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刍议如何做好数字化档案规范管理

发表时间：2020/8/5 来源：《基层建设》2020年第10期作者：李颖

[导读] 摘要：随着各企业的不断进步和发展,档案通常是一个公司或一个国家的机密文件,记录每个公司的发展的历史,包含了公司的发展的重要措施和事件,它包含公司的核心机密,分析企业流动,在不同的时期如何处理不同的问题。

        扬州市茱萸湾风景区管理处 225000
        摘要：随着各企业的不断进步和发展,档案通常是一个公司或一个国家的机密文件,记录每个公司的发展的历史,包含了公司的发展的重要措施和事件,它包含公司的核心机密,分析企业流动,在不同的时期如何处理不同的问题。因此，这些档案具有很大的参考价值，所以，档案管理工作成为各单位的一项重要工作，不容马大哈。近年来随着计算机技术的发展,前打印文件的缺点也越来越明显,无法应对大量的信息,现代社会的特点的内容复杂,不能满足现代企业的需要,因此,数字档案管理应运而生,并快速发展,但近年来,数字档案管理由于缺乏标准化管理,导致文件丢失或被盗等现象，问题非常严重。
        关键词：数字化档案；规范管理
        引言
        数字档案管理是档案信息化发展到一定阶段的必然结果。随着计算机网络技术的普及，随着社会的不断发展，新的档案管理方式也出现了新的形式。目前，档案管理工作已进入数字时代，利用现代技术有效管理各种信息资源已成为当务之急。
        1数字档案管理的内涵
        数字档案管理是信息时代档案建设的必然要求，是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物，也是信息化建设综合实力的体现。在具体实施过程中，对图像，文字，语音，视频，视频，软件，高价值科学数据等多媒体信息进行采集、处理、组织和存储。随着数字技术处理和内容管理技术的快速发展，新的文件管理将不可避免地以数字文件管理的形式存在。其次，数字档案管理的重要性。目前，计算机的广泛使用创造了大量的数字档案信息。数字信息档案在网络条件下可以实现自由的传播，这对于信息的价值发挥来讲有重要的意义，所以在档案管理中积极的推进数字化档案管理，可以提升档案的现实利用价值，这对于档案管理工作的综合实效提升也有重要的帮助。
        1.1数字档案管理的优点
        数字文件管理将传统的文件信息对象以纸张作为载体转换为机器可读文件，节省存储成本，节省空间，便于快速访问，避免因防拷贝数据而造成的纸张浪费。数字档案管理查询数据非常简单，可以及时归档数据，尽快使用，提高办公效率。
        1.2数字档案管理的作用
        在数字档案管理方面，计算机技术，通信技术，网络技术和多媒体技术在档案领域得到广泛应用，推动了档案管理理论和档案管理技术方法的改革，实现档案的有效利用和共享信息资源，其在增加档案信息价值方面发挥了作用，进一步发挥和提升了档案在信息社会中的地位和作用。
        1.3数字文件管理的效率
        在工作中，文件由于频繁的借用而被损坏甚至丢失，这对于文件的价值发挥来讲十分不利。再者，传统的档案管理，因为是纸质档案，共享和利用十分的不便，而经过数字化处理后，不仅实现了原档案的备份，其共享也能够实现，这不仅保证了档案的利用安全，而其提升了档案的利用率。
        2坚持数字化档案管理原则
        一是必须保证数字化档案的完整性。数字化档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制文、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，文件如不及时整理归档，可能会使信息失散，造成档案不完整。针对以上情况，我们必须提高认识，端正态度，采取有效措施，确保数字化档案的完整性。二是必须保证数字化档案的原始性。数字化档案不同于纸质档案材料，数字化档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真。尤其是在数字化档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。

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比如纸质档案字体、印迹甚至字迹都有很强的原始性，而数字化档案完全没有这种“原始记录”。各种各类的数字化文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时，必须保证数字化档案的原始性。三是必须保证数字化档案的真实性。数字化档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在数字化档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。数字化档案极易失真，这不是数字化文件本身的缺陷，而是在形成数字化档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。四是必须保证数字化档案的安全性。数字化档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息。这些都会直接损害数字化档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃，导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。
        3数字化档案规范管理措施
        3.1加强对计算机系统的维护
        要想解决计算机系统的故障，就必须加强对计算机系统的维护，针对计算机系统的两种原因，本文分别进行解决。对于硬件系统的故障，我们不难看出这一问题是比较容易解决的，因为只要更换了足够良好的硬件就可以了，比如更换更大的系统硬盘，更换更加快速的处理器，这样就可以使得计算机的硬件系统能够满足档案管理的需求。而软件系统的问题也是不太难解决的，需要提高成本，购置更加合理适用的档案管理软件，另一方面，需要软件设计公司不断创新，不断提高软件的运行效率及运行的流畅度，同时还要提高软件与计算机系统的匹配程度，这样才能使软件系统运行更流畅，更方便地处理档案。
        3.2提高防火墙的安全水平
        防火墙关系到计算机系统的安全，进而关系到公司机密的安全，出现问题的几率虽然小，但是问题的严重性却是十分的大，其危害上文已经提到过，这里也不再多说，下面就解释一下应该如何面对这样的问题。要想提高防火墙的安全水平，系统公司和一些电脑管理软件公司必须担起责任，因为用户的电脑上的防火墙或者是其他杀毒软件都来源于这里，用户信任他们的产品，购买并使用，而因为这一防火墙的不安全而造成了损失，这一责任无论如何无法逃脱，而且不仅仅要负责，在负责的同时还要全力改进软件的功能，修复漏洞，这样才能使公司信誉不到。
        3.3更换系统时对档案进行备份
        在更换系统时进行备份，这应该是一个人们都知道的常识，因为谁希望自己的文件资料都丢失呢？这是一个比较容易解决的问题，但是却是一个无法肯定其不会发生的问题，因为这与管理人员息息相关，谁能保证管理人员一定不会出现差错呢？所以要想避免这一问题，可以在电脑中设置程序：当要进行系统更新时，让电脑自动将所有文件档案备份下来；备份原来的电脑程序，在系统更新失败时，自动恢复原系统。这样就可以避免因系统的更新问题而导致重要档案的丢失。
        结语
        总之，数字化档案管理是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物。而档案在具体的社会生产和实践中又发挥着重要的作用，所以构建数字化档案管理意识，采用先进的技术实现数字化档案管理，这对于档案管理整体效果提升帮助巨大。
        参考文献
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