。鉴于此，文章详细论述了这样做好档案管理的安全工作，旨在能够为相关业界人士提供有价值的借鉴与参考，最终为行业的健康可持续繁荣发展贡献应有之力。
        关键词：档案管理；安全工作；问题；对策
        前言
        在如今进行档案管理的过程中，常常要求管理人员能够具备基本的安全意识，重视档案资源的安全管理。但是，在实际进行档案管理时，由于人员能力、技术、设备等方面的问题，使得档案管理水平一直得不到有效的提高，很容易出现一些安全问题，造成重要档案的丢失等。所以，针对其中的档案管理安全问题就要提高重视程度，并且注意日常的档案安全管理，人员素质能力培养，加强先进保密技术的应用等，进而实现档案安全管理水平的提高，满足实际档案管理的要求，推动现代化档案的建设与发展。
        1档案安全管理现状
        1.1管理人员未意识到档案管理的重要性
        档案管理相关部门对档案进行具有安全性的保护措施是其应尽的职责和义务。当前，各单位、企业等也对档案管理工作制定了明确的规章制度，但是由于相关管理人员没有充分意识到档案管理的重要性，导致在实际工作中，没有落实相关规章制度。在管理工作中还存在诸多问题，由于相关管理人员的责任意识薄弱，导致档案信息出现丢失、外泄、损坏等现象，严重会导致有心之人钻空子，对信息的安全造成了严重威胁。由于管理人员的安全意识不足，导致档案管理工作出现极大的纰漏，因此，加强档案管理人员的管理意识，培养管理人员责任心是档案安全管理工作中的当务之急。
        1.2档案安全管理制度不完善
        档案安全管理工作应严格按照我国出台的各项法律法规执行，找到适合企业发展的档案安全管理方式，通过制定健全的档案安全管理制度对档案进行保管，并根据相关规章制度及时对档案进行调取和利用。但是，当前部分企业或单位，对档案管理工作没有高度重视，相关管理制度尚不完善，对于电子档案的异地备份和制度没有相关规范内容，对于同企业不同公司和部门之间没有建立相关的信息联网，不能及时对档案进行利用和调取，在管理工作中具有较高的风险。
        1.3档案安全管理手段落后
        在信息化时代的全新形势下，针对档案安全方面的管理工作不仅要依靠管理人员，还要利用先进的管理技术。针对纸质档案，可利用先进的科学技术在档案室的中设立自动门禁管理，自动门禁具有防火、防盗等优势。但是当前这种自动门禁管理技术还没有在企业中得到普及，而对于电子档案的安全管理工作，电子档案依赖于互联网，想要有效保证电子档案的安全性，要建立大规模的拦截系统和风险检测系统。然而，当前大部分企业在发展过程中只利用电子技术对档案进行管理，没有重视电子档案管理的安全性，因此，加剧了档案安全管理工作中的隐患问题。
        1.3档案管理人员的素质不高
        在档案安全管理工作开展过程中，经常会存在档案管理人员素质不高的问题，一些档案管理人员缺乏责任感，忽视自身工作的重要性，难以遵循相关标准去进行档案管理。尤其在信息化的时代背景下，更是不注重加强先进技术知识的学习，管理系统的操作更是疏漏百出，使得档案的利用率一直难以提高，并不能很好的满足人们的档案资源需求。另外，部分档案管理人员年龄偏大，积极性较低，协同能力更是低下，对于档案的安全性也缺少基础的认知，很容易出现档案管理杂乱的现象，对于档案安全管理工作的开展也造成了一定的阻碍。
        2档案安全管理工作措施
        2.1加强档案保密工作
        当然，做好档案保密工作也是极为重要的。在档案安全管理中，这是不能忽略的重要问题。通过加强档案保密工作，相当于档案上了一把锁，防止机密外泄，重要档案丢失等，进而确保相关方面的利益。而一旦档案保密工作有所疏漏，那无疑将会带来一定的损失，甚至危害国家安全。

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所以，有关部门应该加强档案保密工作。一是要积极地展开思想教育工作，强调档案保密的必要性以及重要性，二是要创新档案保密措施，可以减少一些繁琐的批准手续，调整档案的密级等。
        2.2制定健全的档案安全管理制度
        第一，通过宣传、推广等方式，积极推动档案安全管理相关法律法规的出台，通过制定健全的档案安全管理制度，对档案的调取和利用进行良好管理，从而保证档案具有安全性。第二，对纸质档案进行严格的管理，按照相关规章制度严格执行，在对纸质档案进行利用和借阅的过程中，要对审批制度进行审查，借档和归档时，要对纸质档案中的所有内容进行审核，确保无漏页、缺页等现象，对借阅人的相关信息也要进行全面掌握。例如：各项借阅手续、公章等，全部核实完毕才可将档案进行交接。另外，针对电子档案易出现泄露、丢失等现象，要建立网络安全保护系统，充分利用电子计算机的优势，对电子档案进行加密管理，通过制定安全的防范系统对电子档案进行网络监管。第三，对于档案管理在借阅过程中出现泄露的问题，要制定健全的管理制度，加强防火墙设计，强化安全管理系统的设计，对内部加密电脑加强管理，有效降低档案外泄事故的发生概率。
        2.3培养档案人员的工作能力
        为提高档案管理的安全性，必须要强化一些具体措施。而培养档案工作人员的素质能力就是基本的要求，因为他们的素质能力起着决定性的作用。只有具备较强的业务素质以及工作能力，才能更好的做好档案的安全管理工作。具体而言，应该注意以下几点：首先，要着重培养信息技术以及研发型的人才，并注重提高档案管理者的学历水平，加强信息技术操作方面的培养。其次，要求档案工作者明确档案安全的重要性，熟悉自身的业务工作，能够熟练掌握各类档案的管理办法。最后，还要不断拓宽档案工作人员的视野，可以积极开展讲座、进修等活动，提高自身的综合素质，能够运用新理念以及新技术来提高档案管理的安全性。
        2.4强化计算机网络技术的有效应用
        2.4.1应有安全的计算机操作系统、数据库系统
        在计算机使用过程中可以发现，要想获得技术性较高、可靠的安全系统，不仅仅需要计算机系统的安全性，同时还需要不断升级和完善计算机的应用程序，进行必要的安全升级设置，及时消除计算机系统中的安全隐患。
        2.4.2采取加密技术
        应用加密的技术是目前一种最为普遍的验证方式。加密的目的是让非法用户无法读懂信息，其原理就是在参数的指示和控制下，通过加密算法将原本可读懂的明文数据转化为伪随机的乱码密文。合法用户若要读懂数据，则需要在密匙的指示和控制下，通过算法将一转化的密文再次还原成明文，才能获得阅读，这个过程叫做解密。
        结束语
        一言以蔽之，档案安全管理工作是档案管理工作中至关重要的一项内容，需要充分意识到档案安全管理工作的重要性，通过制定完善的管理制度，优化管理模式，培养管理人员责任意识和工作积极性，规范用档环境，加强档案保密措施，提高电子档案异质备份和档案馆设备安全等方式，严格落实档案安全管理工作中的每一项工作内容，确保档案在管理工作中具有安全性和真实性
        参考文献
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