新形势下办公室档案管理工作的创新途径分析--中国期刊网

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新形势下办公室档案管理工作的创新途径分析

发表时间：2020/8/5 来源：《基层建设》2020年第10期作者：田永林

[导读] 摘要：随着信息化技术的发展，尤其是大数据技术的涌现，企业办公室档案管理面临新的机遇。

        张家口建筑和房地产市场稽查站河北张家口 075000
        摘要：随着信息化技术的发展，尤其是大数据技术的涌现，企业办公室档案管理面临新的机遇。相比企业档案管理的传统工作方法存在效率低下，难以实现快速查询和辅助决策的问题，大数据技术为办公室档案管理模式优化提供了先进的条件和手段。如何利用好大数据技术的优势，积极创新公室档案管理的思路和和工作手段，从而提升办公室档案管理的工作效率和服务能力，值得每一位档案管理工作人员深入思考。
        关键词：办公室；档案管理；创新途径
        引言
        随着经济社会发展水平不断提高，新时期各个行业发展也面临新的市场挑战形势。在激烈的市场竞争环境下加强办公室档案管理创新，有助于全面推动档案信息资源的有效转化，进而不断夯实改革发展基础，提高科学化管理水平。目前在办公室档案管理工作方面习惯于经验管理，创新性不足，档案信息资源开发利用深度不够，严重制约了行业稳定有序发展。加强新时期办公室档案管理创新对策探究具有重要的社会意义和现实价值。
        1办公室档案管理工作现状
        1.1缺乏完善管理制度
        在实际办公室档案管理工作中，需要具备一套适应本单位的、完善的档案管理制度，明确档案工作人员岗位职责，在文件的收集、整理、利用、销毁等重要环节都能实现制度化、规范化，做到收集齐全、分类合理、归档及时。从而实现对档案管理工作质量的优化。在实际办公室档案管理工作中，仍有部分单位没建立健全档案重审制度，这就导致办公室档案管理工作缺乏规范性，时间一长，导致办公室档案管理混乱和无序。
        1.2信息化建设较弱
        在当前阶段，现代化档案的不断发展，使得档案的种类比较繁杂，这对于办公室档案管理人员来说也是一个不低的要求。而且又因为现在我国的档案信息化建设还不太成熟，很多的硬件设施不能跟得上现在工作的需求，这样也导致了很多单位的档案管理只能停留在纸的文件管理方式上。而且现在我国的档案机构缺少一些有关无纸质的档案规划战略和相关的制度设计，系统也并不是那么规范，所以我国的档案制度对于纸质文件产生了一定的依赖性。我国的档案在总体上大多时候处在一个随机的状态，数字化信息有多种类型，有些会直接储存到数据库中,有些会被定下一个时间直接销毁,还有的会被迁移到一个临时载体上,管理模式没有建成一个系统型的模式，这严重影响到我国的现代办公室档案管理工作。
        1.3工作人员专业素养有待提高
        档案对于地勘单位的发展具有极为重要的意义，无论是地勘单位的经营、改革和发展都离不开档案的支持。这就对办公室档案管理人员的专业素质提出了更高的要求。当前地勘单位办公室档案管理人员存在兼职的现象，部分档案管理人员仅能够保证每年参加一次档案局组织的档案岗位培训，工作中做到自学、提高业务技能的时间很少。而且在实际档案管理工作中，由于档案管理人员流动频繁，工作交接不规范、对本单位档案管理情况了解不够透彻，对档案管理的重要性了解不到位等，制约了档案管理工作的有效开展。
        2新形势下办公室档案管理工作创新途径
        2.1健全办公室档案管理制度
        在信息时代，要想切实提高办公室档案管理制度，推动档案管理科学化发展，就必须要结合单位性质，立足档案信息化建设需求，制定相对完善、健全的档案管理制度。制度内容应该涵盖办公室档案管理内容、档案信息化建设方法、办公室档案管理职责、档案管理考核条例、档案管理奖惩措施等内容。只有全面包含各方面内容，单位员工才能进一步了解信息化背景下办公室档案管理工作的价值与意义，同时明确自身在办公室档案管理中所担任的角色和肩负的职责，进而积极主动参与到档案管理工作中。另外，明确档案管理流程，制定统一的监督约束机制，将任务目标层层分解，落实到具体人头，并将档案管理成果纳入绩效考核范畴之中。

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        2.2推进电子化进程，加快实现信息资源共享
        在这个信息化时代，要不断推进档案的电子化进程，使得办公室档案管理工作跟上时代发展的步伐，并走在时代的前端。首先，要加快数字化档案的进程，根据单位需求，制定合理的管理目标，加强监管力度，为尽快达到档案数字化这一目的，要注重对单位发展前景的展望，不断推进档案的电子化进程。另外，单位也要根据办公室档案的管理现状，把纸质档案与电子档案有效地结合在一起，从而确保办公室档案的存档与管理。其次，加快实现办公室档案资源共享的步伐，根据办公室档案管理需要，建立健全办公室档案信息管理系统，将办公室档案进行分类、整理并归档，通过档案管理系统的建立与生成，逐渐实现信息资源共享这一目标，从而使办公室档案管理信息一体化和安全化，从而极大限度地提高办公室档案管理工作水平。
        2.3加快办公室档案信息化建设进程
        基础条件配备是办公室档案信息化管理的关键：首先，要加强硬件设备投入，建立起专业的办公室档案数字化馆，馆内包含计算机、数据存储设备、服务器、档案自助服务机等。其次，要加强软件系统建设，根据单位业务实际，研发具有自身特色的办公室档案管理信息化系统，着力开展办公室实物档案管理可视化，将办公室档案实物与互联网连接起来，进行信息交换，从而实现智能追踪、识别与定位。基于物联网的办公室档案管理系统，在档案中标注电子标签，通过签字标签、阅读器以及服务器之间的通信，能够快速找到档案的存储位置，实现档案追踪与管理，从而弥补传统档案管理存在的保管不善的问题。同时，还可以着手建立三维互动展览室，提高办公室档案在网络中的利用率，创设虚拟档案袋，并在展览室中将虚拟档案上架到档案架上，需求者可以通过系统访问权限获取相应的档案文件，从而减少一些重要纸质档案的损坏。再者，要加快实现办公室档案资源共享。借助先进科技、如物联网、大数据等技术打破技术壁垒，将单位网上办公应用系统与档案管理系统实现数据共享。以需求为导向构建办公室档案信息资源检索目录，利用单位局域网进行网上传输，实现办公室档案资源一体化管理体系，真正形成数据共享。
        2.4提高管理人员素养
        2.4.1提升职业素养
        档案管理工作队伍建设的好坏直接影响工作质量。因此，在信息化时代背景下，提高档案管理人员素养是提高档案管理工作的有效手段。因为一切创新，需要通过人员去落实。主管部门需要定期检验人员信息化管理技术。信息化的档案管理工作无疑需要从业人员掌握计算机软件的操作，从业人员要有时代的危机感，不能仅满足于掌握简单的计算机操作，而是结合自身工作的实际，跟上时代的步伐，积极主动参与学习，提升自身职业素养。
        2.4.2更新知识，转变员工的管理观念
        信息化时代行业分工细化，办公室档案管理作为一项特殊的专业，肯定需要专业化的知识体系。所以，从业人员应该通过培训学习，掌握信息化时代档案管理的理论知识，并且运用到实际的档案管理工作中。通过培训学习，员工熟练地掌握信息化的档案管理技术，这在无形中提高了档案管理的工作效率，而知识的更新和管理观念的转变更助推了从业人员专业化的成长，两相结合，一支良好的档案管理工作队伍将给整个档案管理行业带来美好愿景。
        结语
        总之，办公室档案管理工作的创新，需要紧密结合新形势下的要求以及自身的实际在档案管理制度建设、队伍建设、信息化建设等方面不断加强谋划，创新探索，这样才能更好地提高档案管理综合成效。
        参考文献
        [1]朱铁军.新形势下办公室档案管理工作创新策略研究[J].卷宗,2015(5):45.
        [2]杨立君.新形势下档案管理工作的规范化[J].办公室业务,2016(5):181.
        [3]徐秀英,李兆丹,宁宁.新形势下事业单位档案管理与创新策略[J].办公室业务,2016(11):114.
        [4]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务,2014(5):171-172.
        [5]闫思明.实施档案规范化管理提升办公室档案管理效率[J].办公室业务,2015(5):66.