摘要：随着信息技术的不断发展，信息技术已经被运用到各种不同的领域，并且取得了很好的成效。在如今，我国企事业单位的档案管理工作也充分意识到办公自动化技术对文书档案工作的重要性。因此，办公自动化背景下企事业单位文书档案管理工作成了目前关注和研究的话题。本文主要针对办公自动化技术的发展背景下，企事业单位文书档案管理工作应该如何提高效率提出分析和看法。
关键词：办公自动化；企事业单位；文书档案；管理工作
引言
档案记录了企事业单位发展过程中关于经营发展各个方面的重要信息，文书档案是企事业单位在日常管理活动中所产生的由通用文书转化来的一部分档案，包括的种类较多，例如指示、决定、命令、报告等等，由于文书档案的种类纷繁复杂，从而使得在进行文书档案管理的过程中需要耗费更多的人力和物力。通过将办公自动化技术应用到文书档案管理中，大大改善了这一问题，对于节约人力和物力都起到了重要的促进作用。
1办公自动化环境下企业文书档案管理的优点
在信息技术快速发展的今天，人们越来越重视信息技术的运用。信息技术的应用给传统的文书档案管理工作带来了很多的便利，与传统的管理工作比较，信息技术的应用显然更具有很多优势。
1.1增强了文书档案的完整性
办公自动化技术因为便捷智能，所以能够对文件和档案统一进行管理。另外，因为信息技术具有很强的记忆性，所有档案的修改都会存有记录，从而保证了文书档案管理工作的完整性。
1.2提高了文书档案管理工作的效率
传统企事业单位文书档案管理都是依靠人工完成的，这种人工管理方法花费的时间比较多，并且效率也比较低，显然不能够适应如今时代的变化。在如今的办公自动化背景下开展文书档案管理工作，不仅减少了人工数量，因为自动化的管理还减少了时间，提高了管理工作的效率。
1.3方便交流和资源共享
只要档案整理好了，就可以随时拿来在如今的网络环境下运用。传统的单位文书档案管理工作因为管理有局限，所以当需要档案资料运用时查找十分的不方便，从而不能实现资源共享。新时期档案综合管理系统很好地解决了这一问题，因为系统对所有档案资料进行了整合，在查找相关档案时也十分方便，方便了交流和资源的共享。
1.4自动化系统有利于文件的稳定保存
传统的纸质文件在长时间的保存当中难免会存在损毁与丢失的风险，在加上档案管理模式存在的漏洞，常常会导致机密档案泄漏和被窃取的事情发生。而办公自动化系统在这一方面进行了改进，只有在岗人员才能够凭借自己的登录名和密码登录文件管理的界面，并且不同岗位的人对文件有着不同的浏览与修改权限，严格保证文件的安全性与保密性。这样一来，便在很大程度上杜绝了投机分子与不法人员利用各种管理漏洞获取企业的机密文件以满足其私人目的的行为。办公自动化系统当中，普遍采用的是电子文件，与传统的纸质档案相比，它有着体积小、寿命长和便于保存等优点。所以在文件保存时， 我们可以根据不同的需要，选择不同的载体。这些电子载体使用起来十分方便快捷，并且其存储量很大，储存的时间也相对较长，不容易发生损坏，文件能够稳定地存储在其中。
2自动化办公环境下文书档案管理存在的问题
2.1企业的风险意识不够
在自动化办公环境之下，企业都是在网络上进行文书档案的传输与共享的，但是网络的安全性并不能得到完全的保证，着便显示着电子档案的传输和储存都具有一定的风险。但是大部分的企业并没有意识到这一问题，因此并未采取相应的防范措施，例如防火墙之类的。由此，给企业的文档安全带来了一些隐患。
2.2文书档案管理的工作人员并不具备足够的职业素养
自动化办公系统拥有了更高效的文书档案管理能力，同时也对工作人员的能力提出了更高的要求。然而，由于自动化系统的还处于推广阶段，大部分的企业并未聘请专业的管理人员进行管理工作，而企业现有的相关工作人员并不具有优秀的专业技能，在计算机的处理上面也稍显不足。因此，多数企业的档案管理工作中出现了工作人员与设备的能力不对等的极端情况，不利于企业的正常运行。
3办公自动化背景下企事业单位文书档案管理措施
3.1创新管理观念
对于企事业单位文书档案进行办公自动化管理，首先需要创新管理观念，用现代化管理意识来指导工作。通过把现代化信息管理观念贯彻到管理工作中，指导企事业单位文书档案管理工作的运行和流程，才能够让企事业单位的文书档案管理符合现代化时代的需求。文书档案管理工作开展过程中要充分的利用电脑信息技术，电脑信息技术能够有效减少文书档案管理工作的复杂性。单位领导层也需要重视档案管理工作热重要性，不断创新自身的管理思维，摒弃传统的档案管理方法，创新办公自动化管理理念，为办公自动化文书档案管理工作投入适当的财力、人力和物力资源，逐步推动企事业单位的文书档案管理工作逐渐办公自动化，切实的把办公自动化技术应用到文书档案管理的每一个工作流程中，减少文书档案的人工操作，减少了工作中的失误性和不确定性，简化了文书档案的收集、收纳、保存等工作步骤，逐步实现了企事业单位文书档案管理的办公自动化转变。
3.2提升管理团队工作水平
由于企事业单位的文书档案管理工作量比较大，因此档案管理工作比较费时费力，无形当中影响了档案管理工作的及时性和准确性。想要提升档案管理工作的工作是质量必须要拥有一支素质较高、具有现代化信息技术、管理技能的管理团队。企事业单位的文书档案管理工作人员要不断地创新自身技能掌握，通过学习新技术新方法来提升自我能力建设，加强工作中的相互交流和合作，准确、快捷的完成管理工作重点的每一个步骤。一个优秀的管理团队必须要整个管理单位上下一心，其次要求管理人员需要兼具专业的技能和现代化信息设备操作能力，让业务能力和实践工作能力相结合，这样才能够更好地做好办公自动化档案管理工作。
3.3建立完善的办公自动化管理平台
想要确保企事业单位文书档案管理工作办公自动化发展，必须要在工作中建立起一个完善的办公自动化平台作为工作保障。完整的办公自动化平台需要具备文书档案的加工、存储、保密、查询等功能。通过搭建完善的信息管理平台，能够提升文书档案管理工作能力，开发出合适的管理软件能够进一步提高文书档案的管理效果和工作水平，同时还能够减少企事业单位档案管理部门的工作量。档案管理的信息网络要跟外网之间建立物理的隔离层，这也是保护档案信息的有效手段。当前有很多单位采用防火墙来进行认证工作，目前不管是那一种隔离手段，都具备过滤信息功能，能够严禁某些业务的进入，记录下防火墙的信息内容活动，确保系统运行的安全性和可靠性。
3.4制定科学的管理制度
因为企事业单位的自身性质，导致文书档案管理工作方面与企业文书档案管理工作相比存在很大的差距。因此，针对这种情况，企事业单位对文书档案管理工作必须制定科学的管理制度。只有制定了科学的管理制度，管理人员在工作中才会规范地遵守制度，提高工作效率。此外，对文书档案管理工作的安全性问题也应该引起重视，减少安全风险。
4总结
办公自动化系统的不断普及，为文书档案管理改革带来了前所未有的契机，档案管理部门应抓住这一机遇，探寻文档一体化管理的有效措施，为文书档案管理开创新局面。在此基础之上，企业也能够保证得到健康稳定的发展，为企业的进一步开疆拓土奠定坚实的基础。
参考文献
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