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档案管理工作存在的问题与对策黄素琼

发表时间：2020/8/5 来源：《基层建设》2020年第10期作者：黄素琼

[导读] 摘要：企业档案工作要始终围绕企业生产经营和发展来进行管理，为生产经营提供理论知识和信息参考。

        国网四川省电力公司蓬溪县供电分公司四川省遂宁市 629100
        摘要：企业档案工作要始终围绕企业生产经营和发展来进行管理，为生产经营提供理论知识和信息参考。发挥企业档案在企业中的经济效益，促进管理和企业文化建设中的价值作用，不断提升企业的市场竞争力，实现企业的可持续发展。本文就档案管理工作存在的问题及对策进行详细阐述。
        关键词：档案管理；问题；对策
        1.档案管理的重要地位
        1.1反映企业发展实际
        依据档案的定义可以发现，信息是档案管理的重点，档案信息具有明显的动态性特征。就企事业企业来说，其要想得到稳定的发展，并不断提高自身的综合能力，就需要重视档案管理工作，充分发挥档案的价值。在企业档案中，档案可以将其自身的发展实际彰显出来，如开业时间、经营发展、策略调整、阶段目标、会议记录、体系制定、人力资源等。由此能够看出档案管理与企业的发展有着密切的关系，无论是什么样的工作内容，都可以在档案中获得依据或者答案。因此，企事业可记录档案信息并从中反映企业的发展实际。
        1.2帮助人员作出决策
        档案管理确实能够反映企业的发展实际，其信息具有重要的作用，可以为决策人提供有价值的参考。例如：在企业的经营发展中，决策人为了适应市场的变化趋势，想要对当前的经营战略进行合理的调整，在这一环节中，不能盲目作出决定，而是应该对档案的相关内容进行详细的分析，掌握以往战略调整的内容、意义，并总结当前企业的现状，从而作出更加合理的决策。实际上，合理的档案管理可以保证信息的完整性，便于决策人随时利用档案信息，以此来保证决策的科学性、完善性，推动企业更加稳定地发展。
        2. 档案管理工作存在的问题
        2.1人员问题
        档案管理的环节众多，参与的人员也较为复杂。从档案资料形成之初到后期的档案资料查询利用，都需要各个部门的共同参与。档案管理过程包括档案资料形成、入卷归档，到后期的查询利用等，管理周期性长。档案管理人员的流动性大，机关部门经常将更多的人力、物力和财力投入到业务工作中，对于档案管理的意识不强，影响了档案收集的完整性、归档的及时性和整理的规范性。
        2.2内容问题
        文件从形成、移交、收集、整理、归档，以及查询利用等，具有全过程周期长、流程环节多、涉及的部门及人员复杂等，增加了档案收集、管理的难度。尤其是工程类项目档案，以及一些特色类档案，需要从文件形成之初就应注重其质量管理，与项目开展同步协调推进。但由于管理意识薄弱、重要技术文件处置不及时，使得内容缺失，甚至是损坏，重要图纸被随意涂改，有的不是原件也被作为档案收入归档，这些档案内容上的缺陷和不足都极大地降低了档案的管理质量。
        2.3体制问题
        我国在档案领域陆续出台了《档案法》《保密法》《归档文件整理规则》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》等，为档案管理提供了较为完善的法律法规和技术标准，但与管理所需的完备体制机制相比，还存在一定差距。以项目档案管理为例，档案管理应从项目之初的立项、审批，以及后期的设计，包括后期的项目审计等，每个阶段都应将管理理念融入到档案管理之中。但从现实来看，由于缺少的档案管理体制机制，导致档案管理存在部门职责不清，人员责任不明确，影响了全过程档案管理目标的实现。
        3. 档案管理工作存在问题的对策
        3.1重视档案管理的标准化、规范化
        要实现档案管理的标准化、规范化，首先要健全档案管理制度，建立起来的规章制度要体现合理性、科学性，符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。为防止档案管理中出现无章可循，无法可依，重复、繁杂的混乱局面，在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。其次要注意改进和完善档案功能。

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档案工作标准化是建立最佳档案工作秩序，取得最优经济效益和社会效益的保障，在档案标准制定的过程中，要注意改进和完善档案功能，汲取相关科学知识，来充实和发展档案管理，以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。
        3.2创新档案管理模式
        由于档案管理工作中文件种类繁杂，文件数量呈现不断增长的态势，而且档案归类和存档缺乏具体的规范，导致文件缺失现象较为常见。针对这种情况，需要积极对档案管理模式进行创新，具体可以针对收录的文件构建一个系统的档案目录，针对档案内容和性质进行科学分类。运用档案信息管理系统对档案进行管理，这样能够为档案信息的查询和检索提供更多的便利。而且为了保证档案信息的安全，还需要建立备份系统，避免档案信息出现丢失。
        3.3建立联通共享的档案管理平台，加强档案利用
        （1）构建档案信息共享智慧平台
        “互联网+”时代，企业获取信息资源的途径和渠道都得到了进一步丰富，但企业档案信息管理系统的滞后发展使得企业内部的信息资源没有得到有效利用。在优化档案管理过程中，企业首先要重构与优化档案信息资源系统，搭建企业资源共享平台，建立智慧档案信息管理系统。统一数据格式，统一归档范围，统一立卷标准，统一数字化管理，在平台上按模块进行分组，结合用户需求进行信息的提供，动态开放管理平台，实现档案信息的最大化共享。同时，该系统还应注重对档案核心数据的备份和安全保护，特别是对涉密档案要进行多重加密，严格控制申请查阅人员，做好各级各类档案的权限控制与日常管理。
        （2）提高企业档案数据分析
        首先，要提升企业电子档案的有效性、完整性，保证档案的真实性和准确性。在采用适当的方式进行归档以后，企业应利用信息技术部门开发智慧平台的模块功能，为使用者提供多样化的、智能化的数据查询功能。其次，要加强对企业档案的数据挖掘与分析。从数据信息的采集与管理入手，每隔一段时间都要进行数据清理和维护，并对档案信息资源进行整理，汇总数据，分析数据，从数据中展现企业发展趋势，总结企业发展情况。通过对数据资源的有效开发利用，帮助企业实现经济效益与社会效益的双丰收。
        3.4建立高素质的档案管理队伍，增强人员配备
        （1）加强专业化队伍建设
        优化企业档案管理最重要的还是要落实到操作过程中，落实到档案管理人员身上。档案管理专业化队伍的建设是近年来档案行业持续深入研究的课题。只有将档案管理专业化，建立专业化的档案管理队伍，才能够从根本上增强档案管理效能。企业应通过多种途径尽可能提升档案管理人员的专业化水平，从思想政治素质、档案专业知识、档案管理职业技能等方面持续投入，提升档案管理人员的专业能力和管理水平，加快人才队伍的建设。
        （2）培养“一专多能”的档案人才
        在注重专业化档案管理人员队伍建设的同时，也不能忽视对档案管理人员其他素质的培养。由于企业档案类别较多，有文书档案、科技档案、财务档案、人事档案、实物档案等多种类型，因此，档案管理人员通常都由各部门的员工兼职担任。企业的档案可采取集中管理与分散管理相结合的原则，文书档案统一管理，其他档案由有关部门管理。这就要求负责档案管理的人员既要具有部门专业背景，又要具有档案管理知识，同时还要掌握档案信息化、数字化的相关技术，企业要加强对档案管理人员的培训，打造“一专多能”的复合型档案管理人才。
        4.结束语
        在新形势下档案管理是企业发展和进步的大事，提升档案管理措施，以保证档案的真实性与完整性，提升档案的利用率，为更好的做好企业的人员管理和经济活动奠定基础。
        参考文献：
        [1]连红宇.探究新形势下档案管理工作的规范化策略[J].办公室业务，2015（07）.
        [2]唐姝.基于“互联网+”的企业档案信息资源建设的问题研究[J].兰台内外，2019