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大数据环境下档案管理的问题与对策

发表时间：2020/8/4 来源：《基层建设》2020年第10期作者：顾永江

[导读] 摘要：在大数据环境背景下进行档案管理，其有利于提升档案信息的透明性与公开性。

        江苏仁通档案管理咨询服务有限公司江苏仁通 215332
        摘要：在大数据环境背景下进行档案管理，其有利于提升档案信息的透明性与公开性。采用数字化管理方式进行档案管理，其能完善地储备各种档案信息，保存的容量更大，推动数字化档案管理水平提升。所以，掌握有效的数字化有效管理途径具有重要的现实意义。鉴于此，文章详细论述了大数据环境下档案管理中存在的问题，并提出了一些切实可行的解决对策，旨在能够为相关业界人士提供有价值的借鉴与参考，最终为行业的健康可持续发展贡献应有之力。
        关键词：大数据环境；档案管理；问题；对策
        前言
        随着我国改革开放的不断深入，任何单位都要不断改革和创新管理模式。只有这样，管理工作才能更加有效。档案管理是管理体系的重要组成部分，但在现代社会不断进步和发展的过程中，出现了大数据，推动了档案管理的快速发展。数字档案管理在档案管理中的应用，使资料整理和存储更加方便，档案管理人员的工作效率和素质也得到了较好的发展，推动我国档案管理体制的进步。因此，探索大数据环境下档案管理的有效途径具有重要意义。
        1大数据环境下数字档案管理现存的问题
        1.1相关部门对数字档案管理的关注度低
        就当前而言，我国各个单位以及企业都没有意识到数字档案管理工作的重要性。大多数工作人员认为档案管理属于后勤部门工作内容，是一项单位辅助性部门。因此，对该项工作的人员与资金投入比较少，工作内容仅限于保存好资料，掌握基本工作内容。由于部门关注程度低，这对档案管理信息化建设起到了较大的阻碍作用同时，当前档案管理人员的年龄偏大，没有熟练掌握信息技术，知识更新迟缓，阻碍档案管理数字化发展。
        1.2大数据环境下档案管理缺乏安全性
        在传统的档案管理中，其安全问题主要涉及到资料之间的相互交接。通常情况下，档案管理的安全性能都得到很好地保证。但是在大数据时代发展背景下，数字档案管理可以充分地发挥网络平台的作用储存与管理档案数据。但是网络平台上存在着虚假、不实的信息，其安全性存在较大的隐患。另者，网络平台容易受到黑客的侵入，它对网路平台的破坏会导致档案信息管理不稳定。
        1.4信息化档案的实用性问题
        以每个档案馆的信息存储系统为例，在开发过程中过分重视系统的专业性而忽略了其兼容性和普及型，导致开发出来的信息存储系统缺乏实用性，工作人员难以上手而且难以普及到其它档案馆。而信息存储系统的开发又需要投入大量的人力、财力和物力。没有统一的标准出现之前很难有普及化的档案存储系统出现。
        1.5档案管理制度不够完善
        档案管理是一项单调且复杂的工作，需要对大量的档案信息进行繁琐且重复的归纳和整理，这对档案管理的工作人员是精神上和肉体上的考验。但是档案管理的工作制度和档案管理体制并没有作出符合大数据时代的改革，大部分档案管理部门依旧执行着老旧的管理制度，这与信息时代与时俱进的要求是完全不相符的。此外，大数据环境下虽然计算机具有强大的存储能力，可以存储大量的档案资料，但是各单位的档案管理部门却仍以纸质档案为主。
        2大数据背景下实现档案管理效率提升对策
        2.1建立完善的档案管理机制
        在大数据背景的支持下，档案管理有了新的发展方向，就是建立新的信息化档案管理机制。在新时期的档案管理工作中，管理阶层要建立新的数据资料录入机制和新的档案检查管理机制，并按照最新的管理机制进行责任划分。采取数据资料录入机制，档案管理工作者能够第一时间获取信息的准确程度，高效归纳出有效数据和无效数据，从而有效降低档案管理工作者的工作繁琐程度。信息化的档案检查机制能够明确对档案进行细致的归纳和检查，从而能在出现档案信息错误的时候明确错误位置和错误时间，并在发现错误的第一时间找到最初档案的录入人员。

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档案检查机制能够对档案管理工作者进行严格的监督，同时对信息保护及提升管理效率有着显著作用。
        2.2实行信息化数字化的档案信息管理
        目前的档案信息管理工作大多依然停留在传统的对档案信息单纯的查阅上。而大数据背景之下，档案信息不再是单纯的仅供查阅的文字，而是更全面更具体的多媒体数字资料。所以在处理这些数字化信息化的档案信息时，也需要档案管理工作者运用信息化的设备，而非传统的纸和笔。正如目前我国各大城市主张的信息化城市，将整个城市的各项数据汇集到一起，统一进行数据整理和归纳，再通过对这些数据的分析推行数字化的处理方案。这种新型的档案信息管理方式极大地改变了社会对档案信息的传统认识，通过对档案信息的分析与加工，不断拓展其使用的价值，使其为社会经济的发展提供更为多样的功能，充分发挥档案信息的功用。
        2.3培养管理人才，提高人员素质
        建设一个高素质的团队对于档案管理工作来说是十分重要的。一方面，在任职资格条件上，可以优先选择具有从业经历的人或者是相关专业的毕业生，他们会对这项工作有着更清楚的认识，往往会认真负责，不会敷衍了事。另一方面，加强员工培训，提高专业技能素质。首先，可以聘请专家或者高校教授给员工进行知识技能培训提高他们的管理水平；其次，定期进行能力测试，并收集日常工作的数据，找到员工的长处与不足，制定相应的奖励或惩罚措施，在绩效考核时纳入相应指标，与薪酬体系挂钩，以促进管理人员专业技术能力的不断提升。
        2.4提高档案资料的安全性
        大数据背景下，档案信息管理多采用网络信息技术，使得档案信息的变得集中化、数字化。但是如果不注重网络安全并对信息库架设防火墙，数字化的档案信息资料非常容易会被恶意篡改。档案管理机构要按时培训工作人员网络安全技术的应用。在录入信息时要实时检查是否包含木马病毒，并对关键信息进行备份。
        2.5建立健全完善的档案管理系统
        对档案管理系统进行完善能提升档案管理部门的工作效率，促使档案管理工作人员的工作积极性提升。当网络技术快速发展时。我国相关部门需要加强对档案管理部门的扶持力度，充分意识到数字档案管理的重要性。健全档案管理，例如实现项目建设过程中图档信息的自动化收集与汇总。充分地发挥网络的作用，借助档案监控功能对图档的上传、准备情况进行监控。同时，通过借助数字档案馆的数据通道，将项目建设过程中的一些图档资料都传输到数字档案馆，促使数字档案归档的效率与准确性提升
        结束语
        总体而言，在当前的大数据环境下，档案管理工作也面临着新的挑战和机遇，企业为了顺应时代的发展，抓住时代赋予的机遇，企业要重视打造一支专业的管理人才队伍，通过对员工进行专业知识能力和综合素质的培育，提升员工的业务水平和责任意识，并且要建立健全档案管理的相关规章制度，让工作人员有规可循，从根本上提升档案管理的质量，促进企业的健康发展。
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