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办公室档案管理工作的改进策略

发表时间：2020/8/5 来源：《基层建设》2020年第10期作者：王秀敏

[导读] 摘要：办公室档案管理是一项繁琐的工作，它包含众多的内容，既包含对办公室所有工作档案的记录、收集和更新，又包含对档案的使用价值进行归类和利用。

        隆化县自然资源和规划局河北承德 068150
        摘要：办公室档案管理是一项繁琐的工作，它包含众多的内容，既包含对办公室所有工作档案的记录、收集和更新，又包含对档案的使用价值进行归类和利用。现代办公室工作的分工协作越来越明显，办公室的档案管理也进一步细分，对办公室档案的管理工作提出了新的要求，但在实际档案管理工作中，常常因为人员和制度等管理问题，致使因档案管理不规范而影响办公室工作的顺利进行。因此必须建立完善的档案管理制度，加强综合办公室的档案管理，提高办公室人员的工作效率，从而使档案发挥其应有的价值，为办公室工作的顺利开展做出应有的贡献。
        关键词：办公室；档案管理工作；改进策略
        引言
        各个单位工作的顺利进行很大程度上受办公室档案管理工作效率的影响。效率高的话自然能促进工作顺利开展，但相反，如果效率低的话，会严重阻碍工作的进行。在这个信息爆炸的时代，科技不断改革创新，在各行各业得到了广泛的应用，并得到大家一致赞誉。我们很清楚知道，如果在档案管理中依然沿用传统的办公模式，那么会很大程度上被淘汰或者直接落后，拖慢我国的经济发展步伐。为了将办公室档案的效率提高，并为了以后能够将资料迅速掌握，办公室档案的管理工作的加强势在必行。所以我们应该清楚认识到现在办公室档案管理所出现的问题，并且最快地采取一些办法，将办公室档案的管理效率提高，为企业单位的顺利成长开创出一片良好的土壤条件。
        1 事业单位档案管理的重大价值
        事业单位档案管理能够促使事业单位的工作水平和工作效率进一步提升。现阶段事业单位要想取得进展，档案管理可以帮助其在第一时间全方位地了解单位的具体状况，档案信息管理工作是对事业单位运转情况进行剖析的前提。档案信息管理工作涉及过去，关乎现在，能够展望到将来，它有机地将过去、现在和未来紧密结合起来。从某种意义上来说，这种工作能够将记忆以文字的方式得以存续下来。事业单位可以依照这些档案内容构建起科学的途径和方式，并且不失时机地进行适当的调节，促使事业单位能够长期取得进展。伴随着现阶段档案管理工作在理论方面和经验方面的不断增强和深化，事业单位需要加速进行档案管理工作的改进和完善，提升档案信息管理的成效，使档案信息的价值进一步展露出来。从而可以促进事业单位工作取得更好的进展，满足新时期事业单位进行改进和运转的需求，促使其和社会发展步调一致。
        2 办公室档案管理存在的问题
        2.1 管理意识弱，管理方式落后
        我国社会已经进入了经济改革开放的新阶段，对于人才的需求量很大，而我国档案管理专业的人才培养与现在社会所需要的水平相差很多。根据调查，我们可以清楚发现，在一些单位中档案管理人员大多是企业单位中的任职人员同时兼任的，很少发现企业专门进行招聘。单位企业这样的做法很容易导致现代办公室档案管理的意识薄弱，档案管理工作只是停留在表面，对日常材料的搜集和保存并不太上心，工作的责任心不强。与此同时，我们还发现很多单位的档案管理方法仍然停留在传统的模式上，与时代的步伐严重脱节，在一些偏远地区，管理模式落后，对档案管理的重要性也是严重缺乏认知。
        2.2 档案管理相关的设施和配套功能不够完善
        社会在不断发展，科学技术迅猛发展，现代化的信息技术已经开始深入形形色色的行业当中，不过我国在档案管理工作方面向来没有引起足够的关注，致使我国和档案管理相关的设施和配套功能不够完备，只能进行一般的信息管理工作，然而新时期下事业单位档案管理工作日渐繁琐复杂，一些事业单位进行档案管理工作仅仅处于最初的对档案进行采集和存储方面，并没有对档案给予深层次的类别划分和处理，致使我国的档案管理工作依旧处于简单的层面。
        2.3 信息化建设较弱
        在当前阶段，现代化档案的不断发展，使得档案的种类比较繁杂，这对于办公室档案管理人员来说也是一个不低的要求。

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而且又因为现在我国的档案信息化建设还不太成熟，很多的硬件设施不能跟得上现在工作的需求，这样也导致了很多单位的档案管理只能停留在纸的文件管理方式上。而且现在我国的档案机构缺少一些有关无纸质的档案规划战略和相关的制度设计，系统也并不是那么规范，所以我国的档案制度对于纸质文件产生了一定的依赖性。我国的档案在总体上大多时候处在一个随机的状态，数字化信息有多种类型，有些会直接储存到数据库中,有些会被定下一个时间直接销毁,还有的会被迁移到一个临时载体上,管理模式没有建成一个系统型的模式，这严重影响到我国的现代办公室档案管理工作。
        3 综合办公室档案管理工作改善策略
        针对综合办公室档案管理存在的问题，从实际出发，提出以下几个改善方法：
        3.1 加强办公室档案管理的意识
        办公室的负责人要高度重视档案管理的这项工作，设立专门的档案管理人员负责办公室档案管理的事务。负责人要定期对单位的档案管理工作进行检查，对执行不到位的地方要及时指正。在办公室内部引导所有员工重视档案管理工作，要求全部员工配合管理人员的档案管理工作，同时为档案管理工作的开展创造良好的环境。要定期的给相关管理人员提供专业的培训，并对他们的管理能力进行考核，提高他们的专业性，增加他们的对办公室档案的责任心。
        3.2 改善办公室档案管理的体系
        当前我国对档案管理工作的地位还没有达到其相应的高度，所以说在工作中要想保证该工作顺利进行，就必须建立严格的规章制度及管理体系。由于档案形式较为多样，具体展现了单位、学校等发展过程，是掌握其发展规律的重要依据，那么日后的工作制度建立过程当中，首先，要严格遵守国家档案管理部门所制定的各种标准，做好档案的收集整理等后续管理工作，充分有效地执行档案管理标准。其次，相关管理人员要承担起自己所负的责任，明确责任范围，依照相关规定要求，从管理工作实际发展情况制定出一系列符合档案管理工作的办法与细则，这是做好档案管理工作的重要基础与保证。与此同时，也可以在不断的实践中，不断发展和改进，确保工作能够良好完成。
        3.3 档案管理队伍建设需要加强
        办公室档案管理工作的开展要依靠广大人员积极参与和共同努力，在技术、方法、理念等方面不断创新探索也需要档案管理人员努力实践，所以要在不断完善相关的档案管理制度，明确权责利分配的基础上，细化档案管理流程，将档案管理知识、技能等培训全面纳入到档案管理体系中，从而不断提高档案管理人员的责任意识和服务意识、规范意识，更好地结合事业单位改革发展的要求对档案管理资料进行动态补充与维护，为档案管理资源的开发利用等提供更多的可行性建议，切实发挥他们的聪明才智为档案管理深度开发应用等提供重要的人力支持。此外档案管理人员还应当加强道德素养培训，不断提高他们的服务意识，针对各个部门涉及到档案管理事务等做好服务指导，并及时给予相关的支持，从而共同为档案管理系统化建设构建合力。
        4 结束语
        总之，事业单位办公室档案管理工作的创新，需要事业单位紧密结合新形势下的要求以及自身的实际在档案管理制度建设、队伍建设、资源开发管理及信息化建设等方面不断加强谋划，创新探索，这样才能更好地提高档案管理综合成效
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