摘要：在建设工程施工建设前期、中期以及后期各个过程中，都会涉及到具体的工程档案编写和收录，在证明工程项目建设现状的同时，能够为工程的资金投入、问题解决以及后期竣工结算等提供重要依据，可见工程档案的重要作用和重要影响。至此需要在明确实际工程建设需求和建设形式的基础上，做好对工程档案的管理，进而使之能够有效作用于施工建设的各个环节，保障施工质量和经济效益。
关键词：建设工程档案；工程建设；重要作用
1工程档案对工程质量监督管理的重要作用
1.1工程档案能反映工程的质量状态
对于工程质量监督管理来说，工程档案能够反映出工程的质量情况。在工程施工的时候，相关的施工单位应该对工程的基本情况做一个全面的记录，并且熟悉并掌握工程的情况，有利于工程管理工作开展、保证工程施工质量，以及为后期的维护提供了参考。为了能够对工程展开全面的管理，确保工程档案的准确无误，在对工程档案记录的时候应该保持严谨的态度，对工程各方面的情况都进行了解，从而更加全面和真实的反映工程质量状态，保证工程的施工质量。
1.2工程档案为工程质量的监督管理提供依据
在工程质量监督管理中，工程档案是工程质量监督管理工作开展的重要依据。在工程管理过程中，为了提高工程质量管理的效率和质量，查阅工程档案是其中的重要手段，工程档案是对工程的基本情况的全面记录，在工程质量管理的时候，认真的查阅相关的工程档案能够保证工程顺利的开展和加强对施工质量的控制，从而提高工程的整体质量。
2工程档案管理存在的问题
首先，相关工作人员在具体工程建设过程中进行工程档案管理作业时，一般存在大量档案资料，同时涉及多个方面，尤其是在完成施工作业之后需要检查的档案资料涉及更为广泛的内容。如果在完成施工作业之后进行质量检查作业时，没有对其工程建设过程中所存在的相关质量问题及时发现，导致工程在具体投入应用之后出现不同问题，会在很大程度加大修复难度，同时，为相关工作人员管理工程档案资料造成不利的影响。与此同时，在具体进行土建施工作业时，工程档案具体包括施工前期需要准备的相关资料，施工过程中产生的各项数据以及完成施工作业之后的相关验收资料，但是在我国目前企业建设过程中，很难做到全面监督档案资料质量，导致在工程建设过程中存在大量无用资料，进一步干扰工程档案管理工作质量。
除此之外，在我国目前建筑企业发展过程中，管理人员缺乏充分的管理意识，将管理工作主要落实于施工内容，部分企业不能正确认识档案管理工作，为了进一步缩减企业成本，在进行档案管理作业时，不断缩减资金投入，同时认为工程档案管理作业不会对经济效益造成较大影响，从而在具体作业时，不能对其进行管理体质的科学制定，影响工程建设。
3 加强工程档案规范化管理的措施
3.1 完善档案管理制度
首先，建筑企业在具体开展档案资料管理作业时，政府部门需要进行管理法规和管理制度的科学制定，在进行具体作业时，必须确保相关制度法规具有较高的可操作性，能够更好地满足建筑企业管理需求，确保企业具有更高的档案资料管理能力。其次还需要针对工程建设档案资料管理工作具体内容制定管理制度，完善相关制度能够进一步满足现代市场经济发展需求，从而实现更高程度的规范化和科学化。
最后，在具体工作过程中，档案资料管理相关人员必须对每个施工环节加强重视，确保能够更为有效地管理档案资料。
3.2 控制资料编写过程
在管理档案资料时，相关工作人员首先需要确保工程技术资料具有统一的表格样式，在准备筹建项目时，相关工作人员需要严格基于工程具体特点进行竣工资料表格的科学制定，确保能够最大程度满足档案管理部门以及当地行政主管部门管理规定。有效统一表格样式能够在一定程度内简化工程档案整理和编辑作业，从而有效避免资料格式出现不规范和多样化的现象。其次，还需要全面收集整理施工物质资料，在进行建筑项目施工作业时，受到时间以及其他因素的不良影响，现场施工物质，材料检验报告和出厂合格证通常很难与相关材料同步到达施工现场。基于此，现场管理人员必须确保及时收集复试资料，避免出现材料先用后试，对其工程进度和工程质量进行更高程度的保障。在此过程中，企业需要设置专业人员跟踪收集和整理相关资料，在进行具体作业时，第一步需要严格检查到达施工现场的构配件和原材料，同时，对其实验报告和材料合格证进行及时收集和有效整理。在具体应用相关材料之前需要审核厂家提供的实验报告和合格证书。
3.3 加强工程档案管理，确保工程结算的措施
3.3.1 保证工程建设资料的完整性
工程立项到竣工结算整个过程中，都会生成工程资料，这些资料与工程结算有着直接关系。要求档案管理人员全面搜集这些资料信息，并按照时间流程进行排序、分类、装订、归档，档案资料必须要与工程实际相结合，避免出现脱节问题。同时，在档案信息分类过程中，要按照发生顺序进行编号处理，还需要编制目录、资料内容预览表，便于查找、修补。此外，针对工程档案资料编制竣工图，如果出现较大的工程变更需要重新画图。如果变更较小，需要在图纸上标注变更新内容，并将变更单与图纸装订到一起。在竣工资料结算报送时，除了要附送相关档案资料图纸外，还需要将工程造价资料装订成册一起报送，以便于查看结算材料是否完整。
3.3.2 确保全过程资料的有效性
施工全过程资料需要按照合同标准，并按照甲方要求办理手续，确保工程档案资料齐全，以及工程结算工作顺利进行。针对漏章、漏内容的情况，需要施工方补充完整的资料信息。同时，施工过程发生的资料必须要与工程实际符合，不同阶段的项目工程各项资料需要有技术人员、监理人员盖章确认之后再进行分类归档，否则要求相关工作人员补充，避免出现档案资料漏洞问题。
3.3.3 做好结算书编制工作
在保证相关资料完整之后，预算人员要依照程序标准编制结算书，结算书当中的项目需要严格按照施工流程进行编撰，这样可以避免出现漏项问题。在工程结算书编制完成之后，需要加强类似工程造价指标、含量指标的搜集工作，从而判定结算编制内容是否合理，尽可能一次性编制完成，并达到行业的结算标准。
4 总结
总而言之，建设工程档案作为工程建设项目各阶段的数据信息证明，能够对具体材料的使用以及资金的投入情况等进行有效的证明，至此更可以完整证明施工各阶段的具体情况，为工程建设的竣工结算等提供重要的依据和参考。所以建设工程档案在工程建设中的作用十分明显。
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